Todo lo que necesita saber sobre los acuerdos de confidencialidad

Hacer negocios en estos días exige carpetas llenas de propuestas, contratos y declaraciones, todo antes de que comience el proyecto o el «trabajo» real. Entre estos formularios oficiales se encuentra un acuerdos de confidencialidad o acuerdos de no divulgación.

Hubo un tiempo en que los acuerdos eran verbales y las confidencias se mantenían estrictamente. Pero gracias a las capturas de pantalla, el copiar y pegar y la difusión de información en cuestión de nanosegundos, las personas se han vuelto mucho más exigentes.

También conocido como acuerdo de confidencialidad o acuerdo de divulgación confidencial, este documento le pide a alguien con quien está entando una relación de trabajo que mantenga en secreto cierta información confidencial.

En lugar de indicar un signo de desconfianza, los acuerdos de confidencialidad se han convertido en una parte estándar de hacer negocios. En este artículo, revisaremos los detalles de un acuerdo de no divulgación, repasaremos los diferentes tipos de acuerdos de confidencialidad y compartiremos algunos ejemplos comunes de lo que está y no está incluido en estos documentos.

¿Qué es un acuerdo de no divulgación?

Los acuerdos de confidencialidad se definen como un contratos legales entre al menos dos partes que describe la protección de cualquier forma de material, conocimiento o información. Crea una relación confidencial entre las partes relevantes, en la que acuerdan compartir la información entre sí para fines previamente aprobados, pero también acuerdan no divulgar la información a ninguna parte externa.

Al crear una obligación legal de privacidad, los acuerdos de confidencialidad obligan a las partes a mantener toda la información especificada en secreto y segura. En caso de que no se confirme, la parte perjudicada puede reclamar un incumplimiento de contrato y tener el derecho de recurrir legalmente o incluso demandar por daños y perjuicios.

Los acuerdos de confidencialidad ofrecen una serie de aplicaciones, las más comunes de las cuales evitan la propagación de información confidencial y patentada, o protegen la propiedad intelectual o los secretos comerciales de una marca o creador.

La cobertura de los acuerdos de confidencialidad son prácticamente ilimitadas: puede incluir diseños de productos, procesos de fabricación, datos de clientes, contraseñas, códigos fuente, recetas y mucho más. En última instancia, depende de las partes involucradas definir lo que consideran confidencial.

Tipos de acuerdos de confidencialidad

Hay muchas razones por las que una parte puede requerir aceptar acuerdos de confidencialidad. Y dependiendo de esas razones, hay un tipo específico de acuerdos de confidencialidad que puede funcionar mejor. Los tres tipos básicos son unilaterales, bilaterales o mutuos, y multilaterales.

Acuerdo unilateral

Acuerdos de confidencialidad unilateral, o NDA unidirecyed, es el tipo más común. Involucra a dos partes, donde solo una parte (la parte reveladora) tiene la intención de divulgar información a la otra parte (la parte receptora), siempre que la información esté protegida contra una mayor divulgación.

Por lo general, estos se implementan en una relación empresa-empleado, donde el acuerdo protege los secretos comerciales de la empresa o cualquier información confidencial que el empleado adquiera, aprenda o descubra en el trabajo. Otros casos probables incluyen el privilegio abogado-cliente, la confidencialidad médico-paciente o cualquier otra confidencialidad profesional-cliente.

Acuerdos de confidencialidad bilateral

Un acuerdo bilateral, también llamado acuerdo de confidencialidad mutuo o acuerdo de confidencialidad bidireccional, involucra a dos partes que tienen la intención de divulgar información entre sí, bajo el entendimiento mutuo para proteger la información de una mayor divulgación. Dado que ambas partes reciben el mismo trato, los acuerdos bilaterales son generalmente un trato más justo.

Los acuerdos bilaterales son buenos para los casos en que una empresa está considerando una empresa conjunta, fusión o venta; o si la parte receptora podría convertirse en una parte reveladora (o viceversa). Un acuerdo de confidencialidad mutuo también se puede utilizar entre un diseñador y fabricante, un contratista y cliente independiente, o un propietario de una pequeña empresa y un socio o licenciatario potencial.

Acuerdo multilateral

Un acuerdo multilateral involucra a tres o más partes, cuando al menos una de las partes tiene la intención de divulgar información a las otras partes y requiere protección contra la divulgación adicional. Un acuerdo multilateral puede eliminar la necesidad de un acuerdo de confidencialidad separado entre todas las partes, y es útil cuando la información es más o menos similar entre todas las partes receptoras.

Por ejemplo, si una empresa está contratando a dos proveedores externos para trabajar juntos en un servicio integral (por ejemplo, un diseñador gráfico y un desarrollador web), entonces un acuerdo multilateral sería una forma rápida de cubrir todas las bases.

Tenga en cuenta, sin embargo, que cuantas más partes involucradas, más complicado puede ser finalizar y gestionar un acuerdo.

Beneficios de un acuerdo de confidencialidad

Como era de esperar, la mayoría de las partes firman acuerdos de confidencialidad en aras de la confidencialidad. De hecho, muchos negocios, como fusiones y asociaciones, pueden no avanzar sin la confianza vinculante proporcionada por un acuerdo de confidencialidad.

Sin embargo, un beneficio adicional de un acuerdo de no divulgación es la personalización: se puede adaptar a cualquier término específico, cuándo se aplican esos términos, cuándo no lo hacen y cuándo terminan.

Incluso lo que se considera «información confidencial» es definida por las propias partes. Esto les permite proteger cualquier cosa que sea importante para su negocio, ya sea un proceso o técnica en particular, un código de programa, una lista de clientes o una receta de reliquia secreta.

