Entendiendo el ser Efectivo vs. el ser Eficiente para Ser Más Productivo
Para algunas personas, la eficiencia también puede ser lo mismo que la eficacia; por lo tanto, la razón por la cual las palabras se usan comúnmente de manera intercambiable en entornos comerciales y actividades normales. Sin embargo, las dos palabras tienen significados diferentes. Siga leyendo para obtener más información sobre la eficacia frente a la eficiencia y cómo comprender ambas puede mejorar su productividad.
Poniendo las dos palabras en contexto
En términos más simples, la eficiencia se trata de llevar a cabo una tarea con los menores recursos. Por supuesto, los recursos pueden incluir costos, tiempo, esfuerzos o materiales tangibles como papel y tóner. Por otro lado, la eficacia se refiere a producir los resultados previstos/esperados.
Para entender claramente entre efectivo y eficiente, considere los dos escenarios a continuación:
Escenario A: Un gerente de proyecto ejecutó un proyecto a un costo de $480,000 y lo entregó dentro de los 30 días, pero hubo problemas menores con el proyecto.
Escenario B: Otro gerente de proyecto llevó a cabo el mismo proyecto a un costo de $520 000 y lo entregó después de 35 días sin ningún problema.
El primer gerente de proyecto fue más eficiente porque gastó una cantidad menor y también usó menos días. Desafortunadamente, no fue efectivo porque hubo problemas con el proyecto. Por otro lado, el segundo gerente de proyecto fue más efectivo. Su trabajo no tuvo problemas, pero fue menos eficiente porque gastó más dinero y tomó más días.
Con base en los escenarios anteriores, podemos extraer las características principales de ambos términos:
Eficacia
- Basado en los resultados esperados. No puede saber si un proceso es efectivo si no sabe cuál es el objetivo.
- Requiere puntos de vista desde fuera de su percepción. Los directores ejecutivos obtendrán esta opinión de los clientes y prospectos, y de los amigos, la familia o el empleador.
- Difícil de medir: es efectivo o no lo es.
- Basado en la visión subjetiva.
- Sobre hacerlo correctamente.
Eficiencia
- De hacerlo correctamente de la mejor manera posible.
- Enfocado más en procesos y políticas.
- Busca la mejora continua.
- Se mide fácilmente con el uso de varias métricas analíticas.
- No requiere puntos de vista ni aportes externos y termina dentro de la organización.
- Requiere análisis objetivos.
Cómo la eficiencia y la eficacia afectan la productividad
La eficiencia y la eficacia son dos caras de la moneda de la productividad. Ser productivo consiste en obtener resultados perfectos (eficacia) con los menores recursos posibles (eficiencia). Por lo tanto, la productividad es el promedio de los productos (eficacia) sobre los insumos (eficiencia).
En una organización, si los empleadores se enfocan solo en la eficiencia, pueden terminar poniendo en peligro la competitividad de su empresa, ya que esto significa que se ignora la contribución de las actividades a la creación de valor. En situaciones similares, si se hiciera hincapié únicamente en la eficacia de una empresa, la maximización de los recursos se dejaría de lado. La combinación de eficacia y eficiencia con fines productivos supera las deficiencias de utilizar cualquiera de ellos por separado.
Mejorar la productividad siendo eficientes y efectivos
La mayoría de las veces, la productividad se mide por la producción (eficacia). Es decir, se pone más énfasis en los resultados mientras se pasa por alto el proceso de consecución de los resultados (eficiencia). La verdadera productividad consiste en encontrar un equilibrio entre la eficiencia y la eficacia.
Sin embargo, a menudo es más fácil mejorar la eficiencia primero y luego esforzarse por ser efectivo más tarde. Esto se debe a que, para lograr la eficiencia, todo lo que necesita hacer es reorganizar las tareas, los objetivos y las actividades para dar cabida a un esfuerzo más productivo. Con un poco de reflexión y disciplina, es fácil lograr objetivos o tareas establecidas.
La efectividad, por otro lado, requiere más esfuerzo porque requiere el desarrollo de nuevas capacidades. Estas capacidades pueden diferir del uso de nuevas herramientas al desarrollo de capacidades, las cuales requieren un período de aprendizaje y adopción. Encontrar un equilibrio entre los dos conceptos para mejorar la productividad requiere una planificación adecuada con una implementación respaldada por las herramientas adecuadas.
Conclusión
Para ser efectivo, su salida debe ser de alta calidad. Por otro lado, para ser eficiente, debes hacer el mejor uso de los recursos. Los individuos productivos son aquellos que han dominado el arte de ser efectivos versus eficientes para utilizarlos en sus actividades.
