7 consejos para iniciar un negocio de asistentes virtuales

Las empresas de todos los tamaños necesitan ayuda administrativa, pero tener un empleado a tiempo completo en el lugar puede ser un costo prohibitivo. Ingrese a los asistentes virtuales (VAs), profesionales administrativos que ofrecen una amplia variedad de servicios a distancia, operando como sus propias pequeñas empresas.

A través de tecnología como el software de colaboración en la nube, las videoconferencias, las aplicaciones de gestión de proyectos y la mensajería instantánea, los empresarios que desean crear una empresa de asistentes virtuales tienen todas las herramientas necesarias para trabajar con éxito con los clientes empresariales.

«Las razones para utilizar una empresa de VA se han vuelto más orientadas a las necesidades, personalizadas y de servicio», dijo Michelle Anastasio-Festi, CEO y fundadora de CT Virtual Assistance. «Ha ido más allá de reducir gastos o necesitar más tiempo, (y los negocios ahora) enfocándose en el panorama más amplio de cómo contratar a una VA puede ayudarles a lograr sus objetivos de negocios más rápido, o promover su marca o servicio».

Si está interesado en aprovechar esta lucrativa oportunidad de negocio y convertirse en una VA, aquí tiene algunos consejos de expertos sobre cómo hacer que funcione.

1. Leer, investigar y hacer contactos.

Operar como VA por su cuenta puede sentirse como si estuviera solo, pero de hecho, hay grupos de profesionales, foros en línea y libros para apoyarle en su sueño empresarial. Al leer e investigar qué servicios puede realizar una VA, puede reducir sus propias ofertas. Y al establecer una red con otras AV, puede beneficiarse con la subcontratación de trabajo o el asesoramiento de AV más establecidas.

«La mayoría de los VAs están más que felices de ayudar a alguien que es nuevo en el campo. E incluso si no tienen ningún trabajo de subcontratación, pueden referirte a alguien que sí lo tenga», dijo Julie Perrine, CAP-OM, certificada por el MBTI, con All Things Admin.

2. Desarrollar un plan de negocios.

Como con cualquier negocio, necesitas desarrollar un plan de negocios antes de lanzar una compañía de VA. Un plan de negocios es un esquema de su compañía y de cómo planea operar. El plan de negocios actúa como una línea de tiempo para su empresa. Además, si planea buscar préstamos o inversores para el negocio de la VA, los prestamistas le pedirán una copia de su plan de negocios.

3. Elija la estructura de su empresa.

La estructuración de su negocio es un requisito antes de hacer públicos sus servicios. Hay múltiples estructuras de negocios disponibles. De acuerdo con la Administración de Pequeñas Empresas, una empresa unipersonal es ideal para empresas de bajo riesgo o individuos que quieren probar las aguas con su nueva empresa antes de formalizar los planes. Las opciones de estructura adicionales incluyen corporaciones, LLC y sociedades. Todas las estructuras tienen ventajas y desventajas fiscales.

Antes del lanzamiento, consulte con su municipio sobre los requisitos de licencia que pueda necesitar para su nueva empresa.

4. Amplíe su conjunto de habilidades.

Ser una VA es mucho más que ayudar con las tareas que su cliente necesita que haga. Tener experiencia en la oficina le ayudará en sus deberes diarios, pero como una empresa independiente, necesita aprender las cuerdas de cómo dirigirla.

«Trabajar virtualmente significa que debes ejercer una gran disciplina», dijo Tim Petree, vicepresidente senior de BST Concierge. «Eres tu propio jefe, (pero) esas reglas corporativas que una vez parecieron ser una lata pueden salvarte de la ruina financiera cuando eres el CEO o el propietario único». En todo caso, ahora debes estar familiarizado con todas las áreas de la administración de negocios: ventas, marketing, IT, servicio al cliente, gestión de proyectos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y cumplimiento».

5. Comunícate claramente.

Como en cualquier tipo de trabajo virtual, no estar en la oficina para las interacciones cara a cara con sus clientes puede presentar algunas dificultades si sus comunicaciones o las de ellos no son claras. Los VAs realizan muchas de las tareas diarias importantes que mantienen un negocio en funcionamiento, por lo que saber lo que se requiere de usted como proveedor de servicios es clave para la satisfacción del cliente.

6. Comercialice su negocio.

La comercialización es esencial cuando se desarrolla un negocio exitoso de VAs. La investigación de palabras clave le ayudará a comenzar un plan de marketing para su empresa. Averigüe qué palabras clave están usando los clientes para encontrar servicios de VA. Herramientas como Moz son útiles en la investigación de términos de palabras clave. Una vez que seleccione sus palabras clave, intégrelas en todos los materiales de marketing para el negocio de la VA. Sus esfuerzos de marketing deben incluir un sitio web profesional y fácil de usar. Un sitio web optimizado y bien diseñado atraerá nuevos clientes. El mercadeo en medios sociales también debe ser parte de su estrategia para su empresa de VA.

7. Adáptese a las necesidades de sus clientes.

Como VA y como propietario de un negocio, usted necesitará ser capaz de entregar exactamente lo que cada cliente necesita. Es una buena idea determinar la mejor estructura para sus paquetes de servicios y precios en base a lo que sus clientes están buscando.

«Una VA proporciona a los dueños de negocios la oportunidad de obtener exactamente lo que necesitan, cuando lo necesitan, como ordenar de un menú», dijo Anastasio-Festi. «Debido a que la mayoría de las VAs ofrecen una amplia gama de servicios a varias industrias, se vuelve confuso en cuanto a quién necesita más. [Nuestra empresa] se está alejando de los retenedores por hora y más hacia la personalización de paquetes mensuales individuales que se adaptan a las necesidades de cada cliente.»

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