5 consejos de gestión del tiempo para gestionar eficazmente su día
¿Ha observado que una tarea le llevará tanto o tan poco tiempo como planee? En otras palabras, si permite que una tarea de 30 minutos tome una hora o más, lo hará. Ya sea que trabaje desde su casa o en su oficina, necesita hacer el mejor uso de su tiempo para ser productivo. Pero esta lógica no se limita solo al trabajo: la gestión eficaz de su tiempo también es importante para otras actividades, como las tareas domésticas. Siga para aprender cinco consejos de administración del tiempo que lo ayudarán a aprovechar al máximo su día.
Crear una lista de tareas pendientes
El mejor consejo de gestión del tiempo es planificar cómo utilizará su tiempo. Para ello, debe enumerar todas las tareas que desea realizar al día siguiente en una lista de tareas pendientes. Categorice las tareas en los siguientes grupos utilizando el principio de Eisenhower:
- Tareas urgentes e importantes.
- Tareas importantes pero no urgentes
- Tareas urgentes pero no importantes
- Tareas ni importantes ni urgentes
Complete estos grupos de tareas en el orden en que se enumeran arriba. Todas las tareas urgentes e importantes deben hacerse primero, luego puede hacer las tareas importantes pero no urgentes. Quizás te estés preguntando por qué deberías hacer tareas importantes pero no urgentes antes que tareas urgentes pero no importantes, y la razón es simple: cuando una tarea no es importante, su urgencia no tiene sentido. Además, no encontrarás muchas tareas que sean urgentes pero no importantes. La última categoría de tareas a manejar es la que no es ni importante ni urgente.
Establecer un límite de tiempo para cada tarea
Otro consejo importante para administrar el tiempo es establecer un límite de tiempo para cada tarea. Esto le permitirá saber si puede terminar todas las tareas necesarias dentro de su día. En el curso de establecer una restricción de tiempo, puede descubrir que el tiempo asignado puede no ser suficiente. En esa situación, puede delegar algunas de las tareas a otra persona o posponerlas. Si no se molesta en establecer límites de tiempo, es posible que no descubra el problema hasta que sea demasiado tarde.
Imagínese lo que sucedería si no pudiera preparar algunos informes cruciales para una reunión de gestión y no se diera cuenta de que no podría terminar los informes hasta que la reunión estuviera a punto de comenzar. Establecer límites de tiempo lo ayudaría a prevenir una situación tan embarazosa.
Debes tomar algunos descansos
Las personas no están destinadas a trabajar durante largas horas sin tomar un descanso. Si trabaja sin tomar descansos, es probable que la ley de rendimientos decrecientes la establezca en su productividad. Una vez que se gasta, su productividad comienza a caer gradualmente hasta llegar a cero. Pero después de tomar un descanso, te sientes revitalizado, renovado, revigorizado y con energía.
De hecho, necesita varias sesiones de descanso. Trabajar durante largas horas sin tomar descansos crea una base sólida para el agotamiento. Durante el descanso, puede tomar algunos bocadillos, tomar una siesta o ver avances de películas. Haz cualquier cosa que sea relajante y entretenida. Cuando regrese al trabajo, encontrará que su productividad ha aumentado nuevamente.
Siempre mida el tiempo
Es necesario que te tomes el tiempo mientras llevas a cabo cada tarea. Cuando lo haga, descubrirá rápidamente cuándo una tarea está tomando más tiempo que su límite de tiempo. Además, debes hacer esfuerzos para mejorar tu velocidad cada vez. Si le lleva 75 minutos terminar una tarea, debe trabajar para reducirla a 60 minutos la próxima vez. Si tiene éxito, puede intentar reducir aún más el tiempo hasta que ya no se pueda reducir.
Después de todo, tu dominio de una tarea aumenta cada vez que la haces, por lo que tu velocidad debería seguir el mismo patrón. Sin embargo, tenga en cuenta su precisión. No sacrifique la precisión por la velocidad.
Hacer trabajos relacionados juntos
Un consejo de administración del tiempo que se pasa por alto es organizar tareas relacionadas y llevarlas a cabo consecutivamente. Por ejemplo, si es un vendedor, es mejor hacer todos sus informes uno tras otro antes de salir de la oficina para el trabajo de campo.
Lo mismo se aplica a otros profesionales y sus tareas. Como conductor de reparto, tiene sentido trazar un mapa de las ubicaciones de entrega en la misma comunidad de forma consecutiva. Esto le ahorrará tiempo y combustible. Lo mismo se aplica a su tiempo en casa. Tiene mucho más sentido hacer todas las tareas de la cocina antes de salir para doblar la ropa o pasar la aspiradora.
Para terminar
Si bien hemos discutido cinco consejos clave de administración del tiempo que siempre debe seguir, también debemos mencionar uno que lleva una advertencia. Solo intente realizar múltiples tareas cuando esté seguro de que puede manejarlo. Si las tareas requieren precisión y exactitud, tenga cuidado. La calidad de las tareas que haces individualmente siempre será mejor que la de las tareas que haces simultáneamente. Junto con estos consejos, asegúrese de alejarse de los mitos de la administración del tiempo que pueden atraparlo para que trabaje más duro.
