Aprovechando la digitalización para lograr la máxima eficacia en el trabajo

En respuesta a las preocupaciones sobre el cambio climático, la mayoría de las organizaciones buscan formas de reducir el impacto de sus actividades en el medio ambiente. Un enfoque que la mayoría de las empresas está considerando es la digitalización de los procesos de trabajo para reducir su huella de papel.

La digitalización es el proceso de convertir la información en una forma digital. Los tipos de información pueden incluir imágenes, objetos, texto, etc. Con la pandemia configurando el modo de trabajar para la mayoría de las empresas, ahora parece ser el mejor momento para adoptar la digitalización.

La digitalización debe hacerse por fases. Los siguientes son los pasos que puede seguir para digitalizar su trabajo:

1. Escanear todos los archivos en papel

El primer paso en el proceso de digitalización es convertir todos los documentos antiguos en papel en archivos digitales. El escaneo es una de las formas más rápidas de digitalizar y archivar archivos antiguos. Al escanear sus archivos, es importante trabajar desde el orden del más reciente al más antiguo.

Hoy en día, no es necesario comprar necesariamente un escáner físico para llevar a cabo la tarea de escanear. Los dispositivos como el iPhone tienen funciones integradas que pueden realizar esta función. También puede descargar aplicaciones gratuitas, como Camscanner.com y Scanner-PRO desde Apple Store o Google PlayStore con el propósito de escanear.

2. Utilice el almacenamiento en la nube

Después de escanear sus archivos en papel, deberá asegurarse de tener un lugar para almacenar las copias digitales. Dado que el objetivo de la digitalización es fomentar el trabajo en línea, es esencial contar con opciones de almacenamiento de archivos accesibles desde cualquier parte. El almacenamiento en la nube protege sus datos en una base de datos remota, lo que facilita la copia de seguridad, la colaboración y la recuperación de datos en cualquier momento.

Algunas opciones populares de almacenamiento en la nube incluyen Dropbox, Google Drive y OneDrive. Estas tres opciones de almacenamiento en la nube tienen planes gratuitos y de pago. Puedes elegir la opción que mejor se adapte a tus necesidades.

3. Obtenga una herramienta de flujo de trabajo

Si va a trabajar en línea la mayor parte del tiempo, obtener una herramienta de flujo de trabajo facilitaría el proceso de colaboración. Veamos un ejemplo de flujo de trabajo en una agencia de marketing digital:

• El editor envía un resumen del cliente a Writer
• El escritor redacta un artículo basado en un breve
• El escritor envía el artículo al Editor para su revisión
• El editor revisa y deja comentarios para Writer
• El editor devuelve el artículo a Writer para que lo actualice
• El escritor actualiza el artículo y lo envía de vuelta al editor.
• El editor envía al cliente para su aprobación
• El cliente aprueba el contenido

Si realiza el flujo de trabajo anterior, hay ocho pasos que involucran a tres partes: editor, escritor y cliente. Sin una herramienta de flujo de trabajo, es probable que todas las actividades descritas anteriormente requieran una forma de papel u otra.

Herramientas como Asana y Trello para ayudar a que varias partes colaboren en actividades desde un espacio. Esto elimina la necesidad de papel.

4. Automatice sus contratos y facturación

Si tiene diferentes proyectos o trabaja para diferentes clientes, puede ser difícil hacer un seguimiento de los pagos. Ahora, imagine también tener que ordenar físicamente archivos en papel cuando necesite detalles de su contrato con los clientes. Al automatizar la facturación, no solo puede facturar a sus clientes más rápido, sino que también puede extraer fácilmente información cuando la necesite de una fuente. Hay herramientas de contabilidad como QuickBooks y Factura Zoho que tienen funciones de facturación.

5. Cambiar a firmas electrónicas

¿Conoces esa costumbre que tienes de imprimir contratos y formularios para firmarlos con un bolígrafo? Ahora podría ser el momento de dejarlo. Una firma electrónica es tan vinculante legalmente como una firma manuscrita. Para asegurarse de que su firma electrónica imite su firma manuscrita, escanee su firma manuscrita y guárdela para usarla en el futuro u obtenga un software de firma electrónica como PDFfiller o DocuSign.

Conclusión

El proceso de digitalización se ha facilitado con la evolución de la tecnología. Siempre que identifique las herramientas de trabajo adecuadas para sus necesidades, no debería enfrentar ningún contratiempo de transición cuando se proponga digitalizar su trabajo.