Hoy en día, el envío de correos electrónicos es una parte inevitable de la mayoría de las relaciones comerciales. De hecho, el trabajador estadounidense promedio recibe alrededor de 126 correos electrónicos por día.
Saber cómo escribir un correo electrónico limpio, con conciencia y profesional puede ayudarlo a tener éxito en el lugar de trabajo.
Si bien muchas personas tratan los cierres de correos electrónicos como una idea de último momento, a menudo son una de las partes más importantes de un mensaje. Su aprobación es lo último que un jefe, colega o cliente verá antes de responder. Quieres asegurarte de dejar una impresión positiva.
Aquí, vamos a repasar cómo terminar un correo electrónico en una nota profesional, ya sea que se encuentre en un entorno amigable o formal.
La importancia de terminar correctamente un correo electrónico
Con un final adecuado para su correo electrónico, es más probable que vea resultados positivos. Si le está pidiendo al destinatario que haga algo, una llamada a la acción cortés lo motivará a comenzar. También puede dejar su información de contacto para establecer un diálogo de ida y vuelta.
Como mínimo, cerrar un correo electrónico con una firma profesional te hará notar. Es más probable que un destinatario recuerde un correo electrónico educado y bien construido. Además, es más probable que respondan positivamente y tomen medidas.
Ya sea que esté enviando un correo electrónico desde su computadora de trabajo o su iPhone, siempre debe cerrar con algo cortés y profesional.
Una firma de correo electrónico es muy parecida al final de una conversación, y puede dejar a la otra parte con un impacto duradero. Al igual que cuando conoces a alguien cara a cara, es importante que hagas una buena primera impresión.
Consejos para finalizar correos electrónicos
Si bien no existe una solución única para una aprobación bien diseñada, hay algunas cosas que puede hacer para finalizar su correo electrónico con una nota positiva.
Sé conciso
Si bien es importante incluir toda la información pertinente en un correo electrónico profesional, también debe mantener las cosas rápidas. Un correo electrónico largo pierde tiempo para todos los involucrados.
Si su correo electrónico es demasiado largo, es posible que no se lea. Su destinatario también puede perder accidentalmente puntos importantes mientras lee. Como mínimo, es seguro que irritará a los colegas y clientes que buscan una comunicación rápida y eficiente.
Siempre mantenga las cosas lo más claras y concisas posible al cerrar su correo electrónico. Solo incluya información relevante y omita cualquier lenguaje pelusa o florido. Es posible que incluso desee recurrir a viñetas al proporcionar información de contacto.
Revisar ortografía y gramática
Si bien un pequeño error ortográfico puede parecer que no es gran cosa, parece poco profesional en las comunicaciones comerciales. Tu destinatario puede asumir que no te tomaste el tiempo para revisar tu correo electrónico antes de enviarlo.
La ortografía y la gramática pueden hacer que un correo electrónico profesional parezca apresurado o descuidado. Si desea mostrarle a su destinatario que está invertido en la conversación, debe dedicar unos minutos a revisar cada correo electrónico antes de presionar enviar.
Si la edición no es su fuerte, puede encontrar aplicaciones y software que harán el trabajo por usted. Un recorrido rápido a través de su corrector ortográfico elegido puede salvarlo de la vergüenza futura al señalar errores tipográficos que de otro modo podría haber pasado por alto.
Usar una plantilla
Puede ahorrar tiempo firmando correos electrónicos profesionales haciendo una plantilla para usar durante las comunicaciones. Puede modificar su plantilla base para que se adapte a la conversación dada. Para algunas personas, podría ser mejor tener una variedad de plantillas diferentes para diferentes circunstancias.
Un plantilla de firma de correo electrónico incluye información de firma esencial, como su nombre e información de contacto. Puede agregar este tipo de plantilla a su mensaje de cierre cada vez para asegurarse de que no olvide incluir ninguna información crítica en su correo electrónico.
Qué incluir en un cierre de correo electrónico
Al cerrar un correo electrónico profesional, siempre debe asegurarse de que el destinatario sepa cómo comunicarse con usted. Hay algunas piezas vitales de información que siempre debe asegurarse de incluir en su firma.
Nombre y apellido
Lo primero que debe incluir en cualquier firma de correo electrónico es su nombre completo. Debería ser fácil para el destinatario saber de un vistazo quién está enviando un correo electrónico. Incluso si su nombre se adjunta a su identificador de correo electrónico o carta de presentación, debe asegurarse de repetirlo en el cierre de su correo electrónico.
Por lo general, es mejor evitar el uso de nombres informales al enviar un correo electrónico profesional. Solo debe incluir apodos si así es como otros en su empresa lo identifican.
Información de la empresa
Ya sea que trabaje por cuenta propia o trabaje para una gran corporación, debe incluir información como el nombre de su empresa y su título oficial de trabajo.
