Formulario SS-4: Una guía paso a paso para propietarios de negocios

Así que finalmente has decidido comenzar tu propio negocio. ¡Felicidades! Ya sea que se trate de administrar un camión de comida, vender productos hechos a mano en Amazon o incluso comprar un negocio completamente operativo, ser propietario de un negocio no es una hazaña fácil y requiere una gran cantidad de trabajo duro y dedicación.

También debe preparar y presentar toda la documentación necesaria para establecer legalmente su negocio. Debe obtener un Número de Identificación del Empleador para que el IRS pueda identificarlo con precisión para fines fiscales. Para solicitar un EIN, puede completar el formulario de solicitud del IRS en línea o enviar un formulario SS-4 completo por correo o fax.

En este artículo, explicaremos para qué sirve un formulario SS-4, quién necesita presentarlo, por qué es importante y cómo completar uno.

¿Qué es un formulario SS-4?

Para entender qué es un formulario SS-4, primero debe saber qué es un número de identificación del empleador (EIN). Los dos están estrechamente vinculados.

En los Estados Unidos, el número de identificación del empleador, también conocido como número de identificación fiscal federal, es un número de nueve dígitos asignado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) a las empresas para que sirva como su identificador único. Al igual que un número de Seguro Social (SSN), no hay dos EIN iguales. El IRS utiliza el EIN para identificar un negocio correctamente. Es necesario al presentar impuestos y administrar la nómina de los empleados. También es necesario si desea abrir líneas de crédito para los gastos operativos de su negocio.

No puede solicitar una licencia comercial sin un EIN. Solicitar un EIN es uno de los primeros pasos que debe seguir para registrar su negocio. Es gratis registrarse, aunque algunas compañías en línea lo hacen por una tarifa.

Hay dos formas en que puede solicitar un EIN:

1. Solicite en línea a través del Sitio web del IRS

La forma más rápida y conveniente de solicitar un EIN es en línea. Simplemente visite la página oficial del IRS para una solicitud de EIN y complete toda la información requerida.

Al final de su solicitud en línea, se le preguntará cómo desea recibir su carta de confirmación de EIN. La elección de recibir la carta en línea permite el acceso inmediato. Puede ver, guardar e imprimir la carta una vez que esté lista (recibirá la confirmación en dos minutos).

Si opta por recibirlo por correo, el IRS lo enviará a la dirección postal que proporcionó. Espere recibirlo dentro de las cuatro semanas posteriores al momento de la solicitud.

2. Solicite enviando por fax una copia del formulario SS-4 de su empresa al IRS

Descargue una copia del formulario oficial SS-4 del Sitio web del IRS. Son dos páginas, y puede ver instrucciones detalladas en la última sección de este artículo sobre cómo completarlo.

¿Quién necesita presentar un formulario SS-4?

Usted, el dueño del negocio, es responsable de solicitar un SS-4. Como «parte responsable» de su empresa, usted será designado como el primer punto de contacto con el IRS para recibir correo y correspondencia. Los siguientes tipos de entidades comerciales deben presentar un formulario SS-4 del IRS si desean solicitar un EIN:

Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC) Una LLC es un tipo de estructura comercial en la que los propietarios no son responsables en caso de una demanda. Protege sus activos personales si la empresa es demandada y los acreedores van tras ellos. Solo se requerirá que las LLC de varios miembros presenten un formulario SS-4.

Asociación — Una estructura empresarial en la que dos o más partes acuerdan formalmente construir u operar una empresa. A diferencia de una LLC o una corporación, el negocio no está separado de sus propietarios. Cuando son demandados o se endeudan, los acreedores pueden ir tras sus activos personales.

Corporación — Esto se refiere a una empresa que se trata como una entidad separada de sus propietarios. Tiene responsabilidades y derechos que están separados de las personas que lo formaron. Al igual que una LLC, protege los activos personales de los propietarios de los acreedores cuando la empresa quiebra. Sin embargo, en lugar de miembros, una corporación es propiedad de los accionistas. Los tipos de corporaciones requeridas para presentar un SS-4 son S-corps, fideicomisos de inversión en bienes raíces (REIT) y corporaciones de servicios personales.

Organización sin fines de lucro — Se trata de empresas que no tributan por los ingresos que obtienen debido a la naturaleza caritativa de sus negocio. El negocio todavía gana dinero, pero no se hace con el propósito de obtener un ingreso.

Propiedad – Un patrimonio es un tipo de entidad creada como resultado de la muerte de una persona. Se refiere al patrimonio neto de la persona, que incluye todas sus posesiones y activos.

Confianza Un fideicomiso es un acuerdo legal que permite a una de las partes, el fideicomisario, mantener activos en nombre de los beneficiarios del fideicomisario (el destinatario de los activos). Los siguientes son tipos de fideicomisos: tutelas, tutelas, fideicomisos revocables e irrevocables y custodias.

¿Por qué es importante presentar un SS-4?

