La guía definitiva de Asana: la plataforma flexible de gestión de proyectos
Hay plataformas de gestión de proyectos aparentemente infinitas entre las que puede elegir. Si no has oído hablar de Asana, debe agregarlo a la parte superior de su lista. Hemos creado la guía definitiva de Asana para que puedas decidir si es la adecuada para tu negocio.
Los proyectos complejos requieren una planificación rigurosa, organización, estrategia y colaboración en equipo. Necesitará una herramienta de gestión de proyectos versátil si desea mantenerse al tanto de su trabajo, cumplir con los plazos y completar con éxito sus proyectos. Ahí es donde Asana entra en escena.
En esta guía, repasaremos las funcionalidades de Asana, cómo funciona y cómo puedes configurar proyectos. También discutiremos cuánto cuesta y cómo se compara con otras plataformas.
¿Qué es Asana?
Asana es la plataforma de gestión de proyectos definitiva para los equipos que desean mantenerse organizados y hacer las cosas. Proporciona un lugar centralizado para la gestión de tareas, la colaboración en equipo y las responsabilidades relacionadas con sus proyectos para que todos permanezcan en la misma página.
Asana funciona para equipos de todo tipo, tanto equipos remotos como equipos in situ. Los equipos de marketing, ventas, diseño de productos y muchos más usan Asana para planificar flujos de trabajo y alcanzar los objetivos de su empresa.
Uno de los principales puntos de venta de Asana es que se deshace del trabajo manual que consume mucho tiempo a través de la automatización. Puede crear reglas y optimizar los procesos para que pueda dedicar menos tiempo a realizar tareas mundanas que pueden tardar horas en completarse.
Dependiendo de la suscripción a la que se registre, puede obtener acceso a la gestión del tiempo y las funcionalidades de seguimiento del tiempo que le muestran cuánto tiempo trabajan los empleados en ciertas tareas. Incluso puede administrar la carga de trabajo de su equipo en ciertos planes. Sabrá cuánto trabajo tiene cada empleado y si necesita ajustar su carga de trabajo para evitar el agotamiento y la rotación de empleados.
Además, Asana tiene más de 100 integraciones de aplicaciones gratuitas para que sincronices las otras herramientas que usa tu empresa. Algunas de las integraciones de aplicaciones más populares incluyen Slack, Microsoft Teams y Google Drive.
Asana es una herramienta bastante compleja, sin embargo, se puede dividir en tres secciones fáciles de entender.
¿Cómo funciona Asana?
La plataforma de Asana se puede dividir en tres secciones principales: equipos, proyectos y tareas. El poder de Asana radica en su capacidad para permitir que estas tres secciones interactúen sin problemas entre sí.
Proyectos
Organizará conjuntos de tareas, plazos y responsabilidades en proyectos de alto nivel. Sus proyectos pueden estar en curso y no necesariamente requieren plazos.
Por ejemplo, puede tener un proyecto para cubrir una función de su negocio, como la estrategia de marketing. Dentro de este proyecto, puede planificar sus campañas de marketing y cualquier otra cosa que necesite organizar y rastrear.
Equipos
Los equipos son grupos de personas que trabajarán en los mismos proyectos. Sus compañeros de equipo podrán ver los mismos detalles y comunicarse entre sí con respecto a cada proyecto.
También puedes tener subcategorías de equipos. Por ejemplo, digamos que tienes un equipo editorial. Puede crear un equipo general llamado «Editorial» y luego agregar subequipos como escritores de contenido, editores y gerentes de proyectos.
Estos equipos podrán comunicarse de manera eficiente entre sí, además de realizar un seguimiento de los plazos y las responsabilidades. También puede establecer permisos y elegir qué contenido ve cada equipo y qué se comparte entre varios equipos.
Tareas
Aquí es donde Asana realmente muestra su poder. Hay muchas partes móviles cuando se trata de proyectos complejos. Cada proyecto tiene diferentes etapas que el equipo debe completar antes de alcanzar su objetivo. Profundizando aún más, cada etapa de un proyecto tiene varios entregables que cada miembro del equipo debe proporcionar antes de que el trabajo pueda pasarse al siguiente compañero de equipo.
