La guía definitiva para contratar, capacitar y administrar una fuerza laboral remota
La idea de una oficina completamente virtual fue una vez una que era ciencia ficción. Cada vez más ahora, se está convirtiendo en la norma para las nuevas empresas. Internet ultrarrápido, software gratuito de videoconferencia, aplicaciones de mensajería instantánea y teléfonos móviles han hecho que los equipos ya no necesiten estar atados por una oficina tradicional.
A medida que más y más empresas se sienten cómodas con los equipos remotos, los gerentes se enfrentan a nuevos y difíciles desafíos. Tienen preguntas como: ¿Cómo se construye la camaradería entre un grupo de personas separadas por miles de millas? ¿Cómo te aseguras de que los trabajadores sean productivos cuando no interactúas con ellos cara a cara? ¿Cómo se construye un poderoso equipo de trabajadores remotos?
En esta guía para administrar una fuerza laboral remota, nos sumergiremos en las últimas investigaciones sobre el trabajo remoto y proporcionaremos una guía integral para construir un equipo remoto efectivo. Al final, verás que gestionar un equipo remoto requiere atención y energía, pero puede darte resultados incluso más allá de tus expectativas.
La efectividad de los trabajadores remotos
El trabajo remoto se está volviendo más común en una variedad de industrias. Internet de alta velocidad y software de videoconferencia asequible está haciendo posible que las empresas se realicen con equipos de personas que trabajan en todo el mundo. Además de eso, las empresas entienden que pueden ahorrar toneladas de dinero en el alquiler de espacio de oficina al operar un espacio de trabajo totalmente digital.
Pero todavía hay preguntas sobre los trabajadores remotos. ¿Están tan enfocados? ¿Están tan comprometidos? ¿Son tan productivos?
En uno de los estudios más completos de trabajo remoto hasta la fecha, el profesor de Stanford Nicholas Bloom trabajó con una compañía llamada CTrip durante dos años. El estudio dividió a 500 empleados en dos grupos: un grupo de control, que continuó trabajando en la sede de la empresa, y el segundo grupo de trabajadores, que se ofrecieron como voluntarios para trabajar desde casa.
Las únicas estipulaciones para estar en el segundo grupo eran que los trabajadores debían haber estado con la empresa durante seis meses, tener una habitación privada en casa y tener una conexión a Internet confiable.
El profesor Bloom esperaba que el tiempo ahorrado por el viaje al trabajo compensara la disminución de la productividad en los trabajadores que permanecían en casa. Sin embargo, se sorprendió por los resultados: los trabajadores remotos estaban en promedio. más más productivo que los trabajadores que entraban en la oficina.
De un artículo de Inc. sobre el estudio:
«Además (e increíblemente), el desgaste de los empleados disminuyó en un 50 por ciento entre los teletrabajadores, tomaron descansos más cortos, tuvieron menos días de enfermedad y se tomaron menos tiempo libre. Sin mencionar las emisiones de carbono reducidas de menos automóviles que obstruyen el viaje matutino.
«Ah, y por cierto, la compañía ahorró casi $ 2,000 por empleado en alquiler al reducir la cantidad de espacio de oficina de la sede».
Sin embargo, el estudio vino con una advertencia: «Más de la mitad del grupo de voluntarios cambió de opinión sobre trabajar desde casa el 100 por ciento del tiempo, sintieron demasiado aislamiento».
Estudios como el anterior han demostrado consistentemente que los trabajadores remotos realizan el trabajo. La productividad no es el mayor desafío cuando se trata de trabajo remoto, a pesar de lo que piensan muchos gerentes. Más bien, los gerentes deben abordar la soledad, el agotamiento y la desconexión dentro de la fuerza laboral para administrar de manera efectiva un equipo remoto.
Superar los estigmas sobre los trabajadores remotos
Uno de los mayores obstáculos en la implementación de una fuerza laboral remota eficiente es que un equipo de gestión no acepta. Ya sea que confiesen o no tener estas ideas, muchos gerentes están colgados de ideas obsoletas sobre los trabajadores que teletrabajan.
No importa cuánto trabajo hagan los teletrabajadores, siempre habrá gerentes que crean que los trabajadores remotos no están completamente aceptados. Otros gerentes tendrán preocupaciones sobre la productividad entre los trabajadores remotos, o su capacidad para concentrarse mientras trabajan desde casa.
Si la gerencia no cree en los trabajadores remotos, ya sea ingresando datos, revisando contenido, codificación médica o algo más, su fracaso será una profecía autocumplida. Estudios como el de Stanford han demostrado una y otra vez que los trabajadores remotos son igual de productivos, si no más productivo, que los empleados que viajan a una oficina.
