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Cómo crear un fondo de emergencia empresarial y reservas de efectivo

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La mayoría de los dueños de negocios admitirán rápidamente que las cosas no siempre salen según lo planeado. Todo es viento en popa, y luego una circunstancia imprevista te derriba como un maremoto.

Quizás una pieza crucial del equipo se averió y necesita ser reparada y reemplazada. Quizás un cliente clave se atrasa en el pago de una factura. Tal vez el negocio sea más lento de lo habitual y, como resultado, su flujo de caja esté sufriendo.

Ahí es donde entran sus reservas de efectivo. Son la balsa salvavidas a la que puede aferrarse cuando los gastos inesperados amenazan con hundir su negocio.

¿Qué son las reservas de efectivo?

Las reservas de efectivo son el fondo de emergencia de su empresa. Es dinero que ha reservado intencionalmente y que puede acceder de inmediato cuando las cosas se ponen difíciles.

Si bien el término “reservas de efectivo” puede hacer que se imagine montones de billetes metidos en una cuenta de ahorros o debajo de su colchón, su cuenta de reserva de efectivo no tiene por qué ser solo efectivo.

Las inversiones líquidas a corto plazo, como los fondos del mercado monetario o los activos líquidos que se pueden convertir fácil y rápidamente en efectivo, también pueden contabilizarse en su cantidad de reservas de efectivo.

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¿Por qué son importantes las reservas de efectivo?

Las reservas de efectivo son importantes porque pueden ayudarlo a proteger sus negocios al proporcionar flujo de efectivo en caso de que surjan gastos inesperados o caigan los ingresos. Un fondo de emergencia puede ayudarlo a cubrir los gastos sin tener que obtener un préstamo o acumular deudas de tarjetas de crédito.

¿Ha escuchado el sentimiento de ahorrar para un día lluvioso? Bueno, ese es el principal beneficio de sus reservas de efectivo: esa cantidad de dinero que ha apartado será su paraguas cuando su negocio esté en medio de un aguacero inesperado. Por mucho que le guste pensar que su negocio y su flujo de caja son estables y predecibles, pueden surgir muchas sorpresas desde el jardín izquierdo.

Solo mire los principales impactos que la pandemia de COVID-19 ha tenido en las pequeñas empresas en los Estados Unidos. Estos datos recientes de Yelp muestran que cerca de 100.000 negocios han cerrado permanentemente como resultado del coronavirus. Cuando los propietarios de pequeñas empresas tuvieron que cerrar en interés de la salud pública, muchos no tenían las reservas de efectivo necesarias para sustentarlos.

Aunque fue casi imposible planificar la pandemia (y muy pocos propietarios de negocios pueden tener suficiente efectivo líquido a mano para soportar meses de cierres y negocios paralizados de todos modos), vale la pena señalar que muchas pequeñas empresas no tienen suficiente dinero en efectivo. sus fondos de reserva, incluso cuando las cosas son «normales».

Un estudio de JPMorgan de 597.000 pequeñas empresas encontró que un 25% de las pequeñas empresas tenían menos de 13 días de reserva en efectivo. Una encuesta separada del Banco de la Reserva Federal de Nueva York encontró que un 47% de los encuestados de pequeñas empresas admitió que tendrían que usar fondos personales para apoyar su negocio durante una mala racha.

Las reservas de efectivo mantendrán su negocio a flote cuando se enfrente a gastos o circunstancias impredecibles.

¿Cuánto debe mantener en la reserva de efectivo de su empresa?

Por lo general, es una buena idea tener suficiente dinero en efectivo disponible para cubrir los gastos comerciales durante tres a seis meses. Puede determinar la cantidad real en dólares de efectivo que necesita en su fondo de emergencia considerando los siguientes factores:

  • ¿Cuánto efectivo usa su negocio?
  • ¿Cuánto efectivo necesitará su empresa en el futuro?
  • ¿Qué fuentes de efectivo están disponibles para su negocio?

Debe tener suficiente efectivo reservado para inversiones a corto plazo, una cuenta de ahorros o una cuenta corriente a la que pueda acceder durante un día lluvioso. Pero no existe una cantidad única que se aplique a todos los negocios. Estas preguntas pueden ayudarlo a determinar la cantidad adecuada para su negocio.

¿Cuánto efectivo usa su negocio?

Como mínimo, sus reservas de efectivo deben poder cubrir sus gastos operativos durante el tiempo que usted determine.

Eche un vistazo a su estado de flujo de efectivo mensual y otros estados financieros para tener una idea de cuánto gasta su empresa cada mes. Si su empresa deja de generar ingresos, su fondo de emergencia debe poder cubrir sus gastos hasta que vuelva a generar ingresos.

