Consejos para que un líder haga que una reunión de Zoom sea productiva
Como muchos ven el trabajo desde casa como el futuro, las videoconferencias han sido una parte integral de nuestras vidas. Herramientas como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams son solo algunas de las formas en que las reuniones de trabajo se han realizado en línea. A pesar de lo grandiosas que pueden ser las reuniones en línea, a menudo están plagadas de problemas de Wi-Fi, «¿Puedes oírme?» conversaciones y otras pequeñas interrupciones. Por eso es importante que los líderes realicen reuniones de Zoom de manera productiva para que las personas obtengan lo que necesitan para mantener el trabajo en movimiento. Echemos un vistazo a algunos consejos fáciles para que un líder mantenga productivas todas las reuniones de Zoom.
Solo cubre una cosa
Todo el mundo quiere aprovechar al máximo una reunión, pero no siempre es una buena idea. Es aún más cuestionable cuando las reuniones se realizan en línea, lo que permite a los asistentes la oportunidad de realizar múltiples tareas en su computadora al mismo tiempo. Debido a esto, se recomienda encarecidamente que un líder mantenga cada reunión de Zoom enfocada únicamente en un tema a la vez. ¿Puedes cubrir varios temas? Por supuesto. En ese caso, divida la reunión o proporcione un descanso en el medio. Si un tema es realmente importante, dele su propia reunión sin ningún tema en competencia.
Tener un líder designado
Si bien cada reunión tiene un «anfitrión» en función de quién la organizó, ese puede ser usted, el líder, o no. Es su trabajo vigilar el reloj, conversar y, lo que es más importante, mantener a todos en el tema o delegar estas tareas a otra persona. Es muy fácil que las reuniones de Zoom profundicen en el caos, ya que varias personas quieren hablar a la vez. Como líder, debe asegurarse de que las cosas sigan su curso. Lo último que todos quieren es tener una segunda reunión porque la primera reunión no pudo terminar a tiempo.
Pida a todo el mundo que ponga silencio
Entre el ruido de fondo y las personas que lanzan comentarios, es fácil que una reunión se descarrile debido a que demasiadas personas hablan a la vez, los perros ladran, los niños gritan, las puertas se abren y se cierran, etc. Una clave para que cada reunión sea productiva es haga que todos los que no estén presentando o hablando activamente silencien sus micrófonos. Permanecer en video está perfectamente bien siempre y cuando los micrófonos estén silenciados. De esta manera, puede saber si todavía están comprometidos cuando no están hablando.
Tener una agenda
Este debería ser obvio, pero con demasiada frecuencia las reuniones de Zoom se programan sin una agenda clara. Claro, hay un tema para la reunión, pero no necesariamente una agenda. Por supuesto, no siempre es necesario tener uno, pero definitivamente puede hacer que una reunión se sienta y sea más productiva. Las agendas maximizarán el tiempo de todos en la videoconferencia y harán que se sientan comprometidos. Como líder de la reunión de Zoom, asegúrese de que haya una agenda.
Tener una meta
Tan importante como puede ser tener una agenda de reunión de Zoom, una reunión verdaderamente productiva también tiene un objetivo. Lo más importante, no celebre una reunión que podría realizarse por correo electrónico. ¿Qué es lo que todos quieren de una reunión? ¿Es esto algo que requiere una conversación “en persona” y, de ser así, cuál es el objetivo de esas conversaciones? Establecer una meta y una agenda antes de la reunión ayudará a que todos entiendan cuál es la conclusión de la reunión. Todos pueden trabajar juntos para alcanzar ese objetivo, lo que permite una reunión significativamente más productiva.
Permitir tiempo para chatear
Al final de cada reunión, si el tiempo lo permite, dé tiempo para algún compromiso. Brindar este tiempo no solo permitirá una discusión valiosa, sino que también es una buena manera de garantizar que los comentarios no interrumpan durante el transcurso de una reunión. Si todos saben que al final hay tiempo para preguntas o comentarios, las reuniones pueden pasar por las agendas sin problemas. Cualquier tiempo que quede al final de la reunión se puede utilizar para una discusión abierta.
Invitar solo a las personas que necesitan asistir
Es fundamental que a las reuniones solo asistan las personas que necesitan estar allí. Es fácil que las invitaciones a reuniones se transmitan, lo que puede generar una gran multitud. Cada asistente nuevo y no invitado abre la puerta a más distracciones y una reunión menos productiva. En su lugar, asegúrese de que todos en la invitación original entiendan que solo deben incluirse las personas que tienen una necesidad crítica o de negocios para asistir. Si desea pasar el enlace de la reunión a otras personas más tarde, grabe la reunión y compártela después.
Repase las presentaciones con antelación
Una de las mayores pérdidas de tiempo durante una reunión en línea es cuando una presentación no funciona. Conduce a un líder de la reunión de Zoom que intenta resolverlo durante la reunión. Esto suele suceder cuando las presentaciones de PowerPoint no se animan, el video no se reproduce o las diapositivas se muestran en blanco. Haga un simulacro en una reunión con anticipación para asegurarse de que todo funcione como debería. De esta manera, sabrá que la presentación tiene el formato adecuado y está lista para cuando comience la reunión.
Para terminar
Sin duda, las reuniones de Zoom se mantienen como parte del futuro de la fuerza laboral. Solo van a ser más prominentes. Cada uno de estos consejos no solo ayudará a que su reunión de Zoom se mantenga productiva, sino que también le permitirá a usted, como líder, sentir que está empleando el tiempo de todos de una manera valiosa. Si asiste a la reunión pero no la dirige, siga leyendo para saber cómo hacer que la reunión sea productiva como asistente.