Lo que con demasiada frecuencia los frena es la falta de apoyo de la gerencia. Esto puede estar en ideas obsoletas sobre el compromiso, o por parte de gerentes que no consideran a los trabajadores remotos para ascensos o desarrollo profesional porque no están en la oficina.
Algunas de estas ideas pueden ser subconscientes. Una de las mayores preocupaciones de las personas que trabajan de forma remota es que sufrirán de una realidad «fuera de la vista, fuera de la mente» cuando se trata de gestión. La gestión de una fuerza laboral remota requiere trabajo y compromiso, tanto de la gerencia como de los trabajadores.
Entraremos más en formas específicas en que los gerentes pueden atacar este problema, pero la primera y más importante forma es tratar de superar los sesgos implícitos hacia las personas que trabajan desde casa. Este es el punto de partida.
Reclutar y retener mejores trabajadores
Si puede superar estas ideas y comprometerse a construir un equipo remoto fuerte, los beneficios están ahí para usted.
Como mostró el estudio de Stanford, dos de los mayores beneficios de permitir el trabajo remoto son:
- Encontrar mejor talento
- Retener ese talento
«Encontrar mejores talentos» debería ser un beneficio obvio de permitir el teletrabajo en su equipo.
Al permitir a los trabajadores remotos, está expandiendo su búsqueda de talentos más allá de las personas ubicadas cerca de su oficina, o aquellos que están abiertos a mudarse a su área. Al permitir que las personas trabajen desde donde sea que estén, está expandiendo el campo para encontrar los mejores candidatos en todo el país o, si RRHH lo permite, en todo el mundo.
Igual de importante es tu capacidad para retener el talento. Según una recopilación de estudios de Global Workplace Analytics (GWA), «el 92% de los empleados están preocupados por el alto costo del combustible y el 80% de ellos citan específicamente el costo de viajar al trabajo».
Del mismo modo, «el 73% siente que sus empleadores deberían tomar la iniciativa para ayudarlos a reducir sus costos de viaje» y, quizás lo más importante, «dos tercios de los empleados tomarían otro trabajo para facilitar el viaje».
Capacitar a nuevos talentos requiere recursos, tanto en términos de tiempo como de dinero: el informe de GWA encontró que capacitar a un nuevo empleado le cuesta a una empresa entre $ 10,000 y $ 30,000. Si un viaje duro es un obstáculo para los empleados, y algo que obliga a los trabajadores a buscar un nuevo trabajo, puede eliminar ese problema rápidamente al permitir el trabajo remoto.
El estudio de Stanford dio a conocer estos hallazgos: el desgaste de los empleados disminuyó un 50 por ciento entre los empleados en el estudio a quienes se les permitió trabajar desde casa.
Contratar una fuerza laboral remota le permite encontrar personas más talentosas que estén más dispuestas a quedarse. Sin embargo, sacar el máximo provecho de esa fuerza laboral requiere un trabajo dedicado.
Contratación de una fuerza laboral remota
El primer paso en esta guía para administrar una fuerza laboral remota es reunir a su equipo. Si bien los gerentes de contratación pueden esperar que haya alguna forma mágica de determinar si alguien será un buen trabajador remoto, la simple verdad del asunto es que es realmente difícil saber quién trabajará efectivamente de forma remota y quién no.
El mejor indicador de éxito cuando se trata de trabajo remoto es encontrar a alguien que lo haya hecho antes para otra empresa. Después de eso, se trata de confiar en su proceso de contratación y encontrar a alguien en quien cree. Si crees que alguien es un gran candidato para trabajar en la oficina, lo más probable es que sea un gran candidato cuando se trata de trabajo remoto.
Lo que puede hacer es ayudar a los candidatos potenciales a prepararse para trabajar de forma remota y facilitar a las personas que son nuevas en el trabajo remoto en esa transición al demostrar que comprende los puntos débiles y puede ayudar a los candidatos a abordarlos.
Si alguien no ha trabajado de forma remota antes y lo probaría por primera vez con usted, puede hacer algunas preguntas para ayudar a tener una idea de qué tan preparados están para hacer la transición.
Sin embargo, antes de llegar a las preguntas que debe hacer, hagamos una pregunta que usted No preguntar.
«¿Puedes concentrarte en casa?» no es una pregunta particularmente útil para ti o para el candidato. Si han trabajado con éxito desde casa antes, la respuesta es obvia: Sí. Si no lo han hecho, no podrían saberlo. Además de eso, como lo han demostrado el estudio de Stanford y otros estudios, la mayoría de los trabajadores productivos han demostrado la capacidad de ser productivos sin importar dónde se encuentren.
