Cómo preparar una declaración de ingresos para su negocio
En cuanto a los registros financieros, los estados de resultados son uno de los más importantes. Se utilizan para mostrar ganancias y pérdidas durante un período de tiempo, que es esencialmente todo lo que necesita saber para medir cómo le está yendo a una empresa.
Como uno de los tres estados financieros principales (los otros dos son un balance general y un estado de flujos de efectivo), el estado de resultados se centra específicamente en los ingresos y gastos de una empresa y, en última instancia, en su éxito como empresa generadora de ganancias.
Las siguientes secciones explican qué es un estado de resultados, las diferentes partes que se incluyen y su importancia para comprender el valor de una empresa. Saber cómo crear y leer una declaración de ingresos lo ayudará a ver si su negocio está ganando o perdiendo dinero, y servirá como una guía sobre cómo puede hacer crecer mejor su negocio en el futuro.
¿Qué es una cuenta de resultados?
Un estado de resultados también se conoce como estado de pérdidas y ganancias o estado de pérdidas y ganancias. Esto se debe a que se ocupa principalmente de las ganancias y pérdidas de una empresa.
El estado de resultados en realidad cubre cuatro áreas clave: ingresos, gastos, ganancias y pérdidas. Comienza teniendo en cuenta todas las fuentes de ingresos de la empresa y restando sus gastos. El estado continúa trabajando a través de cada línea hasta que se realiza una ganancia o pérdida neta.
El valor único de un estado de resultados es que muestra claramente el desempeño financiero de una empresa durante un período de tiempo específico, generalmente un mes, trimestre o año.
Una declaración de ingresos es el primer documento financiero que debe preparar. Se presenta antes que un balance general y un estado de flujo de efectivo, ya que calcula el ingreso neto inicial o la pérdida neta necesaria para preparar los otros estados.
Partes de un Cuenta de resultados
Dependiendo de la naturaleza de sus operaciones, cada empresa tendrá sus propios detalles específicos de ingresos y gastos. Por esta razón, cada declaración de resultados diferirá naturalmente. Sin embargo, hay algunas partidas generales que puede contar con ver en cada estado de resultados. Estos incluyen los siguientes:
Ingresos (Ventas)
Esta es la suma total de dinero que recibe una empresa, que proviene principalmente de tres fuentes: ingresos operativos (fuentes de ingresos primarias), ingresos no operativos (fuentes secundarias) y todas las demás «ganancias».
Los ingresos operativos son todo el dinero recibido por una empresa de las actividades comerciales primarias, como la venta de productos y servicios. Los ingresos no operativos, por otro lado, provienen de fuentes secundarias o actividades comerciales no básicas, como ingresos por alquiler o intereses de capital. Las ganancias son generalmente todos los demás ingresos recibidos de actividades diversas, que pueden incluir la venta de cualquier equipo, tierra u otros activos a largo plazo.
Todos los ingresos se colocan en la línea superior de la declaración, aunque las empresas que tienen múltiples flujos de ingresos pueden dividirlos entre varias líneas diferentes.
Un estado de resultados contabiliza los ingresos, no los ingresos. Si bien los ingresos se marcan durante el período en que se realizan las ventas, los recibos se fechan cuando se recibe realmente el pago.
Gastos
Los gastos son todos los costos incurridos por una empresa para producir sus ingresos. Por lo general, se enumeran en detalle y constituyen la mayor parte de la cuenta de resultados. Al igual que los ingresos, los gastos se dividen en tres categorías generales: gastos operativos (gastos primarios), gastos no operativos (gastos secundarios) y todas las demás pérdidas.
Los gastos operativos son aquellos en los que se incurre directamente durante las actividades principales de la empresa, incluida la nómina, el alquiler, los gastos administrativos, el costo de los bienes vendidos o las materias primas. Los gastos no operativos son aquellos que no están directamente relacionados, como los gastos por intereses, el impuesto sobre la renta, los pagos por separación de empleados o las pérdidas por cambio de divisas. Cualquier otro artículo se considera una pérdida miscelánea, como las que pueden resultar de cargos de liquidación de demandas o pérdidas tomadas en la venta de activos a largo plazo.
Ingreso neto o pérdida neta
Este es el número final que resulta cuando se deducen todos los gastos de todos los ingresos. Si los ingresos son mayores que los gastos, el resultado son ganancias netas. Si los ingresos son menores que los gastos, el resultado es una pérdida neta. Ya que esta cifra es la final Cálculo en un estado de resultados, a menudo se conoce como el «resultado final» de una empresa.
Formatos de la Cuenta de resultados
Hay dos formatos básicos utilizados para preparar una declaración de ingresos: el formato de un solo paso y el formato de varios pasos.
