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Una breve guía para organizar una buena reunión

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Las reuniones son una parte ineludible de la mayoría de los trabajos, pero su utilidad tiende a dividir las opiniones. Algunos las consideran un mal necesario, otros intentan evitarlas siempre que sea posible y, por supuesto, algunos no se cansan de ellas. Sin embargo, la mayoría está de acuerdo en que una reunión eficaz, eficiente y bien dirigida es algo que hay que agradecer.

¿Qué hace que una reunión sea buena?

¿Cómo se puede organizar una reunión que alcance sus objetivos específicos, fomente el debate abierto y ofrezca resultados tangibles en el menor tiempo posible? En la era del trabajo híbrido, esta cuestión se aplica también a las reuniones virtuales, que pueden convertir un día de trabajo concentrado en una serie de llamadas de Zoom que se comen las horas.

La reunión ideal es aquella que se mantiene en el tiempo, incluye sólo a las personas cuya presencia es realmente necesaria para tratar el tema en cuestión y logra los objetivos establecidos de antemano. Veamos algunos consejos útiles para aprovechar al máximo el tiempo de colaboración.

¿Es realmente necesaria una reunión?

Empieza con esta gran pregunta. Todos hemos asistido a reuniones que podrían haber sido fácilmente un correo electrónico o una breve discusión en un foro como Slack. Antes de organizar una reunión, da un paso atrás y pregúntate si realmente es necesaria.

Una reunión será necesaria si es más probable que se tome una decisión o se logre un resultado si todos hablan en persona en lugar de intercambiar mensajes en línea. Además, el tiempo de desplazamiento necesario para una reunión presencial debe estar justificado por el objetivo de dicha reunión.

Las reuniones presenciales pueden ser mejores cuando el trabajo está en curso y se requiere colaboración para llevarlo a cabo. Una reunión virtual podría ser buena para una presentación del trabajo reciente y cuando se esperan preguntas. La opción de no reunirse podría ser cuando los individuos sólo necesitan revisar un trabajo antes de finalizarlo.

Cómo priorizar la productividad

Nadie te va a reprochar que pases los primeros minutos de una reunión poniéndote al día con tus compañeros de trabajo mientras esperas a que se incorporen el resto de asistentes. Dicho esto, ten en cuenta el tiempo de todos y evita desviarte demasiado de tus objetivos. Vuelve siempre a centrar la reunión en tus objetivos y en lo que intentas conseguir. ¿Hay una estructura para la reunión o es probable que se convierta en una batalla campal? Céntrate en lo que importa.

Cómo organizar una reunión con éxito

  • Averigua quién es realmente necesario que asista: con demasiada frecuencia, no todas las personas invitadas a una reunión necesitan realmente estar allí. Envía las invitaciones en función de la necesidad y no de la política. Un menor número de personas también facilita la organización de una hora y un lugar que convengan a todos. Asegúrate de que los detalles de la reunión estén disponibles después, por si alguien quiere saber lo que pasó.
  • Programar con eficacia: todo lo que se necesita para una reunión -desde reservar una hora y un espacio hasta pedir el equipo- tiene que ser eficiente y rentable. Las soluciones de reserva de salas de reuniones ofrecen a las empresas la oportunidad de crear una cultura de mejor gestión de las reuniones.
  • Concéntrese en el tiempo: analice el motivo de su reunión y establezca la duración en consecuencia. Los estudios muestran que la duración media de una reunión es de 31 a 60 minutos. En realidad, la capacidad de atención media es de sólo 10-18 minutos. Considere la posibilidad de acortar los tiempos de las reuniones programadas siempre que sea posible. ¿Sus agendas actuales tratan de meter demasiado en una sola reunión? ¿Podría ser más eficaz dividir algunas de esas reuniones en sesiones más cortas y centradas con asistentes más específicos? Para saber más sobre la duración de las reuniones, consulte este artículo.
  • Una sala de reuniones adecuada: ¿qué tipo de equipamiento y espacio necesita para que su reunión sea eficaz? Las herramientas de presentación deben ser fáciles de usar y estar listas para funcionar. El departamento de TI debe poder preparar los equipos necesarios con antelación para que nadie tenga que esperar. Si se trata de una reunión con un cliente importante, hay que reservar un espacio más grande (y quizás más impresionante) que si se trata de una reunión interna del equipo. Si se trata de una reunión individual, considera opciones no tradicionales. ¿Sería beneficioso reunirse fuera de las instalaciones, en un entorno menos formal como una cafetería?
  • Consideraciones internacionales: muchas empresas operan de forma multinacional y la accesibilidad es una cuestión clave cuando algunos están presentes en la sala de reuniones y otros están en otro continente. Esto puede requerir una simple conferencia telefónica o una solución más compleja, como la videoconferencia. En este último caso, pruebe con herramientas para compartir la pantalla de forma sencilla, como Zoom o Skype for Business. Lo más importante es que te asegures de que tus salas de reuniones están debidamente equipadas para acoger este tipo de videoconferencias con las herramientas audiovisuales adecuadas.

Cómo mantener la atención de los participantes

Por último, garantizar que los participantes en la reunión estén atentos y escuchen en todo momento es un reto importante. Una de las mejores ideas es reservar la reunión cuando la gente esté lista para trabajar. Las 4 de la tarde de un viernes suele ser un horario de noche en el que todo el mundo está pensando en el fin de semana. Durante la reunión, fomente la participación y elimine las distracciones. Los ordenadores portátiles y los teléfonos deben estar apagados siempre que sea posible.

Pensamiento híbrido

Gestionar una reunión de forma eficaz es crucial en la era del trabajo híbrido, cuando la gente quiere que el espacio sea más productivo y reunirse en persona es más un evento que la realidad cotidiana que solía ser. Si te aseguras de que todo el mundo aprovecha al máximo su tiempo y colabora eficazmente, estarás ayudando a tu empresa a sacar el máximo partido de nuestro mundo cada vez más flexible.