Consejos profesionales sobre como escribir un correo electrónico comercial
La vicepresidenta de producto y diseño de Movable Ink, Andrea Mignolo, dijo recientemente en el Podcast de Entrenador de Pequeñas Empresas Locales, «Quiero hacer negocios con una empresa que trata el envío de correos electrónicos como un privilegio, no como una transacción».
Como nuevo freelancer o propietario de una pequeña empresa, es posible que no haya dedicado mucho tiempo a escribir su correo electrónico. Es probable que haya dedicado más tiempo a cosas como sus finanzas y asegurar licencias comerciales.
Cuando trabaje de forma remota, no tendrá tanta interacción cara a cara con los clientes (y empleados, para el caso). Sin interacción directa, es fácil para el destinatario traducir mal su correo electrónico.
Saber cómo escribir un correo electrónico profesional puede ser de gran ayuda para asegurar y retener a los clientes. Esta guía responderá todo lo que necesita saber sobre cómo escribir un correo electrónico comercial.
Por qué saber cómo escribir un correo electrónico es importante
Antes de tomarse el tiempo para aprender a escribir un correo electrónico comercial, vale la pena entender por qué saber cómo hacerlo es importante en primer lugar.
La comunicación es vital cuando se trata de empresarios. Tal es especialmente el caso cuando se trabaja de forma remota, donde no tiene el lujo de leer pistas de contexto o expresiones faciales. Las habilidades de comunicación no solo te ayudarán a bloquear a tu primer cliente, sino que son algo que llevarás contigo a lo largo de toda tu carrera.
Dra. Stephanie Heald-Fisher de la Universidad Globe más detalles,
«En el entorno empresarial actual, independientemente de la industria, comunicarse de manera efectiva generalmente significa un uso intensivo del correo electrónico, y usar el correo electrónico significa poder escribir».
Ella continúa diciendo que un correo electrónico es la primera impresión que el destinatario tiene de usted y que un «correo electrónico mal escrito resulta en una mala primera impresión».
Elementos de un correo electrónico empresarial
¿Listo para aprender a escribir un correo electrónico comercial efectivo? Vamos a saltar a algunos de los aspectos comunes de los correos electrónicos de negocios.
Asunto
La primera línea de texto que tendrá que introducir es la línea de asunto. Debe tomarse el tiempo para crear una línea de asunto significativa en lugar de saltar directamente al cuerpo de su correo electrónico. Enviar un correo electrónico con un asunto débil o en blanco es una excelente manera de encontrar su correo electrónico en la caja de basura del destinatario.
Las líneas de asunto del correo electrónico deben ser claras y concisas al tiempo que transmiten adecuadamente el propósito de su correo electrónico. Considere cosas como «Seguimiento acerca de» o «Fecha de reunión cambiada». Evite decir cosas como «Urgente» o «Por favor, responda de inmediato», ya que no parecen tan genuinas.
Saludos y felicitaciones
Una vez que haya escrito la línea de asunto, puede pasar al saludo inicial. La etiqueta adecuada del correo electrónico dicta que debe incluir un saludo de algún tipo, sin importar si está redactando un correo electrónico informal o formal.
Si conoces a la persona, puedes dirigirte a ella por su nombre. Asegúrese de incluir algo como «Hola», «Hola» o «Querido» antes de hacerlo. «Querida Jane» o «Hola John», funcionarían.
Si está escribiendo un correo electrónico más formal a alguien que aún no ha conocido, querrá evitar decir: «A quien le pueda interesar». Esto es bastante impersonal y no te dará mucha credibilidad. En su lugar, considere saludos como:
- «Estimado señor/señora»
- «Estimado Gerente de Contratación»
- «Estimado Departamento de Reclutamiento»
Si está enviando el correo electrónico a una persona en lugar de a una dirección supervisada por la empresa, querrá asegurarse de agregar el nombre del destinatario, usando algo como «Estimado Sr. Doe:» Tenga en cuenta los dos puntos utilizados en lugar de la coma en esta situación. Puede usar dos puntos en lugar de una coma en esta situación si está escribiendo un correo electrónico particularmente formal.
Cuerpo del correo electrónico
Después del saludo, es hora de construir el cuerpo del correo electrónico. Si está escribiendo un correo electrónico a alguien por primera vez, querrá asegurarse de presentarse a sí mismo, a su empresa y al trabajo que realiza. Puede ser breve aquí al escribir su introducción: una o dos oraciones harán el truco.
Después de la introducción, puede indicar su propósito. Una excelente escritura de negocios evita la pelusa. En lugar de escribir un correo electrónico demasiado largo, sea directo y directo al grano aquí. Algo así como: «Estoy escribiendo para dar seguimiento a nuestra entrevista de la semana pasada».
