Solía ​​ser que las Regulaciones del IRS respecto a la condición de trabajador para efectos fiscales fue el estándar de oro para determinar si emitir un W-2 o un 1099 al final del año.

Sin embargo, desde el auge de la economía independiente, ha habido mucha confusión sobre cómo interpretar las regulaciones. El Departamento de Trabajo (DOL) emitió un nota administrativa con el fin de proporcionar «orientación adicional sobre la aplicación de las normas para determinar quién es un empleado en virtud de la Ley de Normas Laborales Justas».

Las nuevas directrices se centran en un conjunto de criterios de realidad económica para determinar si el trabajador depende económicamente del empleador.

Un trabajador que depende económicamente de un empleador sufre o se le permite trabajar por el empleador y, según la definición de la Ley de Normas Laborales Justas, se lo considera un empleado en lugar de un contratista independiente, independientemente de si el empleador, el trabajador o ambos consideran al trabajador como un contratista.

Incluso si un trabajador recibió voluntariamente un 1099, la redacción ampliamente interpretada de la Ley de Normas Laborales Justas puede poner al trabajador directamente en el estado de «empleado» si el trabajador no puede demostrar que está en el negocio por sí mismo.

Según la interpretación del Departamento de Trabajo de la Ley de Normas Laborales Justas, la mayoría de los trabajadores son empleados.

Al emitir esto, el Departamento de Trabajo está señalando a la gente que tiene la intención de llevar a cabo una acción agresiva contra las empresas que emplean contratistas independientes.

¿Cómo se determina la dependencia económica?

Según la Ley, las definiciones de derecho consuetudinario o los acuerdos entre empleadores y trabajadores son insuficientes para determinar si un trabajador depende económicamente de los empleadores.

Como resultado, los tribunales han desarrollado una prueba de realidades económicas de seis partes para determinar si un empleador «sufre o permite» a un empleado o si el trabajador está en el negocio por sí mismo. Aquí están las seis partes.

1. ¿El trabajo se realiza como parte integral del negocio del empleador?

La palabra clave aquí es integral. Los tribunales están aplicando este concepto ampliamente. Cualquier trabajo, que una compañía hace o ha hecho que sea necesario para que la compañía brinde su producto o servicio terminado, puede considerarse parte integral de la compañía.

El diseñador gráfico, que diseña folletos para una empresa de diseño de impresión, es parte integral del negocio de la empresa de diseño gráfico y, por lo tanto, podría considerarse un empleado de la tienda de diseño. Pero una empresa de contabilidad, que proporciona servicios de nómina a esa misma empresa de diseño, no se consideraría integral.

2. ¿Las habilidades gerenciales del trabajador afectan su capacidad de obtener ganancias o sufrir pérdidas?

Esta es una consideración más amplia que el enfoque financiero según el derecho consuetudinario. Aquí, el enfoque no está en quién paga qué, per se, sino en quién toma las decisiones. ¿Tiene el trabajador la autoridad administrativa del dueño de un negocio para crear eficiencias o ahorrar costos, o solo puede elegir hacer más trabajo? Los tribunales consideran la capacidad de ejercer la habilidad gerencial en lugar de simplemente aceptar hacer el trabajo según lo asignado o disponible.

3. ¿Cuál es el nivel de inversión del trabajador en el trabajo que realiza?

Los trabajadores independientes que trabajan con varios clientes suelen invertir en sus negocios. Compran equipos comerciales con la intención de hacer muchos más trabajos más allá del actual. Alguien que es económicamente dependiente, por otro lado, realiza inversiones relativamente menores en el trabajo que se realiza.

4. ¿El trabajador demuestra habilidades e iniciativa empresarial?

Los tribunales ignorarán las habilidades técnicas específicas del trabajo y se centrarán en si el trabajador muestra alguna perspicacia e iniciativa empresarial, como ordenar materiales, ofertar nuevos trabajos y / o administrar el flujo de trabajo.

5. ¿La relación del trabajador con el empleador es permanente o indefinida?

Los contratistas son empleados para un proyecto en particular. Un trabajador cuyo trabajo no esté orientado a proyectos o de un término fijo probablemente se considerará un empleado, independientemente de la duración del empleo.

6. ¿Cuál es la naturaleza y el grado de control del empleador?

Según el derecho común, a menudo era suficiente demostrar que un trabajador tenía la capacidad teórica de controlar cómo se realizaba el trabajo. Según la Ley de Normas Laborales Justas, debe demostrarse que el trabajador realmente ejerce dicho control de manera regular.

¿Qué significa esto para los empleadores?

Aunque la nota administrativa del DOL no tiene autoridad legal en sí misma, los tribunales tienden a apoyarse en gran medida en su interpretación de la Ley de Normas Laborales Justas, al tomar decisiones legales vinculantes. Y la tendencia legal actual es favorecer la aplicación de DOL contra las compañías que contratan contratistas independientes.

Por lo tanto, si su modelo de negocios utiliza trabajadores independientes o contratistas, sería prudente revisar su proceso de contratación para asegurarse de que cumple con la interpretación actual de las leyes laborales.

Las empresas deben actualizar sus procesos de incorporación para incluir la verificación de que el trabajador está operando un negocio independiente.

El trabajador necesita ser incorporado, e idealmente, debe tener una cuenta bancaria comercial, un sitio web, materiales de marketing y proporcionar servicios a muchos otros clientes.

Si un trabajador opera un negocio relacionado con los servicios que se proporcionan al empleador, es menos probable que el trabajador se clasifique erróneamente como contratista.

Los empleadores también deben evitar pagar por tiempo, reembolsar gastos o proporcionar herramientas y equipos porque los autónomos, si realmente operan como empresas, deben tener sus propias herramientas.

A medida que los trabajadores independientes y los trabajadores contingentes continúan creciendo en importancia, se están desarrollando nuevas plataformas de software de gestión de profesionales independientes para ayudar con la contratación, selección, incorporación y garantía de cumplimiento de este nuevo segmento de la fuerza laboral.

Los sistemas de gestión independientes (FMS) brindan a los empleadores informes en tiempo real sobre su fuerza laboral independiente y contingente.

Por ejemplo, en ShortList trabajamos con empleadores de todos los tamaños para administrar a sus contratistas y autónomos. No es una sorpresa que uno de los mayores problemas que enfrentan nuestros clientes es el cumplimiento, por lo que nuestra tecnología está diseñada para monitorear la clasificación errónea de los contratistas y proporcionar a nuestros clientes informes para evitar errores costosos.

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