Como crear un presupuesto empresarial

Dirigir su propio negocio le ofrece oportunidades únicas para ser su propio jefe, dar vida a su visión empresarial y dirigir su futuro financiero. Pero para evitar estar entre el 20% de las pequeñas empresas que fracasan en su primer año, querrás trabajar entre bastidores.

Crear un presupuesto empresarial es un excelente primer paso para cualquier propietario de un nuevo negocio. Si examina detenidamente sus activos, gastos y objetivos financieros, podrá elaborar un mejor plan para el futuro de su floreciente negocio. Y, en el mejor de los casos, podrá cosechar algunos de los beneficios monetarios.

Veamos con más detalle cómo crear un presupuesto empresarial y analicemos los beneficios de la elaboración de presupuestos. Puede que incluso encuentres algunos recursos útiles para el presupuesto empresarial. Con las herramientas y los procesos adecuados, puedes utilizar el presupuesto empresarial en tu beneficio.

¿Qué es un presupuesto empresarial?

Un presupuesto empresarial es un esquema de los ingresos, gastos y beneficios de una organización durante un periodo de tiempo, generalmente mensual, trimestral o anual. Un buen presupuesto empresarial asigna una finalidad a cada dólar que gana tu empresa. Por ejemplo, parte del dinero puede destinarse a las facturas o al crecimiento del negocio. Otros ayudarán a financiar los gastos operativos diarios y el sueldo de los empleados.

Un presupuesto empresarial sólido sirve de hoja de ruta para los gastos y los ingresos. Crea una visión del futuro financiero de tu organización y facilita la toma de mejores decisiones. ¿Estás preparado para poner en marcha tu idea de negocio? Tendrás que tener en cuenta los costes de puesta en marcha. ¿Te preguntas si puedes o debes comprar nuevos equipos este año? Consulta el presupuesto de tu empresa.

Tal vez esté buscando formas de reducir los gastos. El presupuesto de tu empresa puede presentarte una visión de tu salud financiera, incluyendo dónde estás gastando dinero y dónde podrías beneficiarte de los recortes. Con una mejor previsión, puedes cultivar un mejor rendimiento del negocio y mejorar las ganancias del último trimestre o del último año.

Beneficios de la elaboración de presupuestos para tu empresa

Los beneficios de la elaboración de presupuestos pueden ser obvios para algunos. Pero un estudio reciente sugiere que no todos los propietarios de empresas están completamente convencidos, especialmente los que acaban de iniciar un nuevo negocio. La encuesta reveló que casi el 61% de los propietarios de pequeñas empresas no crearon un presupuesto para el año fiscal 2018. Y solo el 26% de las organizaciones con entre 1 y 10 empleados formuló un presupuesto empresarial. Muchos expertos financieros y empresariales lo clasificarían como un paso en falso.

«Un presupuesto empresarial es una hoja de ruta financiera hacia el éxito, una visión de hacia dónde quieres llevar tu negocio durante los próximos 12 meses». dice la FDIC. Además, las investigaciones han sugerido que los presupuestos empresariales ofrecen los siguientes beneficios:

Proporcionan a los empresarios más libertad para dirigir sus organizaciones con confianza.
Permiten a los empresarios identificar los problemas de tesorería y de gastos.
Permiten a los propietarios de las empresas tener una mayor sensación de control y comprensión al enfrentarse a los retos financieros.
Ayudan a los empresarios y a los responsables de la toma de decisiones a predecir el flujo de caja y a identificar las tendencias.
Demuestran una gestión monetaria positiva a los prestamistas e inversores.
Le dan la oportunidad de identificar y rectificar rápidamente las áreas problemáticas.

Conclusión: Considere un presupuesto detallado como una de las necesidades clave de su empresa.

