Zoom a la productividad: Consejos para lograr la máxima eficiencia en las reuniones virtuales
A medida que el trabajo remoto continúa creciendo en prominencia y aceptación, las aplicaciones de videoconferencia están creciendo exponencialmente en uso. Las aplicaciones como Zoom, así como Microsoft Teams, brindan una forma invaluable de mantener la esencia de las reuniones «cara a cara«, incluso cuando están a millas o cientos de millas de distancia. Así como los líderes deben encontrar una manera de mantener a todos enfocados y en la tarea, los participantes en la reunión también deben asegurarse de que estén listos para participar. Siga los consejos a continuación para conocer la mejor manera de ser productivo cuando asista a una reunión de Zoom y gane a sus compañeros de trabajo y jefes.
Mira directamente a la cámara
Si está mirando a otra parte de la pantalla durante una reunión de Zoom, es una clara indicación de que algo lo distrae. Claro, puede estar leyendo hechos y cifras relevantes para la discusión. También podría estar leyendo las noticias o un webcomic. El contacto visual directo con la cámara les dará a todos la impresión de que estás directamente involucrado en el tema y la conversación. La mayoría de las computadoras portátiles requieren que mires un poco hacia abajo y eso está bien. Todo lo que importa es que estás mirando directamente a la cámara. Esto ayuda a simular la conexión «ojo a ojo» que de otro modo tendría en una oficina.
Revisa tu entorno
Otro paso principal para garantizar una buena participación cuando asiste a una reunión de Zoom es conocer su entorno. Ser remoto también plantea la posibilidad de que los ruidos de fondo ingresen inadvertidamente a sus reuniones de Zoom. Eso significa que los niños gritan de fondo, el paisajista trabaja afuera, los vecinos ponen la música demasiado alta, etc. Si no está hablando, es una buena práctica asegurarse de que su micrófono esté silenciado. Lo mismo ocurre con el fondo cuando estás frente a la cámara. Asegúrate de no tener nada que distraiga en el fondo, como un póster de una película o un armario lleno de ropa sucia. Del mismo modo, apague el timbre de su teléfono. Lo último que desea es que suene su tono de llamada mientras está hablando o silenciado.
Tener buena iluminación
Los participantes de Zoom pueden decidir si se comparten en la cámara o no, pero si lo hace, tenga buena iluminación disponible. Eso no quiere decir que deba estar al aire libre bajo la luz solar directa, pero tampoco trate de elegir una habitación oscura. Otras personas en la reunión quieren ver con quién se están comunicando, así que tenga cuidado con la iluminación deficiente. Si está sentado directamente frente a una ventana, la luz del sol puede ser captada por una cámara web, y la exposición hará que sea difícil ver y que otros lo vean a usted. En su lugar, mire hacia la ventana en lugar de ponerla sobre su hombro. Si se encuentra en una oficina en casa con poca luz exterior, invierta en una lámpara económica. Una mejor iluminación hará que sea más fácil para todos verte.
Chat y Reacciones
Si está escuchando a otros hablar durante la reunión y desea participar sin interrumpir, Zoom tiene funciones de chat y reacción integradas. La opción de chat es una excelente manera de hacer una pregunta sin interrumpir mientras alguien está hablando. También es una excelente manera de agregar información para cualquier otra persona interesada en el tema sin interrumpir al orador actual. Del mismo modo, Zoom tiene botones de reacción dual incorporados. Estas son formas rápidas y fáciles de mostrar su entusiasmo sin interrumpir a alguien. Ambos pasos muestran a la gerencia que usted está comprometido y participando activamente sin interrumpir el pensamiento de alguien mientras habla.
Usa tu voz interior
Esta es otra idea que debería ser bastante obvia cuando asiste a una reunión de Zoom, pero hablar durante la reunión no es diferente a hablar con alguien sentado a su lado. Con eso en mente, asegúrese de usar su voz interna cuando hable. Si tiene un buen micrófono, y casi todas las computadoras portátiles o de escritorio semi-recientes vienen con uno, no debería haber ningún problema para captar su voz. Hablar a un nivel de conversación normal mantendrá a los oyentes sintonizados. Gritar inadvertidamente podría ser una distracción suficiente para desviar una reunión. Es un problema fácilmente evitable, así que use su voz interior y continúe.
Vístase para el trabajo que desea
Esta es otra entrada en la lista de obviedad, pero asegúrese de estar vestido apropiadamente para cada instancia en la que pueda aparecer en el video. Así como no desea que un fondo que distraiga distraiga la atención de un orador, lo mismo se aplica a lo que alguien está usando. Pierde tu camisa favorita del concierto que ocurrió hace veinte años o tu pijama y prueba algo más profesional. Este no será un caso cotidiano, y parte del beneficio de trabajar desde casa es estar más cómodo, pero eso realmente depende de su trabajo y de con quién esté hablando por Zoom.
No comer durante las reuniones
Hay pocas posibilidades de que alguno de sus compañeros de trabajo quiera verlo u oírlo comer durante una reunión. Está bien hacerlo mientras está en silencio, pero si está en una llamada en la que es probable o se requiere una participación activa, guarde el almuerzo hasta antes o después de la reunión. Es cierto que puede que no siempre sea práctico, pero la mayoría de las veces lo es, así que no comas durante las reuniones. Por lo menos, apague el video y silencie el audio para no distraer a nadie ni darle hambre a nadie.
Conclusión
Así como los líderes deben hacer su propio trabajo para mantener una reunión a tiempo y sobre el tema, los participantes también son igualmente responsables de eso. Cada uno de los consejos anteriores ayudará a garantizar que las reuniones de Zoom a las que asista sean valiosas y un buen uso del tiempo. Si está dirigiendo una reunión de Zoom, siga estos consejos para mejorar la calidad del video de sus reuniones virtuales.
