Cómo configurar su lugar de trabajo para tener empleados flexibles
Antes de que COVID-19 incitara al trabajo remoto mundial , muchas industrias ya estaban viendo un aumento en el deseo de los empleados de horarios de trabajo más flexibles. Ahora, a medida que las empresas de todo el mundo miran hacia el futuro de los negocios como de costumbre con 1 de cada 2 personas diciendo que no volverán a trabajos que no ofrezcan trabajo remoto después de COVID-19, los empleados flexibles son la nueva cara de la mano de obra moderna.
A medida que las organizaciones comienzan su regreso a la oficina, o extienden sus políticas de trabajo remoto indefinidamente, muchas se enfrentan a un nuevo desafío: reestructurar el lugar de trabajo para acomodar a los empleados en diversas situaciones laborales. Ya sea que sus equipos estén compuestos por empleados completamente remotos, híbridos o flexibles, su lugar de trabajo debe reflejar sus necesidades y estar configurado para priorizar su seguridad y productividad.
Cómo han cambiado las necesidades de los empleados debido a COVID-19
El COVID-19 ha estimulado un rápido cambio en las necesidades y expectativas de los empleados. Independientemente de si sus empleados se encuentran trabajando desde sus oficinas en casa o desde la oficina de su empresa, tienen nuevas necesidades que reflejan los efectos de la pandemia.
Ya sea que su fuerza laboral fuera mayoritariamente remota antes de la pandemia o que sus empleados sean nuevos en el estilo de vida del trabajo desde el hogar, es su responsabilidad apoyar a sus empleados remotos sintonizándose con sus necesidades. Sus propios trabajadores remotos son su mayor recurso. Empiece por realizar una encuesta remota o realizar reuniones individuales para preguntar directamente a sus equipos remotos cuál es la mejor forma de brindarles asistencia.
Política de trabajo flexible
Para apoyar mejor a los empleados que están trabajando en el sitio cualquier cantidad de tiempo, comience por configurar su lugar de trabajo de acuerdo con las Directrices del CDC para el lugar de trabajo. Sus empleados en el lugar no podrán trabajar en todo su potencial si se sienten inseguros en el lugar de trabajo. Para asegurarse de que lo hagan, y de que solo estén trabajando en el lugar cuando gocen de la mejor salud, inculque una política de trabajo flexible que aliente a sus empleados a priorizar la seguridad de ellos mismos y de sus compañeros de trabajo.
Espacios de trabajo flexibles y flujos de trabajo de oficina
A medida que sus equipos se vuelven más fluidos, con horarios de empleados que van desde completamente en el sitio hasta completamente remotos y todos los horarios híbridos intermedios, es esencial que sus espacios de trabajo sean lo suficientemente flexibles para adaptarse a sus necesidades. Para hacer que los lugares de trabajo sean lo más funcionales posible para el empleado flexible, muchas empresas están adoptando planes de oficina abierta o designando salas de reuniones para equipos híbridos. Sin embargo, ninguna de estas técnicas explica qué hacer con el escritorio de un empleado flexible los días en que trabaja de forma remota.
Entonces, ¿cómo se asegura de que su lugar de trabajo esté equipado para respaldar a los trabajadores flexibles cuando están en el sitio y utilizan su espacio de manera efectiva cuando están a distancia?
1. Utilice el escritorio flexible
Flex-desking es un sistema para apoyar a las empresas con una población significativa de trabajadores flexibles o híbridos. Con flex-desking, cada empleado reserva un escritorio para trabajar en los días en que estarán en el lugar. De esta manera, los escritorios solo los ocupan los empleados que los necesitan y los recursos del lugar de trabajo se maximizan debido a una disminución en el espacio de oficina no utilizado. Con el escritorio flexible, ya no necesita un escritorio para cada empleado y, en cambio, solo necesita lo suficiente para acomodar a los que están en la oficina en un momento determinado.
