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Cómo calcular la cantidad de inventario que necesita

El inventario debe de tener un completo balance, ni mucho inventario ni demasiado poco.

La gestión del inventario es un acto de equilibrio. Por un lado, nunca querrá vender sus artículos más populares. Por otro lado, nunca querrá que se acumule el inventario antiguo, y si tiene un restaurante o una cafetería, usar el inventario antes de su fecha de caducidad es fundamental.

Los costos relacionados con una mala gestión del inventario se acumulan rápidamente. El exceso y la falta de existencias son igualmente problemáticos. En la industria minorista, las malas decisiones en torno a la planificación del inventario llevaron a unos $ 300 mil millones en ingresos perdidos debido a rebajas, según un informe. Otro informe descubrió que los pedidos agotados causan unos $ 634.1 mil millones en pérdidas anuales para los minoristas.

A continuación, le mostramos cómo superar los desafíos en la gestión de inventario para estimar cuánto inventario necesita, optimizar su planificación y evitar pérdidas relacionadas con el inventario.

Usa tecnología

La forma más sencilla de calcular cuánto inventario necesita es utilizar un software de gestión de inventario. La tecnología puede ayudar a controlar los niveles de existencias actuales, reducir los costos de almacenamiento por exceso de inventario y mejorar las relaciones con proveedores y vendedores. El software adecuado le permitirá saber cuándo se está quedando sin un producto y facilitará la reorganización automática de los artículos. También puede ayudarlo a organizar la información de sus clientes y proveedores.

El software de inventario viene en muchas formas y tamaños. Algunas soluciones se pueden integrar en su sistema POS; algunos vienen con una aplicación móvil que puede escanear códigos de barras, administrar existencias e interactuar con los proveedores mientras se desplazan. Muchos productos están basados ​​en la nube, lo que puede reducir los costos de hardware y hacer que la herramienta sea más accesible.

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Practique la planificación de la demanda

La estimación de la cantidad de inventario que necesita comienza con la planificación de la demanda del cliente. Esta es la práctica de pronosticar cuánto le comprarán sus clientes durante un cierto período de tiempo. Es complicado hacerlo bien ya que las tendencias de los clientes pueden ser impredecibles, pero hay algunos puntos de datos que pueden facilitar la previsión de la demanda.

  • Tendencias históricas: ¿En qué medida sus ventas recientes representan las ventas de la misma época del año pasado?
  • Estacionalidad: ¿Anticipa una fiebre navideña?
  • Panorama competitivo: ¿La competencia ha lanzado productos similares que impactarán a su cliente objetivo?
  • Marketing y promociones: ¿Tiene algún descuento o paquete que pueda aumentar la demanda?

Nuevamente, hay muchos eventos que pueden alterar la planificación de la demanda. Pero comenzar con una comprensión básica de la frecuencia con la que vende un producto puede ayudar a establecer una línea de base de la cantidad de existencias que necesita tener a mano.

La facturación varía para diferentes productos; por ejemplo, el helado tiene un inventario de días más bajo que los congeladores.

Margaret Spencer, Fundera

Estimar los tiempos de entrega de reabastecimiento

Hay dos plazos de entrega que debe conocer para mantener equilibrados los niveles de inventario. Estos son los plazos de entrega interno y el plazo de entrega del proveedor.

El tiempo de entrega interno es el tiempo que le toma a su empresa recibir una entrega y tener los productos listos para que el cliente los compre. Hay varios factores que influyen en la cantidad de tiempo de entrega que necesita internamente, que incluyen:

  • Recibiendo tiempo: Por ejemplo, ¿cuánto tiempo se tarda en descargar los productos del camión de reparto?
  • Guardar tiempo: ¿Cuánto tiempo se tarda en agregar y organizar artículos en el almacén?
  • Tiempo de inspección: ¿Cuánto tiempo se tarda en comprobar si todos los artículos se entregan y no presentan daños?
  • Tiempo de visualización: Si tiene una tienda física, ¿cuánto tiempo se tarda en reabastecer los estantes para los clientes?

El tiempo de entrega del proveedor se refiere al tiempo entre el momento en que realiza un pedido con un proveedor y el momento en que éste entrega el pedido a su tienda o almacén. Es útil realizar un seguimiento del tiempo de entrega de su proveedor. Si le dicen que pueden entregar su inventario en dos semanas, pero que constantemente demoran cuatro semanas en completar la entrega, debe crear un colchón de dos semanas en su ciclo de pedidos.

En última instancia, estos plazos de entrega pueden ayudarlo a comprender qué tan pronto debe reordenar el inventario y esperar tenerlo listo para los clientes.

Haz algunos cálculos

Si no usa un software de administración de inventario, hay tres cálculos clave que pueden ayudarlo a estimar cuándo volver a ordenar su inventario.

El primero es el Índice de rotación de inventario, que le indica la rapidez con la que se agotan las existencias. Este cálculo es sus ventas (o el costo de los bienes vendidos) dividido por el inventario promedio. Si su índice de rotación de inventario es bajo, es posible que tenga un exceso de inventario.

El siguiente cálculo son los días de ventas de inventario (DSI). Este es el número de días que tarda su inventario en venderse. Para obtener su DSI, divida el inventario por el costo de ventas y multiplíquelo por 365. «Este cálculo es particularmente relevante en el contexto de su industria, porque la rotación varía para diferentes productos; por ejemplo, el helado tiene un inventario de días más bajo que los congeladores». dijeron los expertos en Fundera.

Finalmente, estime su stock de seguridad, o cuántas existencias debería tener en caso de que se ejecute un producto específico (por ejemplo, paraguas durante una tormenta). Para encontrar esta métrica, tome un promedio del volumen de ventas de sus tres días principales durante el mes / trimestre / año anterior y reste el volumen de ventas promedio diario para el mismo período.