Políticas de autocertificación de vacunas de los empleados: consejos y formularios de ejemplo

Si su empresa está considerando una política de autocertificación de vacunas, estas son sus opciones para hacerlo bien y al mismo tiempo cumplir con la HIPAA y otras leyes.

Es posible que pronto se requiera que las pequeñas empresas con 100 empleados o más requieran vacunas para los empleados. Esa es la mejor conclusión del recién lanzado presidente Biden. El Plan de acción COVID-19. Si se promulgan las nuevas reglas, también se podría exigir a las empresas que proporcionen tiempo libre remunerado para que los empleados se vacunen. Se espera que estas órdenes sean impugnadas, pero si se promulgan podrían entrar en vigor en unas pocas semanas. La administración también exige que los trabajadores federales y los empleados de los contratistas del gobierno federal sean vacunados. Para obtener más información sobre cómo ayudar a vacunar a sus empleados, consulte el archivo descargable «Guía de vacunación para empleados» de la Fundación de la Cámara de Estados Unidos.

Las empresas de todo el mundo están animando e incluso exigiendo a sus empleados que reciban la vacuna COVID-19. Una forma de hacer cumplir una política de vacunas es mediante la autocertificación, es decir, pedir a los empleados que informen a la empresa sobre el estado de sus vacunas.

Debido a que la auto-atestación se basa en el sistema de honor, este método tiene múltiples ventajas y desventajas. Una ventaja es que una política de auto-certificación facilita que los empleados «prueben» que han sido vacunados, dijo Glenn S. Grindlinger, líder de práctica regional del Departamento de Trabajo y Empleo de Fox Rothschild. Por otro lado, a menos que el empleador verifique las autocertificaciones y solicite ver un registro de vacunación, “existe poco riesgo para el empleado que [they] serán amonestados si mintieron en el formulario ”, agregó.

Si su empresa está considerando una política de autocertificación de vacunas, estas son sus opciones para hacerlo bien y al mismo tiempo cumplir con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) y otras leyes.

¿Qué es la auto-atestación?

La auto-atestación con respecto a las vacunas es cuando un empleador les pide a sus empleados que compartan su estado de vacuna COVID-19. La Auto-atestación no requiere necesariamente una prueba física o electrónica, como una tarjeta de registro de vacunación; en cambio, normalmente se les pide a los empleados que completen y firmen un formulario que confirme su estado.

«[Los Empleados] no necesitan buscar su tarjeta de vacuna COVID, que pueden haber recibido hace meses y extraviar ”, explicó Grindlinger. «Eso [también] ayuda a fomentar la confianza entre el empleador y el empleado, ya que el empleador confía en que el empleado sea sincero en su autocertificación, lo que también le proporciona al empleado el conocimiento de que el empleador se basará en la opinión del empleado sobre su estado de vacunación «.

Sin embargo, los empleadores también deben ser conscientes de que no exigir un comprobante de vacunación podría dar a algunos empleados la oportunidad de mentir en sus formularios.

«Un cierto porcentaje de personas va a mentir acerca de recibir las vacunas necesarias y luego trabajará en un lugar que supuestamente protegerá a todos los demás de las infecciones», dijo Austin Dowsy, gerente de recursos humanos de Aimvein.

Si las vacunas no son obligatorias en su lugar de trabajo, tendrá que decidir cómo manejar situaciones en las que se descubra que los empleados mienten en su formulario de autocertificación.

«La mayoría de las empresas despedirán a un empleado que mienta sobre su título universitario u otra credencial», dijo Josh Bersin, analista global de RR.HH. y fundador y director ejecutivo de The Josh Bersin Company. «Creo que terminará surgiendo una política similar para los problemas del estado de las vacunas».

 

Creo que el enfoque más sensato es hacer aquí una política estricta, clara e inequívoca y hacerla cumplir. De lo contrario, corre el riesgo de terminar siendo calificado como un empleador o una empresa «no segura» para hacer negocios.

Josh Bersin, analista global de recursos humanos y fundador y director ejecutivo de The Josh Bersin Company

¿Pedir prueba de vacunación es una violación de HIPAA?

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 fue promulgado para proteger la privacidad de los datos mientras se protege la información médica. Los principales objetivos de HIPAA son reducir los costos de cobertura de atención médica y controlar cómo los proveedores de atención médica almacenan la información médica en caso de robo de datos. Para implementar la HIPAA, el Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) de EE. UU. Creó los Estándares para la privacidad de la información médica identificable individualmente, comúnmente conocida como la Regla de privacidad de la HIPAA. Esta regla se dirigió a las personas que divulgan su información médica personal con organizaciones que están sujetas a la Regla de privacidad. Los pacientes también tienen derecho a recibir su información médica personal según la Regla de privacidad.