Si está tratando con un cliente, es posible que desee agregar la declaración de misión o el lema de su empresa a su declaración de firma. Hacerlo puede dar a los forasteros una mejor idea de los objetivos y valores centrales de su empresa y forjar un sentido de camaradería.
Información de contacto
Al enviar un correo electrónico profesional, debe asegurarse de que el destinatario sepa cómo ponerse en contacto con usted. Uno de los mayores errores que puede cometer al enviar un correo electrónico a un cliente o colega es olvidar su información de contacto en su firma.
Siempre incluya su dirección de correo electrónico en el cuerpo de su declaración de cierre, incluso si el destinatario ya puede verla en su bandeja de entrada. También debe agregar su número de teléfono y extensión en caso de que el destinatario prefiera hablar o enviar correos electrónicos.
Si las redes sociales son una parte importante de su vida profesional, es posible que desee vincular a perfiles importantes. En estos días, muchos profesionales usan su página de LinkedIn para comunicarse con compañeros de trabajo, clientes y más.
Llamado a la acción
Si desea que su destinatario tome medidas, debe incluirlo en su línea de cierre. Ya sea que esté pidiendo informes o simplemente desee una devolución de llamada, es una buena idea decirlo en su correo electrónico.
Una llamada a la acción (CTA) hace que sea más probable que un destinatario haga un seguimiento después de aliviar un correo electrónico. Incluir una sola llamada a la acción en tu correo electrónico puede aumentar los clics hasta en un 371%.
Si le preocupa olvidarse de incluir información crítica, es posible que desee usar una plantilla de firma de correo electrónico. Esto agregará automáticamente la información de contacto elegida al final de cada correo electrónico que envíe.
Cómo finalizar un correo electrónico
El final que elija para su correo electrónico dependerá principalmente del destinatario. No importa cuál sea la situación, debe asegurarse de presentarse como educado y profesional.
Configuración formal del negocio
Si está enviando un correo electrónico a un contacto profesional, generalmente querrá apegarse al lenguaje formal. Esto es especialmente cierto si no está familiarizado con el destinatario o si los dos están hablando por primera vez.
Una firma formal debe ser cálida y educada, pero no demasiado familiar. Esto incluye cualquier saludo como Saludos o Atentamente. Sinceramente y Respetuosamente tuyo también son apuestas seguras que funcionan bien en casi cualquier entorno corporativo.
Entorno empresarial amigable
Cuando tiene una relación amistosa con un cliente o colega, puede salirse con la suya sonando un poco más informal en sus cartas comerciales. De hecho, un poco de informalidad puede contribuir en gran medida a forjar relaciones profesionales amistosas.
Un cierre semiprofesional debe ser tan conciso y educado como en un correo electrónico formal. Sin embargo, puede agregar un poco más de calidez con firmas como Atentamente y Mis mejores deseos.
Si está enviando un correo electrónico a alguien que ve con frecuencia en su vida cotidiana, puede cerrar con una firma como Nos vemos o Nos vemos luego.
Agradecimiento y aprecio
Expresar gratitud es una de las mejores maneras de garantizar una respuesta positiva de su destinatario. Simplemente agregando Gracias o Gracias de antemano puede mejorar drásticamente las tasas de respuesta de correo electrónico al enviar un correo electrónico profesional.
Firmas de correo electrónico para evitar
En un entorno profesional, hay muchas firmas que debe evitar si no desea causar un revuelo. Incluso con caras amistosas, es mejor no errar en el lado de lo demasiado informal.
Como regla general, no cierre su correo electrónico comercial con ningún saludo que usaría para un amigo cercano, familiar o pareja. Firmas que muestran afecto, como amar, abrazos y besos, o incluso XOXO, se ven muy poco profesionales en un entorno empresarial.
También debe evitar cualquier firma de estilo de texto que pueda confundirse con errores tipográficos. Esto incluye cualquier saludo como Thx, Ty, KK, y más. También es mejor excluir emojis y emoticonos.
Ejemplos de cómo finalizar un correo electrónico
No siempre es fácil escribir una firma de primera categoría en su correo electrónico. Una de las mejores maneras de aprender es mirando ejemplos.
Aquí, vamos a repasar algunas formas diferentes de finalizar un correo electrónico profesional.
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Gracias por contactarme. Me ocuparé de esto lo antes posible. Por favor, hágamelo saber si hay algo más que pueda hacer.
Saludos
Juan Fulano
Jefe de Equipo, Empresa A
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Respetuosamente
J. Fulano
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Sinceramente
Jane Fulano
Profesional experimentado
123-456-7890
janedoe@janedoe.com
Conclusión
Al escribir un correo electrónico, las líneas de cierre pueden ser tan importantes como el cuerpo.
Al saber cómo terminar un correo electrónico, puede impresionar a sus colegas y mejorar sus relaciones profesionales. Seguramente dejará una impresión positiva duradera con un final conciso, educado y profesional para su correo electrónico.
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