Componentes esenciales de un buen presupuesto empresarial

Un presupuesto empresarial tiene en cuenta los ingresos y gastos totales de una organización para revelar los beneficios (o pérdidas) netos. La FDIC afirma que los mejores presupuestos empresariales comprenden los ingresos y gastos cotidianos más importantes, como:

Importe medio de los pedidos
Número de pedidos de productos por mes
Horas facturables
Costes salariales medios
Gastos de material
Alquiler, hipoteca y servicios públicos

A la hora de elaborar el presupuesto de una empresa, los empresarios deben tener en cuenta que la producción depende de la entrada. Asegúrate de que recoges datos precisos siempre que te ocupes de las finanzas de tu empresa. Un simple error matemático o un gasto pueden llevar a la confusión o, peor aún, a decisiones financieras desinformadas.

Cómo crear un presupuesto empresarial

Ahora ya sabes qué es un presupuesto empresarial, por qué son importantes y los componentes esenciales de un buen presupuesto. Así que veamos los pasos que hay que dar para crear uno.

1. Calcular todas las formas de ingresos

Tanto si estás optimizando tus gastos personales como si estás elaborando un presupuesto para tu negocio, tu primer paso debe ser sumar todas tus formas de ingresos. Tus ingresos netos determinan cuánto puedes gastar. Además, indica tu sueldo neto y si el rendimiento de tu negocio crece o se estanca.

Para saber cuánto dinero ingresa tu negocio, consulta tus cuentas de resultados. Dependiendo de tu modelo de negocio, es posible que tengas varias fuentes de ingresos, así que asegúrate de incluir cualquier flujo de ingresos en esta sección.

2. Resta tus gastos fijos

Una vez que hayas sumado todos los ingresos de tu empresa, puedes restar los gastos fijos. Costes fijos son gastos que se mantienen constantes a lo largo del año. Tanto si pagas las facturas mensual, semanal o anualmente, puedes esperar gastar una cantidad fija de dólares en cada gasto. Estos gastos son fáciles de predecir, por lo que son fáciles de incluir en tu presupuesto. ¿Los gastos puntuales o variables? No tanto: más adelante hablaremos de ellos.

Algunos ejemplos de gastos fijos son:

Alquiler o hipoteca comercial
Servicios públicos operativos
Pagos de préstamos
Facturas de seguros
Sueldos de los empleados

Una vez que hayas contabilizado los gastos fijos, puedes restar esa cifra del total de ingresos que has calculado en el primer paso.

3. Resta los gastos variables

Además de los costes fijos, puedes prever gastos de explotación mensuales que no siempre son del mismo importe. Estos gastos variables pueden ser más difíciles de predecir, pero puedes consultar recibos y facturas antiguas para estimarlos.

Algunos ejemplos de gastos variables son:

Costes de material
Comisiones
Sueldos de personal facturable (es decir, autónomos, trabajo subcontratado)

Después de identificar tus gastos variables y estimar cuánto cuestan cada mes, resta la cantidad de tus ingresos.

4. Prepárate para las emergencias y los gastos puntuales

La vida está llena de circunstancias inesperadas. Como propietario de un negocio, es probable que esté familiarizado con los gastos inesperados. Los nuevos equipos, los gastos de contratación y los acontecimientos imprevistos pueden acumularse, por lo que es conveniente planificar con antelación todo lo que pueda.

No puedes predecir cuándo necesitarás pagar un gasto de emergencia ni cuánto puede costar. Pero puedes reservar algo de dinero para reducir la carga.

5. Crear una cuenta de resultados

Ya has contabilizado tus ingresos y gastos fijos, variables y de emergencia. Ahora puede comprender mejor las finanzas de su empresa creando una cuenta de pérdidas y ganancias. Una cuenta de pérdidas y ganancias es un resumen de alto nivel que muestra si su organización es rentable o está en números rojos.

Cuando sumas todos tus ingresos y luego restas el total de tus gastos, deberías tener un número positivo o negativo. Un número positivo indica que estás en números negros y, por tanto, ganando dinero. Un número negativo indica que estás haciendo un agujero en tu bolsillo.

Su cuenta de pérdidas y ganancias sirve de referencia para crear el presupuesto de su empresa. Puede acceder a su cuenta de pérdidas y ganancias, seguir las tendencias, controlar las facturas y mucho más desde una cuenta de QuickBooks.

Tenga en cuenta que su cuenta de pérdidas y ganancias no siempre le mostrará los resultados que desea. Pero con una mejor presupuestación de la empresa y una visión de futuro, puede prepararse para un futuro más brillante y rentable.

