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Cómo elegir un proveedor de TI externo especializado en pequeñas empresas

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Encontrar el proveedor de servicios de TI adecuado implica comprender sus necesidades y presupuesto, así como hacer las preguntas correctas.

El soporte de TI es una función empresarial clave que está madura para la subcontratación. Pocos empresarios o propietarios de negocios están bien versados en tareas de TI, sin embargo, esta área es crítica para un negocio en crecimiento. Y, con muchos proveedores de servicios de TI diferentes en el mercado, es posible encontrar un proveedor de servicios de TI de terceros que se especialice en las necesidades de las pequeñas empresas y pueda unrse rápidamente.

El proceso de encontrar el proveedor de servicios de TI adecuado implica comprender sus necesidades de TI, hacer las preguntas correctas y determinar su presupuesto. Esto es lo que debe hacer para comenzar a externalizar su soporte de TI.

Comience por comprender sus necesidades

Un proveedor de TI de terceros (también conocido como proveedor de servicios administrados, o MSP) puede proporcionar muchos servicios de TI diferentes, incluida la seguridad de la red, el almacenamiento de datos e incluso la reparación de computadoras. Comience por hacer una lista de los servicios de TI que su empresa podría necesitar. Por ejemplo, si administra información confidencial de los clientes, como números de tarjetas de crédito o números de Seguro Social, necesitará un proveedor de TI externo que esté bien versado en seguridad y prevención de pérdida de datos.

También es importante entender que existen algunas limitaciones para trabajar con un MSP. «Un tercero no está obligado por las reglas y regulaciones de su empresa», escribió SmallBizClub. «Algunos de sus servicios pueden no cumplir con las leyes de privacidad y protección». Depende de usted saber y comprender si su empresa necesita cumplir con GDPR, HIPAA u otras políticas y regulaciones.

Examine posibles socios de TI

Hay algunos factores diferentes a considerar al examinar a los posibles proveedores de TI, además de su costo y los servicios ofrecidos. Aquí hay algunas preguntas que puede hacer:

  • ¿Cuánto tiempo llevas en el negocio?
  • ¿Cuál es su tiempo de respuesta si hay una pregunta o problema de soporte?
  • ¿Tiene referencias de otros propietarios de pequeñas empresas?
  • ¿Proporciona todos los servicios internamente o subcontrata a otros contratistas?
  • ¿Tienen la capacidad de escalar con mi negocio?
  • ¿Está acreditado por organizaciones como ISO 9001 o ISO 27001?

Las respuestas de un socio potencial a estas preguntas pueden ayudarlo a comprender qué tan preparados y organizados están para asumir sus necesidades de TI.

Un proveedor de SaaS aloja, mantiene y actualiza su software en sus propios servidores y sus empleados acceden a él a través de Internet. Los servicios gestionados son una externalización más completa de las funciones empresariales de tecnología de la información, como la seguridad y las redes.

Determina tu presupuesto

Los proveedores de servicios gestionados suelen cobrar en dos grandes categorías: TI totalmente gestionada y TI parcialmente gestionada. La TI totalmente administrada es a menudo la opción más fácil, ya que puede estar seguro de que el MSP cubrirá prácticamente todas sus necesidades de TI. La TI parcialmente administrada es mejor para las empresas que tienen una o dos tareas específicas que necesitan ser subcontratadas.

En cada categoría, hay dos modelos de precios comunes. El primero es por usuario, lo que significa que el proveedor de TI de terceros creará un plan para su negocio basado en la cantidad de personas que están siendo apoyadas y monitoreadas. La segunda opción es por dispositivo: el MSP se cobrará en función de la cantidad de teléfonos móviles, computadoras portátiles y tabletas que use su empresa. Este modelo funciona mejor para empresas más pequeñas que utilizan mucha tecnología, como camiones de comida o empresas de gestión de eventos.

El costo promedio del soporte de TI se estima en $ 100- $ 200 por usuario, por mes. Naturalmente, esta tarifa varía dependiendo de si elige soporte de TI completo o parcial, así como las tarifas de su mercado local.

¿Necesitas un equipo, un individuo o un software?

Muchos propietarios de negocios asumen que necesitan un equipo de personas que brinden soporte de TI durante todo el día. Eso puede ser cierto para su negocio. Sin embargo, algunos comerciantes pueden reducir los costos trabajando con un contratista de TI e implementando la combinación correcta de programas de software como servicio (SaaS) para ayudar con el monitoreo.

La diferencia clave entre el uso de software y la subcontratación es que «en pocas palabras, un proveedor de SaaS aloja, mantiene y actualiza su software en sus propios servidores y sus empleados acceden a él a través de Internet. Los servicios gestionados son una compensación más la externalización rehensiva de las funciones comerciales de tecnología de la información, como la seguridad y las redes», escribió Inc. Es posible que las empresas con un puñado de empleados no necesiten traer a un especialista incluso para TI parcialmente administrada.

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