Cuentas por pagar y cuentas por cobrar: ¿Cuál es la diferencia?
Comprenda las palancas que afectan a su flujo de caja para tomar mejores decisiones y hacer crecer su negocio de forma sostenible.
El seguimiento de sus cuentas por cobrar y cuentas por pagar le ayuda a mantener el dedo en el pulso financiero de su negocio en todo momento.
Una encuesta reciente de Intuit QuickBooks encontró que casi el 70% de los propietarios de pequeñas empresas se mantienen despiertos por la noche preocupándose por el flujo de efectivo. El Flujo de caja — el movimiento de dinero dentro y fuera de su negocio indica si su negocio está prosperando o simplemente apenas sobrevive.
Las cuentas por pagar (AP) y las cuentas por cobrar (AR) son dos indicadores importantes de flujo de efectivo. Comprender lo que significan estos términos, sus diferencias y cómo rastrear y administrar AP y AR son dos habilidades comerciales críticas para los propietarios de pequeñas empresas. Esto es lo que necesita saber sobre estas métricas.
Cuentas por pagar vs. cuentas por cobrar
Cuentas por pagar se refiere a todas las facturas pendientes que debe para los productos y servicios que su empresa compró, excluyendo los costos de nómina. Estos gastos no se pagan inmediatamente y se consideran «pasivos» en sus libros de contabilidad. Por ejemplo, imagine que su gerente de finanzas necesita una computadora portátil nueva y compra una en la tarjeta de crédito de la compañía. Hasta que se pague ese cargo, la compra se registrará en sus cuentas por pagar.
Las cuentas por cobrar se refieren a los pagos que sus clientes o proveedores le deben. Si ha proporcionado un bien o servicio que aún no se ha pagado, ese artículo se registra como un activo actual. Imagine que dirige una empresa de paisajismo y cobra regularmente por sus servicios de corte de césped después de haber completado el trabajo. Hasta que su cliente pague la factura, el monto pendiente se registra en las cuentas por cobrar.
En pocas palabras: AP se refiere a los cargos adeudados por su negocio a proveedores / servicios. AR se refiere a los cargos que los clientes / proveedores deben a su negocio.
Al ver claramente cuánto debe en un momento dado, puede tomar mejores decisiones sobre el gasto, los precios y la negociación con los proveedores.
Diferencias entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Cuentas por pagar ayuda a garantizar que su empresa no se retrase en ningún pago que venza. También hace que sus pasivos (por ejemplo, deudas) sean más transparentes y, por lo tanto, más fáciles de proyectar con precisión su flujo de efectivo. Al ver claramente cuánto debe en un momento dado, puede tomar mejores decisiones sobre el gasto, los precios y la negociación con los proveedores.
Las cuentas por pagar deben registrar la siguiente información:
- El nombre y el número de cuenta del facturador, si corresponde.
- El número de factura.
- El tipo de gasto (por ejemplo, gastos generales, inventario, una sola vez, recurrente, etc.).
- La fecha en que se recibió la factura.
- La fecha límite de pago.
- El estado del pago.
Las cuentas por pagar también son una función importante en el caso de una auditoría. Como resultado, debe mantener registros de órdenes de compra, facturas, contratos y acuerdos con sus proveedores y contratistas como parte de su función de cuentas por pagar.
Las cuentas por cobrar son el otro lado de la ecuación. El seguimiento de cuánto dinero se le debe a su negocio garantiza que esté ganando una cantidad saludable y cubriendo sus costos. Por lo general, las cuentas por cobrar tienen una ventana de pago de dos meses. En términos generales, hay tres tipos de cuentas por cobrar:
- Notas por cobrar: Este tipo de cuenta utiliza un pagaré para prometer que el pago se realizará dentro de un año, en lugar de los dos meses típicos. El promisorio agrega un componente legal a su deuda pendiente, lo que ayuda a garantizar que reciba el pago.
- Operaciones por cobrar: Este tipo de cuenta se refiere a un activo comercial. «La diferencia entre una cuenta por cobrar de Operaciones y cuentas y notas por cobrar es que es un resultado directo de las ventas de la empresa. Cuando un cliente compra un bien o servicio y se le extiende un crédito a corto plazo en el que pagar el préstamo, esto se enumera como una entrada de operaciones por cobrar en la cuenta de operaciones por cobrar actual», escribió Freshbooks.
- Deudas incobrables: Si el cliente o comprador no puede realizar el pago, es posible que tenga que cancelar su cuenta como deuda incobrable. Esto significa que pierde los ingresos; sin embargo, hay créditos fiscales que pueden ayudar a compensar esta pérdida.
Vale la pena comprender tanto AP como AR para controlar su flujo de efectivo saludable. Sin información clara de estas cuentas, será difícil ver si su negocio está operando con ganancias. o pérdida. Como resultado, contrate a alguien, subcontrate a un tercero o trabaje cuidadosamente por su cuenta para asegurarse de que todos sus registros estén actualizados y administrados cuidadosamente.