Debe presentar un SS-4 para obtener el número EIN de su empresa, que es necesario si desea hacer lo siguiente:

• Solicitar una licencia comercial
• Abra una cuenta bancaria o tarjeta de crédito para su negocio
• Administrar la nómina de los empleados y la declaración de impuestos sobre la renta
• Obtenga líneas de crédito o préstamos para su pequeña empresa
• Establecerse como un contratista independiente

Incluso si no está obligado a tener un EIN (digamos que tiene un estado de propietario único o de propietario único), las razones anteriores son suficientes para que considere completar un formulario SS-4.

Cómo completar un formulario SS-4

Completar un formulario SS-4 del IRS es un asunto bastante sencillo. Después de descargar una copia en PDF del SS-4, ábralo e ingrese la información requerida. Si lo está enviando por correo, imprímalo y tome un bolígrafo.

La primera sección se trata de obtener información de su empresa. Se le pedirá que complete los siguientes campos:

• Nombre legal de la entidad (o individuo) para quien se solicita el EIN: complete este campo indicando el mismo nombre exacto de la compañía que ha proporcionado en los artículos de incorporación.
• Nombre comercial de la empresa: complete esto si ha solicitado DBA (Doing Business As) después de formar su LLC. Dado que el DBA es propiedad de la LLC, debe anotar el nombre del DBA en este campo.
• Albacea, administrador, fideicomisario, nombre de «cuidado de»: esto debe dejarse en blanco si su negocio es una LLC.
• Dirección postal: indique una dirección postal donde pueda revisar su correo regularmente. El Servicio de Impuestos Internos enviará por correo los documentos ein aquí.
• Ciudad, estado y código postal: para direcciones postales fuera de los EE. UU., Se debe proporcionar el nombre de la ciudad, la provincia, el código postal y el nombre del país.
• Nombre de la parte responsable: esta persona sirve como el principal punto de contacto del IRS para el negocio. La parte responsable controla y gestiona la empresa y cómo se gestionan sus activos y fondos. Debe ser una persona real a menos que la parte responsable sea una entidad gubernamental.
• SSN, ITIN o EIN — Indique el SSN, ITIN o EIN de la parte responsable.
• ¿Es esta solicitud para una compañía de responsabilidad limitada (LLC) (o un equivalente extranjero)? — Responda «Sí» o «No». Las respuestas a las preguntas relacionadas posteriores, como dónde se organizó la LLC, el número de miembros de la LLC y el tipo de LLC, se basarán en su respuesta inicial.
• Tipo de entidad: asegúrese de obtener asesoramiento legal profesional antes de indicar el tipo de estructura comercial que utilizará para el negocio.
• Motivo de la solicitud: marque la opción correspondiente que muestra la razón por la que está solicitando un EIN. Las opciones incluyen:
  • Comenzó un negocio
  • Empleados contratados
  • Fines bancarios
  • Se ha cambiado el tipo de entidad
• Fecha en que se adquirió o lanzó el negocio.
• Mes de cierre del ejercicio contable.
• El mayor número de empleados esperado en los próximos 12 meses.
• Se pagaron los salarios o anualidades de la primera fecha.
• Categoría comercial principal en la que participa su empresa: las opciones incluyen Construcción, Bienes Raíces, Fabricación, Atención Médica y Servicio Social, y Otros. Si marca «Otros», especifique la industria a la que pertenece.
• Indique la línea principal de mercancía vendida, el trabajo de construcción específico realizado, los productos o servicios proporcionados: proporcione información adicional que respalde su respuesta anterior. Si revisó bienes raíces, por ejemplo, indique el tipo de propiedad que está vendiendo.
• Nombre y dirección de la persona designada por terceros: complete esto solo si autorizará a otra persona a recibir los documentos EIN de su empresa y responder preguntas sobre la finalización del formulario SS-4.

La segunda página del formulario SS-4 es solo informativa. Es una guía que muestra qué curso de acción tomar en escenarios específicos. Por ejemplo, «Si el solicitante comenzó un nuevo negocio y actualmente no tiene o no espera tener ninguno, entonces las secciones 1, 2, 4a–8a, 8b–c (si corresponde), 9a, 9b (si corresponde), y 10–14 y 16–18 deben completarse».

Después de completar todos los campos obligatorios, puede imprimir el formulario SS-4 y enviarlo por fax o por correo al IRS. Si lo va a enviar por fax, incluya un número de fax de devolución si puede. Hacerlo acelerará significativamente el tiempo que lleva devolverle la documentación de confirmación.

En el caso de que otra parte requiera que les presente el SS-4 de su compañía (cuando está pidiendo dinero prestado a un prestamista, por ejemplo), realmente no puede proporcionarles copias del formulario de archivo SS-4 original. Lo que puede proporcionar es una copia de su carta de asignación de EIN en su lugar, que puede solicitar al IRS.

¿Listo para solicitar un EIN para su negocio?

Si bien puede sonar complicado para los propietarios de negocios novatos, un formulario SS-4 es en realidad un documento bastante simple de completar. Le recomendamos que haga su debida diligencia y consulte con abogados y contadores antes de completar el formulario SS-4 para que pueda evitar errores costosos.