Después de identificar el propósito de la correspondencia, un buen correo electrónico saltará a los detalles. Una vez más, debes ser claro y conciso aquí sin ser demasiado prolijo. Cuanto más largo sea su correo electrónico, más probable es que alguien deje de leer a mitad de camino. Puede considerar el uso de viñetas en esta sección para enfatizar lo que quieres o necesitas mientras mantienes la atención del lector.
Por último, querrá terminar con breves comentarios finales. Tómese el tiempo para agradecer al destinatario. Considere cosas como: «Gracias por tomarse el tiempo para leer mi propuesta» y «Gracias por tomarse el tiempo para editar mi solicitud».
Luego, antes de firmar, puede agregar comentarios finales que pueden servir como una mini «llamada a la acción» para el destinatario. Las líneas de cierre deben recordarle al destinatario por qué envió un correo electrónico en ese momento y qué le gustaría que hiciera.
Firma
Ahora que el cuerpo del correo electrónico está completo, es hora de firmar. Los correos electrónicos formales deben contener frases como:
- «Saludos cordiales» o «Saludos amables»
- «Atentamente, «
- «Respetuosamente,
- «Tuyo de verdad»
Los correos electrónicos más informales pueden ser más cortos. Puedes usar frases como:
- «Gracias,
- «Saludos»
- «Mis mejores deseos»
- «Lo mejor,
Firma
La firma de correo electrónico es la última parte del correo electrónico. Su firma de correo electrónico debe ser profesional, no un lugar donde inserte dichos inspiradores. Su nombre y cargo siempre deben ser lo primero en una firma de correo electrónico. Luego, puede incluir cosas como:
- Nombre y dirección de la empresa
- Sitio web de la empresa
- Su número de teléfono o dirección de correo electrónico
- Un enlace a tus páginas profesionales de redes sociales, como LinkedIn
Consejos para escribir un correo electrónico comercial
Ahora que conoce los entresijos generales de cómo escribir un correo electrónico comercial, revisemos algunos otros consejos que pueden ayudarlo a tener más éxito.
Correcciones
Antes de hacer clic en el botón enviar, debe revisar su trabajo. Lea y verifique dos veces si hay errores tipográficos y otros errores gramaticales. Puede instalar una herramienta integrada como Gramarly, que corregirá por usted y realizará las ediciones sugeridas. Si bien es útil, Grammarly no es infalible, por lo que también debe intentar darle una vuelta con sus propios ojos.
Además, asegúrese de haber incluido todos los elementos que discutimos, incluida la línea de asunto. Y, asegúrese de enviar el correo electrónico al destinatario correcto.
Evite las mayúsculas y los emoticonos
Puede sentir que escribir en mayúsculas ayuda a llevar a casa su punto, pero hace lo contrario. Las mayúsculas pueden quitarle el mensaje de su correo electrónico y distraerlo. Lo mismo ocurre con los emoticonos, que se consideran demasiado informales para un correo electrónico comercial. Si quieres que los clientes te tomen en serio, evítalos al escribir.
Recuerda que tu correo electrónico te refleja a ti y a tu empresa
Al escribir su correo electrónico, debe recordar que su correo electrónico refleja su credibilidad y percepción profesional. Si estás desgarrado por escribir algo, probablemente sea mejor que no lo hagas. Es mejor prevenir que lamentar.
Además, recuerde que es posible guardar un correo electrónico para siempre. Tener esto en cuenta te ayudará a escribir correos electrónicos que sean mucho más profesionales.
Ponte en los zapatos del destinatario
Una de las formas más fáciles de escribir un correo electrónico de negocios es ponerse en los zapatos del destinatario. Trate de tener empatía al escribir sus correos electrónicos. Pregúntate si entenderías el correo electrónico si alguien te lo enviara. Además, pregúntate cómo te haría sentir recibir un correo electrónico de esa naturaleza.
Elija la fuente correcta
Lo último que debe recordar es que no desea usar un estilo de fuente que distraiga. No uses cursiva intensa o fuentes que sean demasiado bloqueadas. Al igual que las mayúsculas y los emojis, el uso de fuentes que distraen puede alejar su mensaje general y es una excelente manera de asegurarse de que el destinatario no pase por la totalidad de su correo electrónico. Las fuentes estándar que utilizan los servidores de correo electrónico son adecuadas para los correos electrónicos comerciales.
Escribir correos electrónicos puede diferenciarte
Como propietario de una pequeña empresa o trabajador por cuenta propia, existe una gran posibilidad de que escriba correos electrónicos todos los días. Saber cómo crear un mensaje de correo electrónico adecuado es la clave para una comunicación empresarial exitosa y puede ayudarlo a diferenciarse de sus compañeros.
Después de leer nuestra guía sobre cómo escribir un correo electrónico comercial, debe estar mucho más preparado para comunicarse con clientes y empleados. Asegúrese de que también se toma el tiempo para considerar cuál proveedor de servicios de correo electrónico es lo mejor para ti.