Puedes crear tareas de Asana, asignar responsabilidades y establecer plazos. También puede dejar información descriptiva dentro de cada tarea para ayudar a sus compañeros de equipo a completar su trabajo.
Las tareas más grandes se pueden dividir en tareas más pequeñas, dependiendo de las complejidades de su proyecto y su estrategia general. Una vez que se completa una tarea, los compañeros de equipo pueden marcarla como completa y se notificará al siguiente compañero de equipo que es su turno de hacerse cargo.
La versatilidad de Asana es un gran atractivo para las empresas. Es flexible y te da más de una forma de organizar tus proyectos.
Vistas de Asana
Puede visualizar sus proyectos y tareas en varias vistas. Echemos un vistazo a cómo puedes aprovechar Asana para planificar el trabajo de tu empresa.
Tableros
Las placas de Asana te permiten organizar tareas en una interfaz de columna fácil de usar. Las tareas se presentan como notas adhesivas y se pueden mover entre columnas dependiendo del estado de cada tarea. Puede personalizar los nombres de columna y mover las tareas en consecuencia a medida que avanza el proyecto.
Listas de tareas
Las listas son como listas de tareas que muestran a los compañeros de equipo de qué tareas son responsables, cuáles priorizar primero y sus fechas de vencimiento. Las tareas se pueden filtrar y ordenar por cosas como fechas de vencimiento, prioridad o asignatario de tareas.
Cronología
La vista de línea de tiempo es como un diagrama de Gantt que le brinda una vista de alto nivel de todo su proyecto. Lleva la vista de lista un paso más allá y le permite visualizar los plazos para que pueda evitar cuellos de botella y tareas superpuestas. Su equipo nunca volverá a perder una fecha límite.
Calendarios
Al igual que las líneas de tiempo, la vista de calendario le permite ver el panorama general. Puede vigilar los plazos, los hitos y las responsabilidades de las tareas. También le permite alternar entre categorías de tareas y filtrar por características de tarea dependiendo de lo que desee ver.
Archivos
La vista de archivos es una colección de cualquier archivo relacionado con sus proyectos. Puede tener todos sus documentos, imágenes y archivos importantes en un solo lugar para encontrarlos fácilmente. No más envío de archivos por correo electrónico y pérdida de seguimiento de sus documentos importantes.
Ahora que entiendes las funcionalidades de Asana, aquí está cuánto puedes esperar pagar.
Precios de Asana
Hay cuatro niveles diferentes para Asana: Básico, Premium, Negocio y Empresa. El nivel que necesita dependerá del tamaño de su equipo y de las funcionalidades que desee.
Antes de explicar cada nivel de suscripción, veamos lo que puede esperar pagar por cada uno:
- Básico: Gratis para un usuario
- Premium: $ 10.99 por usuario por mes si se factura anualmente, o $ 13.49 por usuario por mes si se factura mensualmente
- Negocios: $ 24.99 por usuario por mes si se factura anualmente, o $ 30.49 por usuario por mes si se factura mensualmente
- Empresa: Asana te dará un presupuesto personalizado en función de tus requisitos.
El nivel básico es la versión gratuita de Asana y le dará a un solo usuario acceso a las funcionalidades básicas de Asana. Es una gran opción para comenzar y familiarizarse con la herramienta si es un equipo de una sola persona o si desea darle una vuelta antes de comprarla para su equipo más grande.
El nivel premium le ofrece funcionalidades adicionales como líneas de tiempo, campos personalizados e informes avanzados. Este nivel es la opción perfecta para la mayoría de los equipos que necesitan una solución de gestión de proyectos potente.
La opción de negocio está orientada a líderes organizacionales que necesitan gestionar proyectos e iniciativas en toda la empresa. Ofrece más integraciones, personalización y herramientas de planificación de alto nivel.
El nivel empresarial se creó para ejecutivos y equipos de TI. Le da acceso a todas las mismas ventajas que el nivel de negocios, pero con características de seguridad adicionales.
