¿Cómo escribo un contrato de trabajo al contratar a un primer empleado?

Chas Rampenthal, de LegalZoom, explica qué debe incluirse en los contratos y acuerdos laborales.

Desde los términos de pago y beneficios hasta los derechos de propiedad intelectual, hay varios elementos que deben incluirse en el contrato de trabajo de su empresa.

Contratar nuevos empleados puede ser arriesgado. Es por eso que es importante explicar sus expectativas y requisitos a sus nuevas contrataciones. La mejor manera de hacerlo es crear un contrato de trabajo que sea legalmente vinculante y proteja a su pequeña empresa.

¿Qué información debe estar en los contratos de trabajo? Puede ser confuso, por lo que buscamos asesoramiento profesional.

Chas Rampenthal, líder de segmento de LegalZoom. Respuestas…

¿Cada nuevo empleado necesita un contrato de trabajo?

No todas las relaciones laborales justifican un contrato por escrito. Un acuerdo formal de empleo no es técnicamente necesario desde un punto de vista legal. La mayoría de los empleados no tienen acuerdos escritos, pero siempre es mejor tener uno que establezca roles y responsabilidades, pago y otros aspectos importantes de la relación entre la empresa y el empleado.

Para las pequeñas empresas, recomiendo presentar, al menos, una carta de oferta por escrito que establezca los detalles pertinentes, además de obtener el reconocimiento del nuevo empleado y el cumplimiento del manual de políticas del empleado, si tiene uno.

Tener un contrato no solo protege al empleador, sino que también protege al empleado. En cada contrato existe la obligación de actuar de «buena fe» y de tratar de manera justa con la otra parte. Esto proporciona una protección importante para los empleados, ya que debería disuadir al empleador de romper el contrato injustamente.

¿Cuáles son los componentes básicos de un contrato de trabajo?

• La naturaleza de la relación: Esto es un empleo «a voluntad» o basado en términos. La mayoría de los acuerdos de empleo, a menos que estén restringidos por la ley, se conocen como empleo «a voluntad». En muchos estados no hay ningún requisito de que un empleador tenga que mantener al empleado, y viceversa. Por supuesto, no se le permite despedir a un empleado por razones ilegales.
• Función y responsabilidades: Incluya detalles como el título del trabajo, la ubicación, el estado a tiempo completo o parcial y una descripción básica del trabajo. Muchos empleadores también incluyen una disposición de que el empleado acepta no «luz de luna». Trato de no ser demasiado detallado al redactar estos términos, y siempre dejo abierta la posibilidad de que el rol y la descripción del trabajo puedan evolucionar. No querrás redactar enmiendas cada vez que haya un pequeño cambio en las circunstancias.
• Condiciones de pago: Esto incluye incentivos, bonificaciones u oportunidades de capital. Una vez más, asegúrese de que estos estén sujetos a las políticas de pago de la compañía, que pueden cambiar.
• Beneficios: Esto incluye ofertas como el seguro de salud que el empleador pone a disposición del empleado.
• Plazo y terminación: Por lo general, tiene una disposición de terminación para definir «terminación por causa». De lo contrario, puede reiterar la naturaleza a voluntad del empleo. Si los acuerdos de empleo contienen ciertos beneficios después de la terminación (como la indemnización por despido), una terminación «por causa» puede quitarles esos beneficios. Para la mayoría de los contratos a voluntad, la vigencia del acuerdo comienza en la fecha de inicio y continúa hasta que una de las partes termina la relación laboral, con o sin causa.
• Derechos de propiedad intelectual: Cuando su empresa tenga una propiedad intelectual importante (secretos comerciales, derechos de autor, derechos de patente, etc.) como parte de la empresa, asegúrese de que todo el trabajo nuevo realizado por sus empleados sea propiedad de la empresa. Esto también se extiende a cualquier invención que el empleado pueda crear para la empresa. En algunos estados, este derecho es limitado, pero el acuerdo debe detallar los derechos de propiedad de la empresa (generalmente el trabajo realizado durante el tiempo de la empresa o utilizando los activos de la empresa) y cualquier derecho del empleado (generalmente cosas que hacen en su propio tiempo, con sus propios recursos).
• Acuerdo de confidencialidad: En el contexto del empleo, un NDA puede ser una sección del acuerdo de empleo o un documento independiente que acompaña al acuerdo de empleo. Si tiene secretos de la empresa que desea proteger, asegúrese de que aquellos que tienen acceso a la información tengan un «necesitan saber» y que firmen un NDA que dure más allá de su empleo.
• Pactos como no solicitar o no competir: Estas cláusulas protegen a los empleadores al limitar la capacidad de un ex empleado para reclutar a otros para que abandonen el negocio (sin solicitud) y evitando que el empleado se una o funde una nueva compañía que competirá con su negocio una vez que se vayan (no compitan). Ambas cláusulas, pero especialmente las cláusulas de no competencia, deben considerarse cuidadosamente y redactarse artísticamente o corren el riesgo de anular la cláusula o, lo que es peor, todo el acuerdo. En algunos estados, como California, las no competencias no son exigibles, excepto en circunstancias muy limitadas. Algunos empleadores también agregan procedimientos en torno a la devolución de la propiedad de la compañía y la notificación de un nuevo empleo.
• Un proceso para la resolución de disputas: Esto establece las reglas y procedimientos si la relación termina mal, lo que resulta en una pelea legal. Esto puede ser en los tribunales o en privado en el arbitraje y contiene una cláusula de elección de ley.
• Texto modelo: Estos elementos, como la capacidad de enmendar y asignar, además de las disposiciones sobre la provisión de avisos y una serie de otras cláusulas típicas que se encuentran en los acuerdos comerciales se incluyen en muchos contratos.