El estado de resultados en un solo paso es un cálculo simplificado que utiliza un solo subtotal para todas las partidas de ingresos y un solo subtotal para todas las partidas de gastos. Resta los gastos totales de los ingresos totales, lo que resulta en una ganancia o pérdida neta en la parte inferior del informe.
Como la declaración de ingresos más básica, es perfecta para pequeñas empresas que tienen operaciones simples con solo unas pocas partidas. Sin embargo, no muchas empresas optan por utilizar el formato de un solo paso, ya que ofrece una visión general extremadamente reducida del estado financiero de la empresa.
La cuenta de resultados de varios pasos muestra una imagen más detallada de las finanzas de una empresa. También es la única opción para empresas más grandes y complejas. La cuenta de resultados de varios pasos requiere varios pasos para llegar a la línea de fondo.
Comienza restando los gastos operativos de la ganancia bruta, lo que resulta en el ingreso subtotal de las operaciones. Se suman otros ingresos y se restan otros gastos de este número, lo que arroja otro subtotal de ingresos antes de impuestos. Finalmente, se deducen todos los impuestos, lo que produce el ingreso neto final o la pérdida neta para el período de tiempo.
Los elementos adicionales en un estado de resultados de varios pasos son los subtotales de ingresos brutos, ingresos operativos, ingresos antes de impuestos e ingresos después de impuestos.
Limitaciones de una cuenta de resultados
Es importante recordar que los estados de resultados son solo uno de los tres estados financieros esenciales. Por lo tanto, aunque son un componente clave para medir la rentabilidad de una empresa, también están limitados de muchas maneras.
Por ejemplo, el resultado de un estado de resultados, ya sea que una empresa muestre ganancias o pérdidas netas, depende en gran medida de los métodos contables utilizados para producir estas cifras.
Si una empresa utiliza el método FIFO (primero en entrar, primero en salir), por ejemplo, los artículos de línea asumirán que el inventario más antiguo se vende primero. El método LIFO (last-in, first-out), por otro lado, asumirá que el inventario más reciente se vende primero. Esto hace una gran diferencia.
FIFO se considera el método más transparente y confiable. No solo sigue las operaciones naturales, ya que la mayoría de las empresas realmente venden primero su inventario más antiguo, sino que refleja el costo real del inventario y da como resultado una contabilidad más precisa.
Las empresas que usan LIFO enumeran primero los costos de inventario más recientes, que generalmente son más altos que los costos de inventario más antiguos. Como tal, las ganancias a menudo salen significativamente más bajas y la empresa incurre en un ingreso imponible más bajo. El inventario más antiguo tiende a permanecer en los libros durante un período de tiempo más largo, generalmente hasta que han perecido o se han vuelto obsoletos.
Otra decisión contable que crea variación en el estado de resultados es si la empresa elige usar la base de efectivo o la contabilidad de devengo. Con la base de efectivo, los ingresos se informan en el estado de resultados cuando el efectivo se recibe realmente del cliente, y los gastos se informan cuando se paga el efectivo.
Con el método de contabilidad de devengo, por otro lado, los ingresos se informan en el estado de resultados cuando realmente se ganan, o cuando se envía la factura, lo que puede ocurrir antes de que se reciba realmente el efectivo.
Los gastos en la contabilidad de devengo se informan cuando la empresa los asume (es decir, cuando se compra el equipo, los gastos se informan en el momento de la compra, incluso si el equipo se compra en un préstamo que no se pagará durante algún tiempo). Este es el método preferido de contabilidad y el único que está legalmente permitido para las grandes corporaciones.
Otra limitación de un estado de resultados es que contabiliza los elementos cuando se registran: no tiene en cuenta la inflación (que afecta principalmente a los activos a largo plazo) y no ofrece ningún valor predictivo (una empresa que muestra una ganancia a un plazo no está garantizada para hacerlo el siguiente plazo).
Una cuenta de resultados tampoco mide los activos intangibles. Digamos, por ejemplo, que una empresa ha gastado una gran cantidad en branding o desarrollo de productos. Estos elementos pueden ayudar con el crecimiento futuro, pero no son algo que actualmente pueda considerarse rentable.
La importancia de su Cuenta de resultados
Los estados de resultados proporcionan información valiosa sobre el aspecto más importante de un negocio, ya sea que esté operando con ganancias o pérdidas. Detallando todas las partidas y organizándolas de forma clara, formato conciso, los propietarios de negocios, gerentes y partes interesadas pueden usar la información proporcionada por los estados de resultados para tomar mejores decisiones y ayudar a guiar a la empresa hacia un futuro más brillante.
