Cómo usar Automator en una Mac para simplificar las tareas

Para muchos usuarios de macOS, la aplicación Automator es una de las pocas aplicaciones predeterminadas instaladas por Apple que probablemente nunca tocarán. No hay duda de que puede ser intimidante para cualquiera que sienta que no tiene la aptitud técnica para crear sus propios flujos de trabajo. Esos pensamientos cambiarán rápidamente después de probar Automator durante unos días y darse cuenta de que realmente puede ayudar a ahorrar tiempo en las tareas diarias. Siga leyendo para aprender a usar Automator en una Mac para simplificar las tareas.

¿Qué es Automator?

Básicamente, Automator es la solución ideal en su Mac que puede hacer todas sus tareas aburridas y repetitivas por usted. ¿La mejor parte? Está integrado y es totalmente gratuito. Tareas como cambiar el nombre o el tamaño de varios archivos a la vez son la razón perfecta para obtener más información sobre Automator. Con Automator, no necesita ningún conocimiento avanzado de codificación, secuencias de comandos o programación, y ya hay cientos de acciones y flujos de trabajo disponibles.

Abriendo Automator

Abrir la aplicación Automator no es diferente a abrir cualquier otra aplicación.

1. Abra Spotlight, escriba «Automator» y haga clic en el resultado de búsqueda de Automator.

2. Abra Launchpad, luego escriba Automator para ubicarlo y abrirlo.

Cuando Automator está abierto, su próximo paso es hacer clic en «Nuevo documento» en la esquina inferior izquierda. Esto te lleva al menú Automator.

Elegir un flujo de trabajo

Para cualquiera que vea la aplicación por primera vez, definitivamente puede parecer confuso. Hay una gran cantidad de opciones de flujo de trabajo disponibles, pero nada que temer, ya que todas son simples.

• Flujo de trabajo: es la forma más fácil de usar Automator y el caso de uso estándar, básicamente cualquier trabajo que pueda hacer dentro de la aplicación.
• Aplicación: fiel a su nombre, el flujo de trabajo de la aplicación se ejecuta cada vez que lo abre, agrega un archivo, etc.
• Acción rápida: es mejor para Finder Windows, Touch Bar o el menú Servicios. La parte más notable de Quick Action es el menú Servicios, donde puede realizar ajustes en el menú del botón derecho cuando y donde sea que se use.
• Complemento de impresión: esto cubre cualquier flujo de trabajo que esté disponible dentro de su cuadro de diálogo Imprimir. Si se trata de imprimir en cualquier lugar de macOS, aquí es donde creará cualquier acción automatizada.
• Alarma de calendario: como uno de los flujos de trabajo más importantes para cualquiera que busque simplificar las tareas, la alarma de calendario se ejecuta cada vez que ocurre un evento de calendario.
• Complemento de captura de imagen: esta herramienta automatizada ayuda a darle vida. Esencialmente, puede elegir cualquier acción aquí que desee realizar siempre que las imágenes se importen desde una cámara digital, iPhone, iPad, etc.
• Comando de dictado: esto le permite controlar su Mac con su voz.

Agregar acciones al flujo de trabajo

El pan y la mantequilla de Automator sucede aquí ahora que tiene una buena comprensión de lo que puede hacer. Con la ventana abierta, tienes dos columnas a la izquierda.

• «Biblioteca» es una colección de todas las acciones que puede realizar por aplicación o el tipo de archivo o datos.
• Una vez que seleccione algo en la Biblioteca, la segunda columna mostrará la lista de acciones reales que se pueden realizar a través de aplicaciones como su aplicación Calendario, Correo o Contactos.

Esto prepara el escenario para las tareas más básicas. Son la columna vertebral de cada tarea futura que cree, sin importar cuán detallada o básica sea.

Cambiar el nombre de varios archivos

Con una comprensión básica de Automator en su haber, es hora de comenzar a armarlo todo. Una tarea tediosa que a todos les encantaría simplificar es cambiar el nombre de varios archivos a la vez. Automatice esta tarea y ahorre un tiempo valioso.

1. Abra Automator en la Mac y elija «Flujo de trabajo» como su preferencia.

2. Asegúrese de que «Acciones» esté seleccionado en el menú del extremo izquierdo en la parte superior de la pantalla. Busque «Biblioteca» y haga clic en «Archivos y carpetas».

3. En el lado derecho de la pantalla, identifique «Obtener elementos seleccionados del buscador», luego haga clic y arrástrelo a la ventana principal de la derecha.

4. Mire debajo de las opciones en el menú y elija «Cambiar el nombre de los elementos del buscador» y arrástrelo a la ventana principal directamente debajo de la acción anterior. Se abrirá una ventana emergente que le preguntará si desea hacer copias de los elementos renombrados o cambiar los originales.

5. Busque «Agregar fecha u hora» y seleccione la acción que desea usar a continuación. Elija «Reemplazar texto» y agregue los nuevos nombres para sus archivos.

6. Finalmente, abra Finder y apúntelo a la ubicación de los archivos que desea cambiar de nombre y seleccione todos los archivos. Haga clic en el botón «Ejecutar» en Automator.

Combinar archivos PDF

Otra tarea básica pero que ahorra tiempo es tener la opción rápida de combinar varios archivos PDF en uno.

1. Abra Automator y haga clic en «Flujo de trabajo».

2. Debajo de «Acción», busque «Biblioteca -> Archivos y carpetas». Busque «Obtener elementos seleccionados del buscador» en el menú de la derecha y arrástrelo a la ventana principal.

3. Vuelva al menú de la izquierda y busque «PDF» y haga clic en él para que aparezca el siguiente conjunto de opciones de menú a la derecha. Busque «Combinar páginas PDF» y arrástrelo también a la ventana principal.

4. Elija entre «Adjuntar páginas» y «Mezclar páginas». Es probable que la primera sea la mejor opción para la mayoría de las personas.

5. Mire hacia atrás en la columna del medio y localice «Move Finder Items». Arrástrelo a la ventana principal también debajo de las otras dos opciones.

6. En el cuadro desplegable «Para», seleccione un destino para su PDF combinado. Una vez que ejecute la automatización, el nuevo PDF se agregará automáticamente a esa carpeta/destino.

Para terminar

No hay duda de que, a primera vista, Automator puede parecer una aplicación que requiere un profundo conocimiento práctico de macOS. Si bien eso no es cierto, lo que es cierto es que al tomarse unos minutos para experimentar y jugar, aprenderá rápidamente cómo usar Automator en una Mac para simplificar su día. Con Automator se pueden realizar pequeñas tareas, desde abrir un número preestablecido de URL web a la misma hora cada mañana hasta configurar mensajes de cumpleaños automatizados.