Nuevas contrataciones: ¿Cuál es la documentación requerida para nuevos empleados?
Las empresas que contratan a nuevos empleados tienen que asegurarse de que el papeleo correcto está en orden. Desde los formularios W-4 hasta los formularios de depósito directo, he aquí una lista de los documentos necesarios para comenzar la incorporación.
Cuando trae a un nuevo empleado a bordo, su documentación debe ser completa y precisa para garantizar que se le pague y que usted cumpla con las ordenanzas locales y federales.
Como nuevo propietario de un negocio, agregar empleados a su equipo es una parte emocionante del proceso de crecimiento. Para mantener el proceso en marcha sin problemas, es fundamental saber qué documentos de nueva contratación deben completar los propietarios de negocios para mantenerse al día con las leyes laborales. Aquí hay un desglose de los diferentes tipos de papeleo necesario que deberá completar al reclutar y contratar nuevo personal para su equipo.
¿Cuándo se necesita el papeleo de contratación?
Cada vez que traiga a una nueva persona a su empresa para que trabaje con usted, necesita que completen el papeleo de contratación. Independientemente de si esta persona es un profesional independiente con un contrato o un empleado a tiempo completo, deben completar algún tipo de papeleo para que su empresa cumpla legalmente con las leyes laborales de su estado y para que se les pague. Se requiere que cumpla con las leyes de empleo estatales y nacionales, y hacerlo puede proteger las necesidades específicas de su empresa.
¿Qué es el papeleo de contratación?
El papeleo de nueva contratación es el papeleo que cualquier nuevo empleado debe completar para comenzar a trabajar para su empresa. Este papeleo es una combinación de documentos. Algunos de estos formularios son formularios gubernamentales para el impuesto sobre la renta y las obligaciones legales. Otros documentos, como el código de conducta de la empresa y un manual del empleado, establecen un acuerdo entre usted y su nuevo empleado sobre la política de la empresa.
Independientemente de si esta persona es un profesional independiente con un contrato o un empleado a tiempo completo, deben completar algún tipo de papeleo para que su empresa cumpla legalmente con las leyes laborales de su estado y para que se les pague.
Documentos requeridos para la contratación de documentos
Estos son algunos de los formularios requeridos para la contratación de nuevos empleados:
Formulario W-4 (o W-9)
El formulario W-4 le dice a los empleadores cuánto dinero quiere retener el empleado de su pago por el ingreso correcto de impuestos federales. Si su nuevo empleado es un empleado contratado, deberá completar un formulario W-9 con el mismo propósito. Este formulario debe completarse tan pronto como se contrate a la persona para que su departamento de contabilidad pueda saber cuánto retener de su primer cheque de pago.
Formulario I-9
Un formulario I-9 se utiliza para verificar la identidad y la elegibilidad de un empleado para trabajar dentro de los Estados Unidos. Tanto el nuevo empleado como el empleador deben completar secciones dentro del primer día de empleo del nuevo empleado. Para que se complete este formulario, el nuevo empleado debe proporcionar documentos de identificación que el empleador examine físicamente.
Formulario de retención de impuestos estatales
Muchos estados requieren que los nuevos empleados completen un formulario separado para retener el impuesto estatal sobre la renta. Al crear el papeleo de contratación para su nuevo empleado, consulte con las leyes de empleo de su estado para ver qué formularios de impuestos se requieren.
Formulario de beneficios para empleados
Estos formularios describen todos los beneficios que su empleado es elegible para recibir, incluidos los resúmenes del plan y las instrucciones de inscripción. Estos formularios deben hacer que sea lo más fácil posible para ellos inscribirse para los beneficios que su empresa proporciona.
Formulario de depósito directo
Si su empleado está interesado en que su cheque de pago se deposite directamente en su cuenta bancaria, deberá completar un formulario de depósito directo. Algunas compañías hacen depósito directo obligatorio y no ofrecen la posibilidad de cobrar un cheque físico. Otros dejan la decisión en manos de la preferencia personal del empleado. En este formulario, el empleado completará su información bancaria para que su departamento de contabilidad pueda depositar su cheque directamente en su cuenta preferida.
Formularios internos
Los formularios internos son cualquier papeleo adicional que su empresa requiera para establecer su relación con sus empleados. Dependiendo de su negocio, esto puede incluir acuerdos de no competencia, acuerdos de no divulgación, formulario de reconocimiento del manual del empleado, acuerdos de consentimiento de pruebas de drogas, acuerdos de confidencialidad y otras formas.
Formulario de datos personales para emergencias
Cada organización debe recopilar cierta información personal sobre sus empleados en caso de una emergencia que ocurra mientras está en el trabajo.
En su forma más simple, este documento tiene toda la información de contacto de emergencia archivada para el empleado, incluido el nombre, teléfono y correo electrónico de su contacto de emergencia. y relación con el empleado. Algunos empleadores pedirán la información del médico de atención primaria del empleado para que tengan a alguien con quien contactar para emergencias médicas.