Lo más importante que las empresas deben recordar es que la relación empleado-empleador es una de las más importantes para una empresa, particularmente para las pequeñas empresas.

Contratación

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¿Debería incorporar las políticas de la empresa?

Las políticas de empleo generalmente se encuentran en un manual del empleado, que contiene información y políticas sobre la empresa y su relación con los empleados, pero no es un contrato. Asegúrese de que los empleados tengan la oportunidad de leer y comprender los términos establecidos en el manual para evitar sorpresas o problemas. Luego pídales que firmen un reconocimiento indicando que entienden estas políticas y que mantengan ese reconocimiento en su archivo.

Un buen manual del empleado les permite a los empleados saber lo que se espera de ellos. También les permite saber que están siendo tratados de la misma manera que otros empleados, que todos los empleados están sujetos a las mismas políticas.

Lo más importante que las empresas deben recordar es que la relación empleado-empleador es una de las más importantes para una empresa, particularmente para las pequeñas empresas.

Debe haber equidad, toma y daca entre el empleador y el empleado. Existen manuales, acuerdos y políticas para beneficiar al empleado tanto como al empleador. Establecer y seguir estas «reglas del juego del empleo» se asegura de que no haya sorpresas desagradables y les permite a sus empleados saber que son tratados de manera equitativa y justa.

Tener un conjunto de políticas y no seguirlas religiosamente a veces es peor que no tener políticas en absoluto.

¿Cuándo se presenta un acuerdo con la nueva contratación?

La mejor práctica es liderar con una carta de oferta formal que contenga todos los detalles comerciales de la posición. Cualquier negociación debe ocurrir mucho antes de redactar un acuerdo.

Una vez que se maneje, pase al acuerdo formal de empleo. Es importante tener el acuerdo firmado antes de que el empleado comience. Asegúrese de darle a su nuevo empleado el tiempo suficiente para leer, entender (y negociar, si lo desea) todos los términos de su empleo. Prefiero permitir al menos una semana para esto siempre que sea posible.

¿Necesita revisar los acuerdos de los empleados con un abogado?

Si bien contratar a un abogado laboral calificado (uno con experiencia en la redacción de acuerdos de empleo) probablemente conducirá a un acuerdo altamente personalizado, no todas las relaciones laborales requieren una factura por hora.

La necesidad de acuerdos detallados e intrincados redactados por abogados es principalmente necesaria para las contrataciones ejecutivas y clave, debido a la naturaleza e importancia de esos roles.