¿Cuánto efectivo necesitará su empresa en el futuro?

Sus reservas de efectivo no solo necesitan sostener su negocio si algo sucede mañana, necesitan mantenerlo a flote si algo sucede el próximo año. O el año siguiente.

Es por eso que necesita pensar a más largo plazo y tener en cuenta el futuro de su negocio. ¿Estás creciendo rápidamente? ¿Traer nuevos empleados? ¿Expandiendo su oficina, escaparate o instalaciones? Tenga en cuenta que las empresas en crecimiento generalmente requieren más efectivo disponible, por lo que querrá incorporar esos gastos futuros en sus reservas de efectivo.

¿Qué fuentes de efectivo están disponibles para su negocio?

Cuando piense en sus reservas de efectivo, no solo piense en los dígitos de una cuenta bancaria. ¿De qué otras formas podría obtener dinero en efectivo en caso de apuro? Por ejemplo, ¿podría adquirir financiación? ¿Podría vender un activo?

Es importante considerar la liquidez aquí. Cuando experimenta una escasez de efectivo, el tiempo generalmente no está de su lado. Solo cuente cosas en sus reservas de efectivo si sabe que puede obtener el dinero rápidamente. Las inversiones a largo plazo, por ejemplo, no deben incluirse en sus reservas.

Cómo calcular su reserva de efectivo

Hay una serie de factores a considerar al determinar sus requisitos de reserva o cuánto efectivo es suficiente para su negocio. A continuación, presentamos algunos pasos sencillos para calcular su propia reserva de efectivo.

  1. Determina la cantidad de meses que deseas cubrir con tus reservas de efectivo. Los expertos generalmente recomiendan tener suficiente efectivo para cubrir de tres a seis meses de gastos operativos, así que trate de mantenerse dentro de ese rango.
  2. Revise un estado de flujo de efectivo de su último año de actividad. Si no tiene un estado de flujo de efectivo para hacer referencia (porque es una startup que no ha estado en el negocio el tiempo suficiente), use los estados financieros a los que tenga acceso para hacer algunas estimaciones o proyecciones.
  3. Encuentre sus gastos comerciales totales para el año dado.
  4. Divida sus gastos totales por 12 para representar los 12 meses de cada año. Eso le dará sus gastos típicos por mes.
  5. Multiplique ese número por el número de meses que determinó en el primer paso. Eso le da la cantidad total que desea mantener en sus reservas de efectivo.

Por ejemplo, si su empresa tuvo $ 25,000 en gastos el año pasado, lo dividiría por 12 (durante 12 meses) para obtener aproximadamente $ 2,083. Multiplique eso por seis para representar los seis meses de gastos que desea en sus reservas de efectivo y obtendrá un total de $ 12,500. Esa es la cantidad que debe aspirar a mantener en el fondo de reserva de su empresa.

Recuerde que esta ecuación básica le da un punto de partida, pero querrá ajustar en función de sus respuestas a las preguntas anteriores u otros factores, como la estacionalidad potencial de su negocio y el flujo de caja.

Cómo crear una reserva de efectivo

Si sus ojos se agrandaron con la ecuación anterior, no lo culpamos. Es difícil ahorrar dinero como propietario de un negocio. Ahora que tiene una idea de la cantidad total que necesita, analicemos un par de estrategias para construir su reserva de efectivo.

1. Establezca una meta de ahorro mensual

Intentar ahorrar una gran cantidad de dinero de la noche a la mañana resulta abrumador. No almacenará su fondo de emergencia de una sola vez, pero puede hacer que este proceso sea más manejable si establece una meta mensual más pequeña para usted.

¿Quiere reservar un cierto porcentaje de sus ganancias cada mes? ¿O desea establecer una cantidad mensual en dólares para apuntar?

Desglosar su objetivo de reserva de efectivo de esta manera es mucho menos intimidante y se sentirá motivado para seguir adelante cuando vea que el número crece en su cuenta de ahorros.

2. Trate sus reservas de efectivo como no negociables

¿No pagaría a sus empleados? ¿O saltearse la factura de la luz? Nosotros no lo pensamos. Estos gastos fijos están integrados en el presupuesto de su empresa y sus reservas de efectivo también deben estarlo.

Hasta que haya abastecido su fondo de emergencia con suficiente efectivo, debe tratarlo como un gasto fijo. Esto lo hará responsable de llenarlo, en lugar de tratarlo como algo que hacer cuando sienta que tiene dinero extra para invertir. Si le resulta difícil realizar un seguimiento de su presupuesto, el uso de software para automatizar sus ahorros o probar técnicas como el presupuesto de sobres puede ayudarlo a construir su fondo de emergencia.

