Construyendo su equipo: Cómo crear una estructura informativa de la empresa eficaz
Hay muchos modelos organizativos que puede utilizar para establecer su estructura de informes, en función de la madurez y los objetivos de su empresa.
Una estructura organizativa de la empresa ayuda a garantizar la claridad y la eficacia de los roles, las responsabilidades y la cadena de mando en una empresa.
Una estructura de informes u organización (org) de la empresa ayuda a los empleados a mantenerse organizados, trabajar de manera productiva y coordinarse para lograr la misión general del negocio. La estructura de informes proporciona claridad cuando un empleado se enfrenta a un problema: ¿a quién debe acudir en busca de ayuda? ¿A quién deben dirigirse para tomar una decisión clave?
Una estructura de informes efectiva también crea controles y equilibrios para ayudar a garantizar que el negocio cumpla con los requisitos y se mantenga dentro del presupuesto. A continuación, le indicamos cómo configurar una estructura de informes que sea clara y eficiente y que mantenga su negocio funcionando sin problemas.
Define cómo quieres que funcione tu negocio
Hay muchas maneras de estructurar su cadena de mando. Comprender qué modelo funciona mejor para su negocio requiere alejarse del panorama general. El propósito de una estructura organizacional es ayudarlo a definir cómo funcionará su negocio, comenzando con tres elementos clave:
- Cadena de mando: ¿Cómo se delegan las tareas y cómo se aprueba el trabajo?
- Alcance del control: ¿Quién administra qué empleados y qué tareas caen bajo las responsabilidades de ese departamento?
- Centralización: ¿Dónde se toman las decisiones? ¿Qué personas y departamentos tienen voz y voto en cada decisión?
Considerar cada una de estas preguntas para su negocio puede ayudarlo a determinar el tipo de estructura de informes que funcionará para su negocio específico. Por ejemplo, si trabaja en una industria altamente regulada, puede decidir mantener la toma de decisiones centralizada para el personal más alto: los empleados de alto nivel o de nivel directivo que tienen la mayor experiencia en la industria.
Considere diferentes modelos de organización
Hay muchas estructuras organizativas que puede implementar con estos tres elementos en mente. Las opciones incluyen una estructura de informes plana, una estructura de informes de productos, una estructura de informes de línea y personal y una estructura de organización de red, por ejemplo.
En general, la mayoría de los modelos de organización caen en el espectro entre «mecanicista» y «orgánico». Las estructuras de informes mecanicistas tienden a ser más jerárquicas, adoptando un enfoque tradicional de arriba hacia abajo para informar, administrar y delegar. Las estructuras orgánicas son más colaborativas y flexibles.
Hay pros y contras para cada uno. A medida que diseña su estructura de informes, piense en los objetivos de su empresa. Una startup con el objetivo de desarrollar rápidamente un nuevo producto requerirá una estructura de informes diferente a la de una empresa más establecida que se centre en las ventas diarias. Su estructura organizativa debe considerar cómo fluirá la comunicación para facilitar la finalización de tareas y operaciones. «Por ejemplo, una estructura vertical puede garantizar que todos los empleados de su tienda minorista conozcan y hagan su trabajo asignado de manera eficiente», señaló. Indeed.
Esta transparencia ahorra tiempo y aumenta la eficiencia, ya que los trabajadores pueden consultar su organigrama y determinar exactamente con quién hablar cuando se enfrentan a un problema determinado.
Documentar claramente las funciones y responsabilidades
No importa qué tipo de estructura elija, es primordial asegurarse de que su estructura de informes sea clara. Un organigrama oficial le permite distribuir oficialmente las tareas y establecer una estructura de informes para que cada rol conozca su propósito en la organización.
Esta claridad ayuda a evitar confusiones a medida que el negocio crece y hace que sea más fácil para los nuevos empleados entender dónde encajan. «Esta transparencia ahorra tiempo y aumenta la eficiencia, ya que los trabajadores pueden consultar su organigrama y determinar exactamente con quién hablar cuando se enfrentan a un problema determinado», escribió Nerdwallet.
Documentar su estructura de informes también facilita la detección de dónde hay un cuello de botella debido a la falta de recursos o a un administrador sobrecargado. Las estructuras de informes deben revisarse de vez en cuando a medida que el negocio crece. No tengas miedo de diferenciar funciones en divisiones para permitir que los miembros trabajen productivamente. Un equipo de marketing, por ejemplo, se puede dividir en diseño y SEO, con dos gerentes separados para supervisar esas funciones especializadas.
Integre herramientas para permitir la comunicación multifuncional
Las herramientas adecuadas pueden ayudar a los equipos a colaborar más fácilmente. Si ySi elige una estructura de informes vertical o una estructura de informes plana, necesitará una forma de organizar las tareas y dar a cada miembro del equipo visibilidad del flujo de trabajo de la empresa. Las herramientas de gestión de proyectos como Asana, Trello y Jira ayudan a mantener a todos los equipos alineados. Slack, Teams y otras opciones de chat también pueden facilitar que los gerentes se comuniquen con sus informes directos durante todo el día.
