Como crear una matriz de priorización que se adapte a usted
No se puede exagerar la importancia de una gestión eficaz del tiempo. Un consejo fundamental para gestionar eficazmente su tiempo es la priorización de sus tareas por el nivel de su importancia y urgencia. Esto se puede lograr con varias herramientas de priorización, como la Matriz de Eisenhower. Este tutorial lo guía a través de los pasos necesarios para crear una matriz de priorización adecuada con la herramienta de su elección.
Contrariamente a la creencia de que una matriz de priorización funciona solo para la gestión de proyectos, puede aplicarla a la vida diaria. Sin embargo, existen varias plantillas y, con estos sencillos pasos, puede crear su matriz.
¿Que es la Matriz de Eisenhower?
La Matriz de Eisenhower o caja de Eisenhower es un marco de productividad, priorización y gestión del tiempo diseñado para ayudar a priorizar las tareas según su urgencia e importancia. Ayuda a distinguir entre las tareas que son importantes y las que no lo son y a evitar la «trampa de la urgencia«, que consiste en centrarse en las tareas a corto plazo en lugar de en los objetivos a largo plazo.
Como crear una matriz de priorización
1. Haz una lista de todas tus tareas
La mayoría de las veces, ya tenemos una lista mental de lo que planeamos lograr. En lugar de dejarlo en tu mente, transfiere tu lista de tareas al papel para evitar que te pierdas alguna.
2. Considere las consecuencias
Aquí, debe preguntarse: «¿Qué sucede si no priorizo esta tarea?» Haga esto para todas las tareas en su lista.
3. Define el nivel de importancia de cada tarea
Después de considerar las consecuencias, puede saber qué tareas son más importantes en su lista. Elabore dos categorías (baja y alta importancia) y clasifique cada tarea según sus respuestas en el «Paso 2».
4. Decide qué tareas son más urgentes
Después de dividir sus tareas en dos categorías, divídalas aún más en subcategorías. Esta vez, divídalos por urgencia baja y alta. Al final de esto, deberías tener cuatro categorías en total.
5. Asigna valores a cada tarea
Para cada tarea, asigne un valor numérico entre 1 y 4 para representar los niveles de prioridad. Esto te ayudará a eliminar el ruido mental y lograr tus tareas de manera más rápida y efectiva. Esto es lo que significan los números:
- 1 – Alta importancia, alta urgencia.
- 2 – Alta importancia, baja urgencia.
- 3 – Baja importancia, alta urgencia.
- 4 – Baja importancia, baja urgencia.
Consejos para usar una matriz de priorización
Una cosa es crear una matriz de priorización, pero saber cómo usarla es otra situación. En esta sección, explicamos cómo utilizar una matriz de priorización para lograr la eficiencia.
Prepárate
Es importante poner en perspectiva sus fortalezas y debilidades antes de preparar una matriz de priorización. Si eres un experto en una tarea en particular, eso significa que te llevará poco tiempo completarla. Sin embargo, si descubre que no se siente demasiado cómodo con una determinada tarea, es posible que necesite un período de tiempo más largo para realizarla.
Con sus fortalezas y debilidades en mente, está en una mejor posición para clasificar las tareas según su importancia y urgencia.
2. Define tus criterios
Otro aspecto importante a tener en cuenta al preparar una matriz de priorización son los criterios que utilizará para evaluar la importancia de cada tarea. Los elementos de sus opciones de criterios deben centrarse en las características de las tareas o actividades que debe realizar. Dichos elementos pueden incluir:
- fecha de vencimiento
- nivel de comprensión
- esfuerzo estimado para completar
- recursos asignados
Recomendamos trabajar con 5 a 10 criterios para que tengas suficiente información para la toma de decisiones.
3. Asignar valores ponderados a cada criterio
Después de determinar sus criterios, el siguiente paso es crear una escala de calificación en la que se asignen valores a cada elemento. El peso total debería ayudarlo a diferenciar entre opciones importantes y no importantes. También debería ayudarlo a clasificar sus tareas en orden descendente, colocando las más importantes en la parte superior.
Es importante decidir sobre los valores asignados con suficiente antelación. Si crea una escala del 1 al 5, siendo 5 el más importante, podría parecerse al siguiente ejemplo
Tarea 1 – Preparar un Plan de Visión para el Proyecto ABC
- fecha de vencimiento – 5
- nivel de comprensión – 2
4. Calcular las puntuaciones totales
Después de decidir la puntuación de cada opción, calcule la puntuación total de cada tarea. En función de la puntuación, puede clasificar las tareas para determinar su nivel de prioridad.
Conclusión
Siempre logrará más cuando enumere y priorice sus tareas pendientes diarias. Además, es una buena idea tratar cada tarea importante como una tarea urgente. Prioriza siempre tus tareas y sigue la lista, y verás como tu productividad personal empezará a subir.
