Retornar a los Eventos en vivo: Como comenzar a planificar el suyo
Los eventos en persona pueden verse un poco diferentes de lo que lo hacían antes de la pandemia. Considere combinar lo mejor de los eventos virtuales y en persona mientras planifica su próximo evento.
Tanto las empresas como los clientes esperan con ansias el regreso de los eventos en vivo en persona. Una encuesta de Global Recovery Insights encontró que el 62% de los expositores de ferias planean contribuir a los espectáculos de este año, con los asistentes expresando interés a tasas aún más altas.
A medida que regresan las ferias comerciales, las conferencias de negocios y los eventos de apertura de tiendas, pueden verse un poco diferentes. Algunos propietarios de negocios pueden desear mantener los protocolos de seguridad de salud en su lugar, mientras que otros querrán continuar beneficiándose de la transmisión en línea. Esto es lo que debe considerar al planificar su próximo evento en vivo.
Usar las mejores prácticas virtuales en eventos en vivo
La transmisión en vivo permitió a muchos propietarios de negocios llegar a un público más amplio al agregar video y activos digitales a sus eventos. Aún puede capitalizar la oportunidad de llegar a las personas que no pueden estar allí en persona mediante el uso de transmisiones en vivo y repeticiones de video para atraer a su audiencia virtualmente. Los eventos en vivo de hoy y en el futuro serán más híbridos que en el pasado.
Organiza tu propósito y audiencia
Los grandes eventos tienen un propósito comercial específico: lanzar un nuevo producto, establecer contactos con proveedores o generar ventas, por ejemplo. Al planificar su evento, asegúrese de que usted y su equipo identifiquen claramente el propósito y el objetivo del evento.
El propósito de su evento también lo ayudará a decidir quién debe asistir. «El factor más importante que determina el éxito de su evento es si tiene una comprensión clara de su público objetivo: sus comportamientos, necesidades, expectativas de su evento y, especialmente, cómo convencerlos de que asistan a su evento», escribió Eventtia, una empresa de tecnología de eventos.
Algunas empresas utilizan a sus clientes para ayudar a definir la audiencia de un evento. Este método puede ayudar a identificar los puntos débiles, los roles de trabajo, los usos de la tecnología y las necesidades de accesibilidad, todo lo cual contribuye a la logística de su evento.
Si bien las tasas de asistencia se dispararon al principio de la pandemia, la mayoría de los eventos virtuales corporativos carecían de valor cuando se trataba de proporcionar valor a los patrocinadores y expositores.
Empresa de tecnología de eventos Aventri
Diseña el contenido de tu evento
Una vez que identifique el propósito y el objetivo de su evento, es fundamental descubrir cómo puede agregar un valor único al evento que los asistentes no pudieron obtener en ningún otro lugar.
Ya sea que alguien asista en persona o virtualmente, el asistente esperará tener una experiencia única y valiosa. Esta experiencia depende en gran medida del contenido que proporcione.
«Si bien las tasas de asistencia se dispararon al principio de la pandemia, la mayoría de los eventos virtuales corporativos carecían cuando se trataba de proporcionar valor a los patrocinadores y expositores», escribió la compañía de tecnología de eventos Aventri. «Los organizadores de eventos se dieron cuenta rápidamente de que el contenido era la clave para conectar a los patrocinadores con los asistentes y mantener a esos asistentes comprometidos a lo largo de cada evento».
Planificar el contenido de su evento es una hazaña que consume más tiempo que en años anteriores; en gran parte porque el contenido ahora debe ser tanto físico como virtual. Es posible que deba diseñar señalización en persona, decoraciones y stands, además de publicaciones virtuales en redes sociales, guías de espectáculos digitales e incluso una página de destino de eventos en su sitio web. Comience temprano para asegurarse de que está ofreciendo una experiencia cohesiva y consistente entre las partes en línea y en persona de su evento híbrido.
Planifique formas de mantener seguros a los asistentes
Muchas personas se sienten seguras al regresar a las reuniones y reuniones en persona, pero otras, incluidos sus empleados, pueden no sentirse seguras todavía. Asegúrese de planificar muchos procedimientos de seguridad para que todos se sientan cómodos. Esto incluye la configuración de estaciones de desinfectante de manos, el uso de códigos QR en lugar de folletos en papel y la aclaración de su política de máscaras, si corresponde.
Utilice el equipo adecuado
Identifique la tecnología que necesitará para dar vida a este evento. Esto puede incluir una plataforma de registro/venta de entradas que le permite vender y administrar registros en línea fácilmente. También puede considerar usar o crear una aplicación móvil para su evento para que todos compartan el mismo horario directamente en su teléfono inteligente. Como mínimo, asegúrese de tener el equipo AV adecuado para transmitir su evento y capturar video para promociones y resúmenes posteriores.
Dar estos primeros pasos te ayudará a determinar su presupuesto y tome mejores decisiones a medida que selecciona un lugar, elige su material de marketing e invita a los asistentes. Y, al crear un evento híbrido que atienda tanto a los asistentes en persona como virtuales, su negocio seguirá siendo flexible en caso de que las cosas cambien en el futuro.
