8 trucos de Google Docs para ayudar a su productividad
Aunque no es una característica nueva, muchas personas encuentran que Google Docs es un territorio desconocido que prefieren evitar. Pero la realidad es que no hay nada demasiado difícil en este procesador de textos en particular. Después de todo, se creó con el propósito de hacer que escribir, editar y compartir documentos sea simple y fácil. Dicho esto, profundicemos directamente en los trucos de Google Docs que seguramente lo harán más productivo y eficiente. Solo asegúrese de usar Google Chrome como su navegador para aprovechar al máximo estos trucos.
1. Guarde Google Docs como archivos de Word
Probablemente ya sepa que puede abrir sus documentos de Word como Google Docs y editarlos en consecuencia. Sin embargo, también puede volver a Word una vez que haya terminado de editar. Como se mencionó, use Google Chrome como su navegador e instale la extensión de Chrome: Office Editing for Docs, Sheets & Slides. Esto lo dejará con el modo de compatibilidad de Office en el menú Archivo. De esa forma, cada vez que termines de editar tu Documento de Google, podrás guardarlo y descargarlo en el formato de Word deseado.
2. Revisar versiones de documentos anteriores
Google Docs proporciona guardados automáticos instantáneos, lo cual es extremadamente útil. Pero esto también conduce a uno de los mejores trucos de Google Docs: siempre puedes volver a las versiones anteriores de tu documento. Para verificar las versiones anteriores de su trabajo, haga clic en «Historial de versiones» en el menú Archivo y continúe con «Ver historial de revisiones». Obtendrá una descripción general completa de su documento con fechas y horas de revisión, así como las ediciones de diferentes colaboradores. Una vez que encuentre la versión a la que necesita volver, haga clic en el botón «Restaurar esta versión».
3. ¿Sin WIFI? No hay problema.
Al habilitar la edición sin conexión en la configuración de Google Docs, siempre tendrá la posibilidad de escribir y editar sus documentos, incluso cuando no esté conectado a Internet. Sus cambios no se guardarán automáticamente en un modo fuera de línea, pero una vez que se conecte, todo se sincronizará y actualizará instantáneamente. Solo tenga en cuenta que debe iniciar sesión en su cuenta de Google para administrar su trabajo sin conexión.
4. Utiliza las plantillas disponibles
Cada vez que desee crear un nuevo documento de Google, también puede elegir una plantilla específica para él. En ese sentido, si tienes en mente un determinado formato, no tienes que empezar de cero con un lienzo en blanco. Simplemente haga clic en «Nuevo -> Documentos de Google -> Desde una plantilla» y haga su elección en la Galería de plantillas.
5. Aproveche al máximo los complementos
Puede ser demasiado fácil olvidarse por completo del menú Complementos, especialmente si no quiere pensar en nada más que escribir y editar cada vez que abre su Google Doc. Sin embargo, los complementos disponibles lo ayudarán a acelerar su trabajo y hacerlo considerablemente más productivo y eficiente. Hay muchas herramientas que aparecerán una vez que haga clic en «Obtener complementos» en el menú Complementos, como formateador de guiones, creador de bibliografía, herramientas de resaltado y calificación, y muchas más.
6. Use atajos de texto para repetir palabras más largas
Si tiene que escribir una determinada palabra o frase una y otra vez, pero esa cadena de palabras/letras en particular es bastante larga y comienza a irritarlo, simplemente recurra a la herramienta de acceso directo de texto de Google Doc. Haga clic en Preferencias en el menú Herramientas y escriba el acceso directo en el campo Reemplazar para esa palabra/frase específica. Aquí también es donde puede deshabilitar y habilitar otros accesos directos y configuraciones (como el uso automático de mayúsculas).
7. Habla cuando no puedas escribir
Gracias a esta ingeniosa función en el menú Herramientas, simplemente puede hacer clic en «Escritura de voz» y comenzar a usar su micrófono y voz como herramientas de escritura. A medida que comience a hablar, las palabras aparecerán en la pantalla. Incluso puede agregar puntuación y formato de esta manera, simplemente pronunciando «coma», «punto», «párrafo nuevo», etc. También tiene la opción de edición de voz, que se activa una vez que dice algo como «cursiva» o «ir al final de la línea».
8. Busque hipervínculos dentro del documento
Probablemente esté acostumbrado a abrir una pestaña completamente nueva en su navegador y escribir la frase para la que desea encontrar un enlace apropiado. Sin embargo, cuando trabaja en Google Docs, también puede realizar esta búsqueda en el lugar. Simplemente resalte su frase y haga clic en el símbolo del hipervínculo. Google buscará algo relevante al instante, y siempre puede proceder a Buscar más para mejorar aún más esta búsqueda.
Ya te dijimos que usar Google Chrome como tu navegador es ideal si quieres aprovechar al máximo estos trucos de Google Docs. Dicho esto, también puede probar estas extensiones de Chrome que lo ayudarán a mantenerse organizado y aumentar su productividad.
