Cómo seleccionar una aplicación de horarios de trabajo para su equipo

La capacidad de mantenerse organizado tiene un gran impacto en la productividad. Con más organizaciones que adoptan el modelo remoto y los horarios de trabajo flexibles, programar a los empleados para proyectos y tareas se vuelve difícil. Afortunadamente, existen herramientas tecnológicas que pueden ayudar a simplificar el proceso de programación del trabajo, como las aplicaciones de programación de trabajo. Funcionan como un software de mapas mentales pero a nivel empresarial. Tanto los empleadores como los empleados pueden estar al tanto de cosas como la disponibilidad, el tiempo libre, las horas extra, etc. Esto es lo que debe tener en cuenta al seleccionar una aplicación de horario de trabajo adecuada para su equipo.

1. Tipo de aplicación de programación

Una aplicación de horario de trabajo se clasificará en gran medida en una de dos categorías: basado en la nube u on-premise. La aplicación de programación de trabajo en las instalaciones, como su nombre lo indica, almacena datos en servidores internos o en la casa. Las organizaciones normalmente obtienen una licencia para usar el sistema y pueden estar tranquilas sabiendo que los datos confidenciales están en casa.

A diferencia de las aplicaciones de programación locales, las aplicaciones basadas en la nube se alojan en el servidor del proveedor y se puede acceder a ellas a través de Internet. Con las aplicaciones de horarios de trabajo basadas en la nube, tanto los empleados como los empleadores pueden acceder a la información sobre la marcha.

En términos de elegir entre las categorías de aplicaciones de programación, las aplicaciones locales son más adecuadas para las grandes organizaciones. Las aplicaciones locales también ofrecen oportunidades de personalización adecuadas para negocios de nicho.

Por otro lado, una aplicación de horario de trabajo basada en la nube funciona mejor para organizaciones remotas debido a la facilidad de acceso. También facilita la colaboración entre empleados y empleadores al planificar turnos de trabajo.

2. Funcionalidad Integral

Aunque la razón principal por la que la mayoría de las organizaciones obtienen aplicaciones de horarios de trabajo es para administrar la fuerza laboral, no hay razón por la que la aplicación no pueda ofrecer otras funciones, especialmente si satisfacen una necesidad comercial.

Como mínimo, una aplicación de horario de trabajo debe ser capaz de:

• Proporcionar informes de programación: a través de los informes, los líderes de equipo, el personal de recursos humanos y los empleados pueden ver la cantidad de horas trabajadas en un período determinado. También puede ver los niveles de utilización del personal para saber quién no está trabajando de acuerdo con las expectativas.
• Pronóstico de nómina e ingresos: según el turno planificado para su personal, puede obtener una imagen de cuál sería el costo mensual del empleado durante un período determinado. Esto también se aplica a los ingresos esperados de un proyecto después de deducir los gastos de personal.
• Gráficos de clientes: si eres una empresa de servicios o prestas servicios B2B, necesitas una app de agenda que te facilite planificar tus recursos y tiempos para atender las necesidades del cliente.

3. Escalabilidad

Según el tamaño actual de su equipo y sus planes de crecimiento para el futuro, al seleccionar una aplicación de horario de trabajo, debe considerar la escalabilidad. La escalabilidad se refiere a la cantidad de usuarios y funciones disponibles proporcionadas por la plataforma de programación. También puede ser al revés si está considerando reducir su personal.

Por lo tanto, al seleccionar una aplicación de horario de trabajo, debe establecer si hay varios planes u opciones de precios según las funciones o el tamaño de la organización. Después de todo, no es rentable optar por un producto que no optimizará por completo.

4. Integración

Una de las ventajas de las aplicaciones de software integradas es la mejora de la productividad de los empleados. Cuando sus empleados no tienen que preocuparse por sistemas o herramientas de trabajo inconexos, pueden trabajar mejor a un nivel óptimo. Una aplicación de programación con pocas o ninguna opción de integración con otras herramientas de administración no es buena para su equipo.

Si ya utiliza software de comunicación o herramientas de gestión de proyectos, verifique que su aplicación de agenda de trabajo ofrezca oportunidades de integración.

Para terminar

Elegir una aplicación de horario de trabajo adecuada requiere mucha consideración. Con tantas aplicaciones organizacionales, con aplicaciones de horarios de trabajo, así como aplicaciones de calendario y otras, tener una lista de requisitos debería reducir el alcance de su búsqueda.