Es posible que desee sopesar todas sus opciones antes de comprometerse con una nueva solución de gestión de proyectos para su equipo. Repasemos cómo asana se compara con otras plataformas populares.
Asana vs. otras plataformas de gestión de proyectos
Asana es una de las mejores plataformas de gestión de proyectos del mercado actual. Es increíblemente flexible para equipos de todo tipo y tiene una lista casi interminable de funcionalidades.
Otras herramientas populares de administración de proyectos que puedes considerar incluyen Jira, Trello o Monday.com, aunque hay algunas limitaciones en estas herramientas en comparación con Asana.
Por ejemplo, Jira está diseñado para desarrolladores de software y no es tan flexible para otros tipos de equipos. Cuando se trata de Trello, no tienes acceso a múltiples vistas de proyectos como lo haces con Asana. Por último, Monday.com parece ofrecer menos funcionalidades gratuitas y establece límites en ciertas áreas como el almacenamiento de archivos, las integraciones de aplicaciones y el número de proyectos.
Si desea saber más, puede navegar a través de Reseñas de Asana de verdaderos dueños de negocios.
¿Asana parece que funcionaría para tu equipo? Si es así, así es como puede configurar su primer proyecto.
Aprende sobre las diferencias entre Asana y Trello
Configurar un proyecto de Asana
Configurar proyectos con Asana es bastante fácil y rápido. Puede crear un proyecto y comenzar a marcar tareas en poco tiempo.
1. Crear un proyecto
Antes de comenzar a completar los detalles finos de su proyecto, deberá crear un proyecto y darle un nombre.
Dirígete a la esquina superior derecha, toca el signo más y selecciona «proyecto». A continuación, puede elegir entre diferentes plantillas de proyecto o comenzar desde una pizarra en blanco. Complete los detalles necesarios del proyecto, como descripciones y permisos del proyecto.
2. Crea un equipo y añade miembros
Puedes crear diferentes equipos para diferentes funciones de tu empresa. Para hacerlo, vaya a la esquina superior derecha, toque el signo más y seleccione «equipo». Dale a tu equipo un nombre y una descripción. A continuación, agregue miembros del equipo con su nombre o dirección de correo electrónico. Puede agregar personas fuera de su organización si es necesario, como asistentes virtuales.
3. Crea tareas para cada paso de tu proyecto
Hay tres formas de crear una tarea en Asana. Puede tocar el signo más en la esquina superior derecha y seleccionar «tarea». También puede tocar el botón «agregar tarea» en la esquina superior izquierda cuando esté en la vista del proyecto. La tercera forma es simplemente hacer clic en cualquier tarea dentro de una lista, presiona Enter y comienza a escribir el nombre de la nueva tarea.
Después de crear una nueva tarea, puede agregar aún más información para sus compañeros de equipo. Puede crear descripciones de tareas y, a continuación, agregar vínculos externos, archivos y subtareas.
4. Establezca un asignado a la tarea y designe tareas a los compañeros de equipo
Cada tarea requerirá un cesionario que sea responsable del trabajo. Cuando cree una tarea, deberá seleccionar la opción de cesionario en la parte superior de la tarea y escribir el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona responsable del trabajo.
También puede agregar colaboradores de tareas tocando el signo más en la parte inferior de la tarea y escribiendo los nombres de los compañeros de equipo. Cada tarea solo tendrá un asignado, pero puede tener varios colaboradores que tengan permisos de edición.
Una vez asignadas las tareas, lo único que queda por hacer es comenzar a trabajar y marcar las tareas.
Mantén Asana en la parte superior de tu lista
Asana es una de las mejores herramientas de gestión de proyectos que puedes encontrar. Puede usarlo para mantenerse organizado, administrar el trabajo de su equipo y alcanzar con éxito todos los objetivos de su empresa.
Pero no te limites a tomar nuestra palabra. Ve a Asana.com y regístrate para obtener la versión de prueba gratuita. Puede jugar con la herramienta y ver si tiene sentido para su negocio.