6. Redactar el presupuesto de tu empresa

Después de revisar tu estado de pérdidas y ganancias, tendrás una mejor idea de en qué gastas tu dinero, y si lo haces de forma responsable. Con estos datos en mente, estás preparado para elaborar el presupuesto de tu empresa para el próximo año, trimestre o mes. La mayoría de las empresas optan por presupuestos trimestrales.

Un presupuesto básico esboza tus gastos y designa los límites de cada uno durante un periodo determinado. Este esquema puede ayudarle a determinar si está ganando y gastando dentro de sus posibilidades. Con QuickBooks, puede obtener información sobre los patrones de gasto y evaluar la situación financiera de su empresa.

Presupuestos especializados para pequeñas empresas

Cada pequeña empresa tiene un nicho, un flujo de trabajo y unos objetivos financieros. Por ello, es importante recordar que no existe un enfoque único para la elaboración de presupuestos empresariales. Mientras aprendes a elaborar un presupuesto empresarial y experimentas con las estrategias que has aprendido, ten en cuenta lo siguiente:

La estacionalidad puede afectar a los comportamientos de compra de los clientes, dependiendo del tipo de negocio. Tenga en cuenta estas fluctuaciones en los beneficios y los gastos al planificar su presupuesto.
Si tienes un negocio de comercio electrónico, ten cuidado con los costes ocultos, como los gastos de envío, las actualizaciones del sitio web y los gastos de los puntos de venta.
Los presupuestos para una startup pueden ser especialmente difícil porque suelen estar mucho más limitados en cuanto a datos e historial de rendimiento. Pero un software de contabilidad preciso y unas estimaciones conservadoras pueden ayudarte a mejorar el presupuesto de tu empresa año tras año.
Si diriges un negocio basado en los servicios, trabajas con más estimaciones que un negocio centrado en los productos. Vigila las tendencias para asegurarte de que tu presupuesto tiene un amplio margen de maniobra.

Mejores prácticas para la elaboración de presupuestos empresariales

Un buen presupuesto empresarial crea una clara conexión entre las operaciones diarias y los recursos financieros. Puede ayudarle a tomar decisiones empresariales difíciles e incluso a identificar áreas de crecimiento. Pero un presupuesto eficaz no se consigue de la noche a la mañana. Mientras creas y reflexionas sobre el presupuesto de tu empresa, ten en cuenta estas prácticas recomendadas para el presupuesto de una pequeña empresa.

Un cambio en los gastos o ingresos repercute en tu presupuesto. Contratar a un nuevo empleado no sólo significa añadir otro salario. También puede traducirse en cambios en los impuestos sobre la nómina, las prestaciones y otros gastos. Cada vez que ajustes el presupuesto de tu empresa, ten en cuenta otros costes asociados.
Asegúrate de que estás presupuestando todas las categorías de gastos, incluidos los fijos, los variables y los puntuales. Anticipar estos costes puede ayudarte a equilibrar el presupuesto de tu empresa y a planificar con antelación. Haga un seguimiento de los gastos de su negocio sin esfuerzo y con precisión utilizando QuickBooks.
Considere su presupuesto empresarial como un documento vivo. Las circunstancias financieras cambian y los imprevistos ocurren. Su empresa debe estar siempre preparada para capear el temporal. Revisa tus estados financieros con regularidad, reconsidera tus costes y gastos, y afina tu presupuesto empresarial según sea necesario.
Establezca objetivos, pero evite las ilusiones. Utiliza tus registros contables para determinar lo que podría ocurrir en el próximo mes, trimestre o año. Pero, en última instancia, es mejor ser conservador con el presupuesto que esperar el mejor de los casos.
Busca formas de reducir costes y crear crecimiento. Como propietario de un negocio, depende de ti posicionar tu empresa para que sea grande. Desglose sus finanzas en áreas de éxito y de mejora. Detectar oportunidades para mejorar las finanzas de tu empresa puede hacer que tu organización sea más rentable y sostenible a largo plazo.