3. Cree pautas para aprovechar su reserva de efectivo

No solo necesita crear su reserva de efectivo, necesita administrarla. No debería ser algo que esté aprovechando para cubrir sus gastos todos los meses. Debe existir solo para emergencias y gastos inesperados.

Cree pautas o criterios sobre cuándo puede y cuándo no puede acceder a sus reservas de efectivo. Esto asegurará que realmente sea su fondo para tiempos difíciles y no solo una cuenta de gastos glorificada.

Subcapitalización y sobrecapitalización: qué considerar

Al determinar cuánto necesita en su fondo de reserva, es probable que se encuentre con los términos subcapitalización y sobrecapitalización. A continuación, le mostramos una forma sencilla de pensar en estos conceptos en relación con sus reservas de efectivo:

  • Subcapitalización: no tener suficiente dinero en sus reservas de efectivo.
  • Sobrecapitalización: tener demasiado dinero en sus reservas de efectivo.

Ambos pueden causar problemas a su pequeña empresa. La subcapitalización significa que no tendrá suficiente dinero en efectivo para cubrir gastos inesperados. Sin embargo, acumular dinero en sus reservas de efectivo tampoco es prudente. La sobrecapitalización podría significar que se está saltando oportunidades comerciales positivas a favor de conservar su efectivo.

Además, las tasas de interés de las cuentas de ahorro u otras cuentas de reserva de efectivo se encuentran en mínimos históricos, lo que significa que no ganará mucho. Es posible que sea mejor invertir ese dinero en su negocio para respaldar el crecimiento y el desarrollo.

Fuentes de financiación de las reservas de efectivo de las pequeñas empresas

Generalmente, la mejor fuente de financiamiento para la reserva de efectivo de su pequeña empresa es usted. Como propietario de la empresa, comprométase a reservar algo de dinero todos los meses hasta que haya acumulado un fondo de emergencia con el que se sienta cómodo.

Otra forma de tener efectivo a mano es mantener una línea de crédito de reserva comercial que automáticamente transfiera dinero a su cuenta corriente cuando su saldo desciende por debajo de cero.

Tranquilícese con una línea de crédito empresarial

Una línea de crédito empresarial es como tener un paraguas junto a la puerta de casa en caso de lluvia inesperada. Puede que no siempre lo necesite, pero saber que está ahí le da una sensación de seguridad. Una línea de crédito le ofrece un capital del que puede disponer para satisfacer una serie de necesidades empresariales.

Lo mejor de una línea de crédito para empresas es que los fondos siempre están ahí, pero no tienes que utilizarlos hasta que realmente los necesites. Sólo tienes que pagar intereses por lo que utilices, y a medida que vas pagando la línea, también eliminas los intereses que te cobran.

fondo de reserva

Utiliza una tarjeta de crédito para empresas cuando te pille un chaparrón

Los fondos de ahorro para emergencias y las líneas de crédito son útiles y pueden tranquilizarte, pero a veces, los gastos inesperados de tu negocio requieren una fuente de financiación más instantánea. Tener una o dos tarjetas de crédito para empresas no sólo es una gran opción para las empresas que no reúnen los requisitos para la financiación tradicional de las pequeñas empresas, sino que es útil para todos los propietarios de empresas tener este tipo de acceso rápido y fácil al capital circulante.

Otra gran característica de las tarjetas de crédito para empresas es la posibilidad de ganar puntos que puedes canalizar hacia tu negocio. Especialmente útiles para las emergencias de los días lluviosos, estos puntos pueden ahorrarse y canjearse cuando más se necesitan. Por ejemplo, con la tarjeta de crédito The Blue Business℠ Plus de American Express, puede ganar el doble de puntos en determinadas categorías empresariales, que puede convertir en dinero en efectivo para los gastos de viajes de negocios, incluidos esos viajes de negocios de última hora que puedan surgir.

Utilice una tarjeta como la tarjeta de crédito SimplyCash® Plus Business de American Express para recibir hasta un 5% en determinadas compras de negocios que probablemente ya esté realizando. Puede dejar que esta bonificación se acumule con el tiempo para crear una reserva de emergencia para su negocio. Incluso si ya tiene una tarjeta de crédito comercial, es una buena idea tener una tarjeta de reserva a mano para acceder rápidamente al capital, especialmente si la tarjeta tiene una cuota anual baja.

Los días de lluvia llegarán, tanto en el negocio como en la vida. Disponer de fondos de emergencia le ayudará a capear las tormentas y, lo que es más importante, a tranquilizarse para poder centrarse en la creación del negocio de sus sueños.