Explicación de los 4 cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo
No importa cuánto lo intentemos, siempre habrá las mismas 24 horas en cada día, lo que hace que la gestión adecuada del tiempo sea tan importante como siempre. Nuestros días están cada vez más llenos, no menos, de cosas que hacer y personas que queremos ver. Si usted es propietario de un negocio, empleado o simplemente alguien que quiere administrar mejor su horario doméstico, la Matriz de administración del tiempo de Covey puede ayudarlo. Echemos un vistazo a los cuatro cuadrantes de esta increíble herramienta para ayudarlo a guiar su día.
¿Qué es la matriz de Covey?
Mejor conocida como la Matriz de Covey, la matriz de administración del tiempo de cuatro cuadrantes es un marco para organizar todo su tiempo, hábitos y necesidades de productividad. La naturaleza humana dicta que probablemente priorizaremos nuestras tareas y pasaremos por alto otras que son más triviales. Covey’s Matrix ayuda a ubicar nuestras tareas en uno de los cuatro «cuadrantes» para ayudarlo a administrar mejor su tiempo. Según el creador y escritor Steven Covey, autor de «Los siete hábitos de la gente altamente efectiva», las tareas se organizan mediante uno de dos métodos:
- Urgencia: Tareas o responsabilidades que requieren atención o acción inmediata. Es probable que sean las tareas que tienen plazos más críticos y deben abordarse con prontitud. El no hacerlo pone en riesgo el desempeño general del lugar de trabajo.
- Importancia: tareas o responsabilidades que tienen un alto nivel de importancia o son valiosas para todos sus objetivos de gestión del tiempo. Estas deben ser actividades que tengan un impacto directo en cualquier objetivo a mediano o largo plazo. Requieren más atención y no son algo que pueda esperar lograr en unas pocas horas o en un solo día.
Con esos métodos en mente, ahora puede dividir cada uno de los cuatro cuadrantes en diferentes propiedades para ayudarlo a priorizar sus tareas:
- Cuadrante 1: Urgente e importante
- Cuadrante 2: No urgente pero importante
- Cuadrante 3: Urgente pero no importante
- Cuadrante 4: Ni urgente ni importante
Cuadrante uno (arriba a la izquierda)
Cualquier cosa que caiga en este primer cuadrante es algo que se reconocería como una crisis, una emergencia o una fecha límite inminente. Estas son las primeras tareas que debe considerar cada mañana para mantener sus prácticas de gestión del tiempo.
Cualquier tarea aquí debe estar directamente relacionada con un objetivo sensible al tiempo o aliviar el riesgo inmediato de un proyecto, fecha límite o tarea doméstica. Esto debería ser algo así como una emergencia familiar provocada por un accidente o la finalización de una nueva propuesta de cliente que se presentará en unas pocas horas o al día siguiente.
Cuadrante dos (arriba a la derecha)
El segundo cuadrante es probablemente donde las personas dedicarán una buena parte de su gestión del tiempo. Este cuadro no urgente pero importante aún requiere un fuerte enfoque en cumplir con un horario y planificar su día para asegurarse de marcar su lista de tareas pendientes. Más que cualquier otro cuadro, este cuadrante requiere un fuerte nivel de disciplina para mantenerse encaminado e identificar qué parte de estas tareas importantes puede controlar.
Al igual que el primer cuadrante, esto tampoco tiene que estar relacionado con el trabajo, ya que un buen ejemplo personal del segundo cuadrante es hacer ejercicio o ver a amigos y familiares. Por el lado del trabajo, es un buen lugar para presentar nuevos clientes. Planifique cada una de las tareas que caben en este cuadro para que pueda mantenerse en el objetivo para alcanzar todas sus metas a largo plazo.
Cuadrante tres (abajo a la izquierda)
Es mejor reservar la esquina inferior izquierda urgente pero no importante de la matriz para cualquier cosa que parezca que se puede minimizar. De hecho, este cuadro podría llegar incluso a decir que estas tareas pueden eliminarse por completo.
Es dentro de este cuadro que colocaría cualquier tarea que realmente no contribuya a su producción general o administración del tiempo. Por separado, también puede tomar tareas de este cuadro y delegarlas a otros miembros de su equipo, amigos, familiares, etc. llamada telefónica rápida.
Cuadrante cuatro (abajo a la derecha)
Mientras que el tercer cuadrante tiene que ver con las cosas que se pueden perder, el cuarto cuadrante tiene más que ver con las cosas que están atascadas con baja prioridad. Nada de lo que se coloque aquí debe ser importante o urgente, ni debe tener una fecha límite inmediata o cercana. Puede sentirse tentado a llamar a esta caja cuadrante el hogar de personas que pierden el tiempo, como mirar televisión o películas, pero tiene un propósito.
Estas no son tareas que lo ayudarán en el trabajo o harán que una presentación se desarrolle sin problemas, pero lo ayudarán a energizarse y prepararse para abordar los elementos en los cuadrantes uno y dos. Coloque cualquier cosa aquí que tenga menos probabilidades de causar estrés y que no tenga metas sensibles al tiempo. ¿Quieres pasar tiempo navegando por Facebook o la Web? Este es el cuadro para agregar eso a su horario.
Para terminar
A medida que comienza a familiarizarse con los cuatro cuadrantes, es importante reconocer dónde debe concentrar la mayor parte de su energía. Si administrar su tiempo es el factor más importante para usted, el segundo cuadrante es el mejor lugar para concentrarse. Esto le permitirá sentir cierta presión proveniente del cuadrante uno, que es donde es más probable que agrupe todo. Al hacerlo, se sentiría apurado y su gestión del tiempo se tiraría por la ventana.
Cambiar algunas de esas tareas al cuadrante dos lo ayudará a administrar mejor las comprensiones críticas de lo importante y lo urgente. Cuanto más tiempo pase dentro de la matriz de gestión del tiempo, mayor comprensión tendrá sobre cómo equilibrar mejor su tiempo hoy, mañana y en el futuro. Si desea obtener más información, consulte estos libros de gestión del tiempo.
