Cómo deshacerse de los documentos en papel de forma segura
Mantener segura la información de su empresa es fundamental. Cuando sea el momento de deshacerse de los documentos en papel, conozca sus opciones para descartar sus registros con cuidado.
La forma en que maneja el correo de la empresa y los documentos en papel puede poner en riesgo los datos de su empresa, empleados y clientes. Del mismo modo, si está limpiando sus archivos, cambiando a un sistema de almacenamiento digital o cerrando una empresa, estos artículos no deben ir a la basura o al contenedor de reciclaje.
Existen varias soluciones para deshacerse de sus documentos en papel. A continuación, repasaremos las formas de deshacerse de todo, desde archivos de personal hasta copias de facturas.
Sepa qué registros conservar y cuáles desechar
Independientemente de su industria, no desea que los registros con información de identificación personal (PII) o datos patentados caigan en las manos equivocadas. Evite tirar los siguientes documentos en papel a la basura:
- Duplicados de órdenes de compra.
- Copias de listas de empaque, facturas de clientes y confirmaciones de pedidos.
- Nómina de empleados y registros de personal actuales y cesados.
- Versiones impresas de correspondencia por correo electrónico.
- Estados financieros, incluidos los informes de ventas y cuentas por cobrar.
- Desarrollo de productos comerciales y estrategias de marketing.
Desarrolle un sistema de gestión de documentos que cubra cuánto tiempo debe conservar los documentos, las mejores prácticas de los empleados y los métodos de eliminación aprobados. También es una buena idea almacenar la basura y reciclar los contenedores en el interior, y mantenerlos cerrados con llave cuando sea posible.
Métodos de eliminación de documentos
Trituradoras de papel
Una trituradora de papel es una de las formas más comunes de deshacerse de documentos confidenciales y ofrece comodidad y seguridad. Puede comprar tres tipos diferentes: corte transversal, corte en tiras y certificado por el Departamento de Defensa (DOD). Las trituradoras de papel cortado en cruz cortan el papel en dos direcciones. La desventaja es que las trituradoras de corte transversal crean más volumen de papel y la máquina puede necesitar un mantenimiento más frecuente, como la lubricación.
Por el contrario, la trituración cortada en tiras solo corta en una dirección. Estas trituradoras pueden durar más, pero brindan menos seguridad para los documentos confidenciales que las versiones para trabajos pesados. En el extremo superior, los modelos certificados por el DOD trituran los papeles en pequeños trozos. Pero son más caras que otras opciones.
Si desea una trituradora, aquí hay algunas cosas que debe considerar:
- El costo de las trituradoras varía ampliamente, desde $ 30 hasta varios miles de dólares.
- Algunas trituradoras se romperán si encuentran grapas o sujetapapeles.
- La velocidad de destrucción y el tamaño de los documentos que la destructora puede manejar difieren entre los modelos.
- Las capacidades de los contenedores varían y deberá vaciar los más pequeños con más frecuencia.
Pequeñas herramientas de eliminación de documentos de trabajo
El mayor problema al que puede enfrentarse en su empresa es lograr que los empleados se deshagan de los documentos en papel de manera adecuada. Por conveniencia o costumbre, pueden tirar los registros o enviarlos por correo a la basura o al contenedor de reciclaje.
Brinde al personal herramientas para usar en su escritorio, como:
- Tijeras multicorte: Esta herramienta funciona como una trituradora manual de tiras cortadas. Sacrifica algo de seguridad debido a los tamaños de papel más grandes, y es laborioso si tiene muchos documentos.
- Trituradora de basura: Estas soluciones portátiles caben sobre un cubo de basura, lo que le permite moverlas por la oficina.
- Sello de protección de identidad: Los sellos de mano suelen ser de entintado automático y pueden parecerse a una herramienta de estampado o un rodillo. Funcionan imprimiendo múltiples marcas negras sobre datos confidenciales.
El mayor problema al que puede enfrentarse en su empresa es lograr que los empleados se deshagan de los documentos en papel de manera adecuada. Por conveniencia o costumbre, pueden tirar los registros o enviarlos por correo a la basura o al contenedor de reciclaje.
Ubicaciones de trituración de documentos
Las empresas locales pueden triturar documentos para sus clientes. Algunos servicios son gratuitos, mientras que otros cobran por libra. Dado que mezclan sus papeles con otros de varios clientes, esta puede ser una opción segura. Ejemplos de empresas que destruyen documentos incluyen:
- Empresas de reciclaje.
- Bancos o cooperativas de crédito.
- Grapas.
- Tiendas UPS.
- Ubicaciones de FedEx.
Servicio profesional de trituración de papel
Los proveedores de servicios ayudan a las empresas a abordar los trabajos de eliminación de grandes documentos al ofrecer un servicio de destrucción de documentos. Operan camiones y vienen a su ubicación. Una vez allí, recogen y, a menudo, trituran sus documentos in situ. Luego, se llevan los documentos triturados.
La Asociación Nacional de Destrucción de Información (NAID) certifica los servicios de trituración y trabaja con un Proveedor aprobado por NAID puede aumentar la seguridad de la eliminación de documentos.
Métodos alternativos para deshacerse de documentos en papel
La Agencia de Seguridad Nacional (NSA) y los Métodos de destrucción de documentos aprobados por HIPAA también incluyen quemar y despulpar. Estos métodos requieren mucho tiempo y son complicados para las pequeñas empresas. Si quema documentos, debe asegurarse de que los trozos carbonizados no vuelen por el aire y que las cenizas se rompan bien después de terminar.
La pulpa implica remojar documentos en papel en un recipiente con agua durante 24 horas. Luego, mezcle la solución con un mezclador de pintura con un taladro para asegurarse de que todas las piezas se hayan descompuesto por completo.
Gestionar documentos desde su creación hasta su eliminación
Ya sea que mueva documentos al almacenamiento en la nube o se deshaga del correo, destruir registros en papel es mejor que tirarlos a la basura. Elija métodos convenientes que protejan los datos confidenciales y permitan que el personal elimine los registros o el correo rápidamente.