Descargue una plantilla gratuita de presupuesto para pequeñas empresas en Excel

Utilice la plantilla gratuita de Quickbooks para desarrollar un presupuesto para su negocio. La plantilla de presupuesto utiliza un ejemplo de presupuesto de un negocio imaginado, «Widget Inc.», para guiarle en el proceso de creación de un presupuesto empresarial.

Cómo utilizar la plantilla de presupuesto de Excel

1. Introduzca la información del año anterior

Introduzca el balance y la cuenta de resultados del año anterior en su plantilla de Excel.

El patrimonio neto es la diferencia entre el activo y el pasivo. El patrimonio neto es el verdadero valor de tu empresa. Los 10.000 dólares de ingresos netos en la cuenta de resultados aumentan el patrimonio neto en el balance de fin de año.

2. Previsión de ventas y costes futuros

A continuación, haremos algunas suposiciones para el próximo año. En este ejemplo, el presupuesto de Widget Inc. tiene en cuenta los cambios en las ventas, el coste de las ventas, los costes de las nóminas de los empleados y otros gastos.

Sin embargo, algunas transacciones contables son inusuales y no pueden incluirse en un presupuesto. Por ejemplo, Widget Inc. tuvo una pérdida de 5.000 dólares en la venta de equipos en el año anterior.

La actividad principal de Widget Inc. es la fabricación y venta de widgets, y la venta de equipos no forma parte de su presupuesto anual. Los contables se refieren a estas transacciones como ingresos y pérdidas no operativas porque las operaciones diarias del negocio no las generan.

3. Crear una cuenta de resultados presupuestaria

Widget Inc. elabora una cuenta de resultados presupuestaria utilizando los supuestos del paso 2. Observe que el presupuesto de Widget Inc. tiene una partida de ganancias o pérdidas por venta, otros ingresos. Aunque la empresa puede tener una transacción real en la categoría, esta línea tiene un presupuesto cero.

4. Cree un balance presupuestado utilizando los supuestos

El balance presupuestado incluye supuestos que abordan cada una de las partidas del informe. El presupuesto proporciona aumentos o disminuciones porcentuales con respecto al año anterior, y dos categorías no tienen cambios.

5. Cree un remanente de tesorería presupuestado para enero

Un informe de reajuste de tesorería enumera el saldo de caja inicial, las entradas y salidas de caja previstas y el saldo final en caja para cada mes del año.

El balance y la cuenta de resultados son estados financieros, pero el cash roll-forward es un informe informal e interno. El estado de flujos de efectivo genera como parte de sus estados financieros, pero un roll-forward de efectivo es más útil para fines presupuestarios.

Los propietarios de empresas deberían crear los roll-forwards de efectivo en último lugar porque necesitan una proyección de efectivo para cada mes. El paso 5 presenta el cash roll-forward de enero. Verá que el saldo de caja de principios de enero (10.000 dólares) es el saldo de caja de finales de año en el balance del año anterior.

La mayor parte de los cobros en efectivo provienen de las ventas, y la mayor parte de los pagos en efectivo son para el inventario. Cuando una empresa vende existencias, el importe en dólares se transfiere al coste de las ventas, que es el mayor gasto del presupuesto. Así que tiene sentido que la mayor salida de efectivo sea para el inventario.

Widget Inc. asume que el efectivo recibido por las ventas y el efectivo pagado por el inventario se distribuyen uniformemente a lo largo de 12 meses. En realidad, los pagos serán desiguales, pero las entradas y salidas de efectivo pueden ser difíciles de predecir por mes.

El presupuesto también incluye los cobros varios en efectivo y otros pagos en efectivo, como los costes de las nóminas.

6. Reintegro de efectivo presupuestado para febrero, otros meses

El saldo de caja inicial de febrero (10.500 $) es el saldo de caja final de enero, y esta conexión se aplica a todos los meses del año. El presupuesto de caja de febrero utiliza algunos de los mismos supuestos para las ventas y las compras de inventario. El saldo de caja final de febrero es también el saldo de caja inicial de marzo.

Widget Inc. continúa con este mismo proceso de traspaso de efectivo hasta que la empresa tiene un presupuesto de efectivo para cada mes.