Cómo escribir un plan de preparación para emergencias en 7 pasos
Predecir qué emergencia ocurrirá y cuándo es imposible. Sin embargo, puede tomar medidas de preparación y evaluación de riesgos que lo preparen ampliamente para manejar emergencias y desastres.
Una nueva emergencia puede ocurrir en cualquier momento, por lo que su empresa debe estar lo más preparada posible. La mejor manera de hacer esto es crear un plan de preparación para emergencias.
Evalúe los riesgos que amenazan su negocio
Para comenzar, debe evaluar las mayores amenazas para su negocio y su recuperación a largo plazo. Los diferentes tipos de desastres o eventos de emergencia pueden ser peores que otros.
Analice las posibles consecuencias de las siguientes situaciones:
- Una emergencia ambiental, como una inundación.
- Un evento global, como la pandemia de COVID-19.
- Un problema físico, como un robo.
- Una emergencia digital, como una brecha de seguridad cibernética.
Completar una evaluación de vulnerabilidad ante amenazas
Si su empresa opera desde una ubicación física, debe completar una evaluación de vulnerabilidad a peligros (HVA). Una HVA describe cualquier riesgo que afecte la instalación y las operaciones comerciales diarias. Luego, calificará estos riesgos según el nivel de probabilidad y gravedad.
A partir de ahí, puede realizar un análisis de impacto empresarial. Esta evaluación predice el nivel de interrupción del negocio y puede ayudarlo a crear una estrategia de recuperación.
Reúna la información de contacto de emergencia de los empleados
Es importante tener la información de contacto de emergencia de todos sus empleados antes de que ocurra un desastre. Reúna y archive esta información en una única ubicación a la que pueda acceder rápidamente.
De esa manera, si ocurre una emergencia, sabrá cómo y dónde comunicarse con sus empleados. Puede informarles sobre la crisis y lo que está haciendo para manejar la situación.
Existe un tipo de seguro que cubre casi todos los riesgos que podría enfrentar su empresa, y el seguro adecuado puede proteger su empresa de la ruina financiera.
Establecer procedimientos de evacuación
Si administra un negocio físico, como un restaurante o una tienda, debe describir los procedimientos de evacuación de su empresa. Imagine varios escenarios de emergencia y cómo sus empleados y clientes pueden salir del edificio de forma segura.
Debe explicar estos procedimientos a sus empleados y es una buena idea publicarlos donde los clientes puedan verlos. Si es necesario, realice algunos simulacros con sus empleados para que sepan adónde ir y qué hacer.
Inspeccione las alarmas contra incendios, la iluminación de emergencia, las escaleras de escape y cualquier otro equipo de emergencia cercano.
Prepare kits de emergencia
También debe preparar al menos un kit de emergencia y tenerlo disponible para empleados y clientes. Esta lista de botiquines de emergencia no es exhaustiva, pero es un buen comienzo para los artículos médicos y de supervivencia que puede incluir:
- Gasas y vendajes.
- Analgésicos.
- Una linterna.
- Baterías.
- Una manta calentita.
Este kit de emergencia podría ser crucial si usted o sus empleados deben esperar a que los servicios de emergencia se comuniquen con usted durante un desastre.
Copia de seguridad de datos y archivos importantes
Es esencial hacer una copia de seguridad de todos los datos y archivos comerciales. Debe almacenar todos los datos de la empresa en un disco duro seguro fuera del sitio. Además, puede almacenar datos en la nube, lo que, al tomar las medidas de ciberseguridad adecuadas, puede ayudar a proteger su empresa contra las amenazas de ciberseguridad.
Si tiene archivos físicos, haga dos copias. Guarde una copia en el trabajo y otra copia en casa. De esa manera, si se destruye una ubicación u otra, aún tendrá los archivos que necesita para que su negocio vuelva a funcionar.
Recopilar y almacenar información sobre seguros
Por último, asegúrese de tener un seguro para su negocio. Existe un tipo de seguro que cubre casi todos los riesgos que podría enfrentar su empresa, y el seguro adecuado puede proteger su empresa de la ruina financiera.
Por ejemplo, si es propietario de un restaurante, es probable que desee adquirir un seguro de propiedad comercial. Si es contador o abogado, es posible que necesite un seguro de responsabilidad profesional. Un agente de seguros autorizado puede asesorarlo sobre las mejores opciones para su negocio.
Asegúrese de almacenar la información de su seguro en un lugar de fácil acceso. De esa manera, si ocurre una emergencia, no tendrá que esforzarse para localizar esta información.