2. Crea un mapa interactivo
Los empleados flexibles que se inclinan mucho por el trabajo remoto corren el riesgo de no sentirse completamente cómodos cuando trabajan en el lugar. Para facilitar su adaptación desde su oficina en casa a la oficina de la empresa, cree un mapa interactivo que sea fácilmente accesible para todos los empleados. Con la ayuda de su mapa interactivo, los empleados flexibles pueden encontrar todos los recursos y personas que necesitan sin interrumpir su flujo de trabajo. Además, su mapa interactivo puede mostrar a los empleados flexibles qué habitaciones, espacios y escritorios están ocupados y desde cuáles pueden trabajar, para ayudarlos a sentirse como en casa cuando están en el lugar.
3. Amplíe su idea de un «espacio de trabajo»
Los trabajadores flexibles se destacan en eso: ser flexibles. Una vez que amplíe su idea de un espacio de trabajo más allá del escritorio asignado a un empleado, se abrirá para ver todo el potencial de su espacio de oficina. Los trabajadores flexibles pueden usar un escritorio para sumergirse en su flujo de trabajo individual y usar sus herramientas de comunicación asincrónica, luego dirigirse a una sala de conferencias para una reunión de equipo en el lugar o híbrida, y pasar a una sala de reuniones para una colaboración sincrónica uno a uno. . Cuando su oficina esté equipada con una variedad de espacios de trabajo diferentes, sus empleados podrán alcanzar todo el potencial de su flexibilidad.
Diseño de oficinas pensando en el trabajo remoto
Con un aumento en el trabajo flexible viene un aumento en los equipos híbridos, cuando diseña su lugar de trabajo teniendo en cuenta a los trabajadores remotos, a su vez está creando un entorno de trabajo que prioriza la productividad de sus equipos híbridos y trabajadores flexibles. La mitad del apoyo a los trabajadores remotos se asegura de que tengan el apoyo que necesitan mientras trabajan desde cualquier lugar, la otra mitad está apoyando a los miembros del equipo en el sitio para asegurarse de que puedan colaborar eficazmente desde la distancia. Para diseñar su lugar de trabajo teniendo en cuenta el trabajo remoto, rediseñe su oficina para adaptarse a estos ajustes:
1. Diseñe espacios para conversaciones personales
Cuando reorganice su espacio de trabajo para adaptarse a las necesidades siempre cambiantes de los empleados flexibles, comience por designar áreas, como espacios de reunión o cabinas de llamadas, específicamente para que los trabajadores en el lugar tengan conversaciones individuales con sus compañeros de equipo remotos. Cuando prioriza la provisión de espacios dedicados a ayudar a los equipos híbridos a comunicarse y colaborar fácilmente entre sí, está invirtiendo en el éxito de sus empleados remotos y flexibles.
2. Utilice sistemas de reserva de habitaciones
Cuanto más flexible sea su espacio de trabajo, más sistemas deberá implementar para garantizar que funcione sin problemas para todos los empleados híbridos y en el lugar. Para evitar confusiones sobre quién está usando qué espacio de trabajo o reserva doble, utilice un sistema de reserva de habitaciones para todos los empleados en el lugar. Con un sistema de reserva de salas, los miembros de los equipos híbridos en el lugar pueden asegurarse de tener un espacio privado y productivo para llamar a los miembros de su equipo remoto, para que los equipos híbridos no pierdan el tiempo antes o durante las reuniones virtuales.
3. Invertir en herramientas de videoconferencia
Hablando de reuniones virtuales, la mejor manera de priorizar a sus empleados remotos es invertir en herramientas de videoconferencia para todos sus trabajadores. Ya sea que sean completamente remotos, completamente en el sitio o que trabajen como parte de un horario híbrido o flexible, todos sus empleados necesitan acceso a herramientas de videoconferencia de alto funcionamiento para mantenerse conectados con sus compañeros de equipo. Para equipos remotos e híbridos, la videoconferencia es la forma de comunicación más eficiente y, por lo tanto, invertir en una plataforma de videoconferencia es un aspecto fundamental para apoyar a sus empleados flexibles.
Si su organización es nueva en el trabajo flexible, comience por crear una política de trabajo remoto, trabajo desde casa o horario flexible para sus empleados con una de las plantillas de políticas gratuitas que puede encontrar en Internet.