Muchas empresas están confundidas en cuanto a si pedir a los empleados su tarjeta de vacunación o médica es una violación de HIPAA. De acuerdo a la letra pequeña de la HIPAA, la Regla de privacidad solo se aplica a ciertas empresas y entidades que manejan información de salud personal, incluidos médicos, hospitales y otras empresas asociadas. Esto significa que la información médica personal de un individuo es protegido limitando su uso entre las entidades cubiertas por HIPAA. Por lo tanto, no es una violación de HIPAA pedirle a un empleado prueba de vacunación. Sin embargo, bajo HIPAA es una violación que el proveedor médico de un empleado divulgue esta información sin autorización previa.

Cumplimiento de otras leyes

Con las leyes federales, estatales y locales que cambian rápidamente, los empleadores deben mantenerse al día con la guía actual sobre la auto-certificación de vacunas. Si bien la HIPAA no es un factor para muchas empresas que exigen la autocertificación del estado de la vacuna, los empleadores deben asegurarse de cumplir con otras leyes.

Por ejemplo, si bien está permitido preguntar el estado de vacunación de un empleado según la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), el territorio puede volverse turbio si los empleadores preguntan por qué un empleado no recibió una vacuna. Esto se debe a que podría abrir el diálogo sobre la discapacidad de un empleado, lo cual va en contra de la política de ADA.

Otra ley, la Ley de no discriminación por información genética (GINA), establece que es ilegal que los empleadores discriminen a los empleados debido a su información genética. No está en contra de GINA preguntarle a un empleado sobre su estado de vacunación, sin embargo, es mejor evitar cualquier pregunta que pueda hacer que revele información genética, incluidas enfermedades genéticas o antecedentes médicos familiares.

Además de limitar sus preguntas, la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de EE. UU. (EEOC) requiere a los empleadores mantener la confidencialidad del estado de vacunación de sus empleados. Esta información se considera información médica personal, por lo que su uso debe restringirse solo a la consulta del empleador y nunca debe enviarse ni revelarse a otras partes.

Opciones de autocertificación de vacunas: ejemplos de formularios de autocertificación de empleados

La mejor manera de recibir y realizar un seguimiento de la autocertificación de sus empleados con respecto a las vacunas es crear un formulario para que lo llenen. En este formulario, los empleadores deben decidir si requerirán o no documentación como prueba para confirmar la vacunación.

“En situaciones donde el empleado no tiene documentación, el empleador debe considerar otras formas de evidencia de autorización de empleo”, dijo Dowsy. «Dicha evidencia puede incluir documentos firmados que no sean falsos, el testigo creíble que tiene conocimiento directo del estado de autorización de trabajo del empleado, etc.»

Hay algunos formularios básicos que se pueden encontrar en línea en otras universidades y empresas que requieren autocertificación:

• Formulario que afirma que los empleados han recibido una vacuna.Esta forma debe ser el mismo para cada empleado y pedir fechas de inoculación, la definición del término ‘completamente vacunado’ y una declaración de que los empleados comprenden las consecuencias de mentir en el formulario. Grindlinger recomienda incluir una línea que «afirme que el empleado ha respondido de manera precisa y veraz la pregunta sobre el estado de vacunación del empleado».
• Formulario que afirma el estado de vacunación de un empleado. Esta forma es una versión simplificada de lo anterior, que solo requiere que los empleados completen si están vacunados o no. Los empleadores pueden usar este formulario para verificar el estado de vacunación y tomar medidas futuras según la respuesta del empleado.
• Formulario que afirma que el empleado eligió no recibir la vacuna. Estas formas puede tener un lenguaje que confirme que un empleado está eligiendo no recibir la vacuna. Un ejemplo de respuesta se puede redactar de la siguiente manera: “No estoy completamente vacunado y elegí no recibir la vacuna COVID-19. Entiendo que mi decisión de no recibir la vacuna puede resultar en mi cumplimiento requerido de las medidas de seguridad y salud pública, como el distanciamiento social y el uso de máscaras «. Estos formularios no pueden pedirle a los empleados que proporcionen una razón para no vacunarse.

Si su empresa ha decidido exigir vacunas para los empleados en persona, es posible que desee solicitar un formulario de solicitud confidencial de empleados que buscan una exención por razones médicas o creencias religiosas sinceras. Los empleadores deben determinar si harán arreglos de adaptación para los empleados exentos y aquellos que eligen no recibir la vacuna COVID-19.

“La política debe establecer claramente que si un empleado no puede ser vacunado por razones religiosas o de salud, debe comunicarse con una persona designada dentro de la empresa que pueda discutir el asunto con el empleado y las posibles adaptaciones que se podrían proporcionar”, dijo Grindlinger.

No importa cómo su empresa decida manejar las vacunas COVID-19, es importante documentar, comunicar y hacer cumplir claramente su política.

“Creo que el enfoque más sólido es hacer una política estricta, clara e inequívoca aquí y hacerla cumplir”, dijo Bersin —. «De lo contrario, corre el riesgo de terminar siendo calificado como empleador o empresa ‘no segura’ para hacer negocios».