En caso de que se viole esta confidencialidad, un acuerdo de confidencialidad también lo cubre. Todas las consecuencias y recursos en casos de divulgación no autorizada deben estar escritos dentro del propio contrato. Esto generalmente incluye tomar medidas legales contra el robo de información confidencial, lo que incluye investigar, construir un caso concreto, determinar qué reclamos legales se pueden hacer (por ejemplo, infracción de derechos de autor, apropiación indebida de secretos comerciales, infracción de patentes) y hacer una gran cantidad de papeleo legal.

Nota: La mayoría de las leyes que protegen la información comercial confidencial se basan en la Ley Uniforme de Secretos Comerciales, que cubre patrones, fórmulas, dibujos, dispositivos, programas y códigos, procesos y técnicas, y listas de clientes (en estados seleccionados).

Es probable que la mayoría de los tribunales legales solo permitan la búsqueda de daños si existe un acuerdo de confidencialidad adecuado. Sin uno, el propietario de la información (lo que sería la parte reveladora) no ha proporcionado ninguna forma de protección, y la información no se considera legalmente confidencial.

¿Qué se incluye en un acuerdo de confidencialidad?

Aunque es beneficioso para los negocios, no espere tener todas las partes que entran por sus puertas para firmar un acuerdo de confidencialidad. Estos acuerdos son legalmente vinculantes y deben hacerse cumplir solo cuando se trata de información que requiere protección legal.

Un acuerdo de confidencialidad bien escrito generalmente constará de seis partes clave:

1. Las partes en el acuerdo: Comience enumerando todas las partes involucradas, principalmente la parte reveladora y la parte receptora, pero también incluya a terceros (es decir, compañías afiliadas, socios, proveedores).
2. El definición de información confidencial: El siguiente paso es establecer exactamente qué constituye la «información confidencial» cubierta por el contrato. Esto puede ser un poco complicado. Por un lado, la parte reveladora probablemente quiere que dicha información sea lo más amplia e inclusiva posible, pero por otro lado, la parte receptora necesita información que esté claramente identificada para que sepan lo que pueden y no pueden usar. Es mejor ser específico sobre el tipo de información (es decir, todos los documentos etiquetados como «confidenciales» o información verbal compartida durante las reuniones de la junta), pero tenga cuidado de no revelar la información real en sí.
3. Las exclusiones de información confidencial: El propósito de un acuerdo de confidencialidad es mantener la información confidencial en secreto. Sin embargo, es una buena idea ofrecer exclusiones, como cuando se comparte información con abogados, contadores u otros profesionales contratados por la empresa (que probablemente también estén bajo un acuerdo de confidencialidad). Otras exclusiones incluyen información ya común a la industria u obtenida legítimamente de otra fuente. Esta sección evita que el acuerdo de confidencialidad sea demasiado restrictivo o desequilibrado para la parte receptora.
4. Las obligaciones de la parte receptora: Todas las partes receptoras deben recibir una guía precisa para el uso de la información confidencial: qué pueden hacer y qué no pueden hacer. Por ejemplo, la mayoría de los acuerdos de confidencialidad declararán que la parte receptora (a) no puede divulgar el material confidencial a nadie, (b) no puede usar el material confidencial para su propio beneficio, y (c) hará esfuerzos comercialmente razonables para proteger la confidencialidad del material confidencial.
5. El período de tiempo implicado: Todos los acuerdos de confidencialidad deben incluir un período de tiempo definido, que generalmente se extiende mucho más allá de la relación de trabajo real. Si bien la mayoría de las partes reveladoras preferirían que esto dure para siempre, no es muy realista. La mayoría de la información eventualmente se volverá irrelevante y no vale la pena el costo requerido para verificar constantemente si el acuerdo de no divulgación se mantiene «para siempre». En cambio, un período de tiempo razonable es de 2 a 5 años, dependiendo de la industria: la tecnología, por ejemplo, cambia tan rápido y, a menudo, incluso es de código abierto, mientras que una fórmula de bebida puede durar décadas.
6. Disposiciones diversas: Esta puede ser la parte más crucial de un acuerdo de confidencialidad, ya que responde a la pregunta: «¿Qué sucede si hay un incumplimiento de contrato realizado por cualquiera de las partes?» Sea específico, como qué leyes estatales se utilizarán, las posibilidades de medidas cautelares y si hay alguna alternativa a tomar acciones legales. Por lo general, otra forma de mediación puede proporcionar una solución menos costosa, más rápida y, a menudo, mejor. Utilice este espacio para incluir también cualquier otra disposición de este acuerdo que no se haya mencionado.

¿Qué no está incluido en los acuerdos de confidencialidad?

Lo que es confidencial, lo que no, lo que sucede cuando se viola la confidencialidad, parece que los acuerdos de no divulgación lo tienen todo. Es cierto que, por su propia naturaleza, un acuerdo de no divulgación contiene casi todo lo que las partes quieren.

Sin embargo, hay algunas cosas que incluso un contrato personalizado no puede cubrir legalmente. Esto incluye asuntos de información pública (procedimientos de órdenes judiciales, registros de matrimonio, etc.), información común a aquellos en la industria y tenia antes de los acuerdos de confidencialidad, o cualquier información desarrollada independientemente de la relación.

Poner manos a la obra

Los acuerdos de no divulgación son una forma cada vez más popular de proteger los secretos comerciales y otra información confidencial de la propagación a ojos y oídos no deseados.

Cuando se redactan correctamente, utilizando definiciones detalladas y términos concretos, estos documentos pueden ser una excelente manera de infundir confianza entre todas las partes involucradas y comenzar su relación comercial con el pie derecho.