Como configurar una reunión de Microsoft Teams

Microsoft Teams es una de las herramientas de videoconferencia de uso frecuente con capacidades similares a Zoom y WebEx. La aplicación es popular por sus funciones de reunión. Si nunca lo ha usado, puede que se pregunte cómo funciona. Siga leyendo para aprender cómo configurar una reunión de Teams.

Configuración de una reunión de equipos de Microsoft

Aquí se describe cómo configurar una reunión de Microsoft Teams. Se ofrecen dos opciones diferentes.

A través de Microsoft Outlook

Si usa Microsoft Outlook como su proveedor de correo, los pasos requeridos son:

1. Inicie Microsoft Outlook.
2. Seleccione el menú desplegable de «Nuevos elementos» en la pestaña Inicio.
3. Seleccione «Reunión de Teams» para abrir una nueva página para configurar los detalles de la reunión.
4. Agregue los detalles de «Título de la reunión», «Asistentes obligatorios», «Asistentes opcionales», «Hora de inicio de la reunión» y «Hora de finalización de la reunión».
5. El campo “Ubicación” ya estaría rellenado por la aplicación y en el cuerpo del correo electrónico; automáticamente se incluirá un enlace para que los asistentes invitados se unan a la reunión.
6. Seleccione el botón «Enviar» después de haber ingresado todos los detalles de la reunión.

A través de los equipos de Microsoft

En su PC o dispositivo móvil, una vez que haya descargado la aplicación, siga estos pasos para configurar una reunión:

1. Inicie la aplicación Teams.
2. Seleccione el icono “Calendario”.
3. Si desea organizar una reunión improvisada, seleccione el icono «Reunirse ahora» para generar un enlace de reunión para compartir o iniciar una reunión.
4. Si desea programar una reunión con anticipación, seleccione «Nueva reunión» y luego «Programar reunión».
5. Una vez que opta por programar una reunión, se abre un nuevo cuadro y debe completar los detalles de la reunión, incluidos «Título de la reunión», «Asistentes requeridos», «Hora de inicio de la reunión», «Hora de finalización de la reunión», «Ubicación» y «Detalles de la reunión».
6. Seleccione el botón «Enviar» después de haber ingresado todos los detalles de la reunión.

Unirse a una reunión de equipos de Microsoft

Para unirse a una reunión en Microsoft Teams, puede unirse usando un enlace o hacer que el organizador de la reunión u otros participantes lo llamen.

Unirse usando un enlace

La mayoría de las veces, cuando recibe una invitación a una reunión de Teams, dentro del cuerpo del correo hay un enlace para unirse a la reunión. Sigue estos pasos:

1. Haga clic en el hipervínculo del cuerpo del correo electrónico titulado «Haga clic aquí para unirse a la reunión».
2. El enlace abre una nueva página donde tiene la opción de unirse a la reunión a través de la aplicación Teams o en su navegador.

Una vez que esté en la reunión, tiene las siguientes opciones:

• Elija usar el audio de su computadora como altavoz o desactívelo. Si opta por unirse a los altavoces de su computadora, puede ajustar el volumen según sus preferencias.
• Únase a la reunión silenciada o no silenciada.
• Su cámara de video se puede encender o apagar antes de unirse a la reunión.

Después de seleccionar sus preferencias de reunión, seleccione la opción «Unirse ahora».

Consigue que alguien te llame

Si no puede encontrar el enlace a la invitación a la reunión, puede hacer que uno de los otros participantes de la reunión lo llame siguiendo los siguientes pasos:

1. El otro participante puede hacer clic en el icono «Mostrar participantes» en la página de la reunión.
2. Deben escribir su nombre en el campo vacío para buscarlo en la libreta de direcciones.
3. Una vez que aparece su nombre, el otro participante debe hacer clic en él para llamarlo.

Cómo modificar las opciones de reunión en Teams

Una vez que haya terminado de enviar las invitaciones a la reunión, puede administrar la configuración de la reunión siguiendo estos pasos:

1. En la página Reunión, seleccione el icono (…) que representa «Más acciones».
2. Seleccione «Opciones de reunión».
3. En una nueva página, aparecerá una lista de opciones.

La lista de opciones incluye:

• Determine quién puede pasar por alto el lobby: si está tratando con personas ajenas a su organización, esta característica es útil, ya que controla cuándo ingresan los invitados a la reunión. A través de esta opción, puede permitir que las personas de su organización, los invitados, solo usted o todos pasen por alto el lobby según sus preferencias.
• Anunciar cuando las personas que llaman se unen o se van: por lo general, cuando los usuarios se unen a una reunión, la aplicación le notifica. Si no desea activar la opción, puede desactivarla.
• Determine los permisos de compartir pantalla: si desea restringir quién puede compartir su pantalla durante la reunión, puede permitir que las personas de su organización, los invitados, solo usted o todos
• Silenciar asistentes: Si no quiere distracciones mientras la reunión está en curso, puede evitar que los asistentes dejen de silenciar configurando el interruptor en «No».
• Permitir chat de reunión: si desea que los usuarios interactúen mientras la reunión está en curso, puede habilitar el chat de la reunión. Si no quieres esto, también puedes desactivarlo.
• Una vez que seleccione sus preferencias, haga clic en el botón «Guardar» para almacenar todos los cambios.

Cómo administrar una reunión de equipos

Cuando una reunión de Teams está en curso, esto es lo que debe hacer para asegurarse de que el proceso transcurra sin problemas:

• Pida a los asistentes que apaguen sus micrófonos.

Si la función silenciar a todos los asistentes no se ha activado en las opciones de la reunión, solicite a todos los asistentes que silencien sus micrófonos. Puede publicar un mensaje en el chat de la reunión o comunicarlo verbalmente. Otra opción puede ser silenciar a todos los participantes mientras la reunión está en curso.

• Pida a los asistentes que publiquen preguntas o comentarios en el cuadro de chat.

Si su reunión incluye una presentación, puede solicitar a los asistentes que dejen cualquier pregunta o comentario que tengan en el cuadro de chat de la reunión. De esta manera, siempre puede consultarlo durante su sesión de preguntas y respuestas o cuando tenga un descanso.

• Haz que los asistentes usen las reacciones

Microsoft Teams tiene un campo de reacciones, que permite a los usuarios levantar la mano, dar un pulgar hacia arriba o soltar una carita sonriente. Los asistentes pueden usar la función de levantar la mano para indicar cuándo tienen una pregunta o un comentario.

Conclusión

Al igual que Zoom y WebEx, Microsoft Teams ofrece funciones de reunión como un lobby, chat de reunión y permisos para compartir pantalla. Las funciones son bastante fáciles de usar y permiten una fácil configuración y administración de reuniones en la aplicación Teams. Como ha visto aquí, aprender a configurar una reunión de Teams tampoco debería ser difícil.