Enfoque en el proceso
Al entrevistar a los candidatos, no se obsesione con las cuestiones de productividad. Más bien, concéntrese en el proceso y la preparación para los candidatos que trabajarán desde casa.
Si alguien nunca ha trabajado desde casa antes, puede preguntarle: «¿Ha pensado en establecer un espacio de trabajo en casa?» O «¿Has considerado qué tipo de rutina has establecido para trabajar desde casa?»
Esto puede permitir que el candidato muestre su previsión sobre el tema, y si lo ha hecho.Pensándolo bien, te permite intervenir y ofrecer consejos sobre lo importante que es crear rutinas cuando se trabaja desde casa. (Puede indicarles nuestro artículo sobre el tema).
Otra gran cosa para preguntar a las personas que consideran el teletrabajo por primera vez: «¿Te preocupa sentirte desconectado de la fuerza laboral si no estás en la oficina?»
Esto puede permitir a los candidatos hablar libremente sobre las preocupaciones que podrían tener sobre el trabajo remoto, y le permite mostrar la cultura de su empresa en el proceso.
Si crees en un candidato, lo más probable es que funcione bien sin importar dónde se encuentre. Lo que puedes hacer en el proceso de contratación es demostrar que contarán con tu apoyo a la hora de trabajar de forma remota.
Capacitación de trabajadores remotos
El siguiente paso en nuestra guía para administrar una fuerza laboral remota es capacitar a su personal. La capacitación de trabajadores remotos requiere atención al detalle y una fuerte intención. En un entorno de oficina, capacitar a un empleado puede ser un esfuerzo mezcolanza de todo un equipo. Los trabajadores pueden recoger cosas de los empleados que se sientan cerca de ellos, o prestar mucha atención a los compañeros de trabajo, recogiendo señales con respecto a la cultura de la empresa y las mejores prácticas.
Los trabajadores remotos a menudo no tienen ese beneficio. No pueden pasar su silla de oficina a un compañero de trabajo y preguntarles cuál es la mejor manera de acceder al portal de recursos humanos, o cómo archivar correctamente las hojas de horas de la semana, o en qué formato le gusta un informe a un jefe.
A lo que esto puede llevar es a empleados que se sienten poco capacitados y desconectados, y a la frustración de los gerentes que sienten que los empleados remotos no están recogiendo las cosas lo suficientemente rápido.
En un artículo en la revista Forbes, Barbara O’Malley de Exec Advance LLC argumenta que los gerentes deberían prestar más atención a los trabajadores remotos, especialmente al principio de su tiempo con la compañía.
«Involucre a sus trabajadores remotos a diario a través de algún tipo de comunicación», escribe O’Malley. «Usa múltiples canales para comunicarte. Luego, planifique una reunión cara a cara programada regularmente. Esto puede ser semanal, mensual o anual, y podría combinarse con un programa de capacitación o entrenamiento. Esta interacción y compromiso constantes ayudarán a los trabajadores remotos a sentirse incluidos en un aspecto importante de la organización».
Conexiones claras con los recursos
Es posible que los trabajadores remotos no quieran molestar al jefe con correos electrónicos constantes, por lo que también es de vital importancia conectar a los trabajadores remotos con los miembros del equipo y explicar claramente en qué pueden ayudarlos esos miembros del equipo.
Presentar a un gerente de oficina en un correo electrónico y decir «Esta es nuestra gerente de oficina Jill, ella hace casi todo por aquí» no es muy útil.
Más bien, piense en conectar a su empleado remoto con Jill y explicarle todos sus roles y responsabilidades, y hacerlo a través de Slack u otro comunicador de oficina instantáneo. Aún mejor que eso: programe una videoconferencia para conectar los dos.
Un artículo en Lighthouse, un blog sobre liderazgo y consejos de gestión, argumenta que el video permite a las personas participar en un nivel mucho más profundo que la palabra escrita … o incluso una llamada telefónica.
«La investigación muestra que más de la mitad de la comunicación humana es no verbal. Cuando no puedes ver a alguien en la oficina todos los días, tener cualquier tipo de pista visual de lo que alguien está pensando es esencial. Ya sea que esté midiendo su reacción a un cambio en los planes, o simplemente tratando de juzgar su estado de ánimo general ese día, el video le dice mucho más de lo que una llamada o chat de solo audio revelará.
«Con tantas soluciones gratuitas y económicas para el chat de video (como Skype, Google Hangouts y Zoom), no hay razón para no cambiar al video siempre que puedas».
Permitir que los trabajadores remotos se involucren activamente con los miembros del equipo, especialmente desde el principio, valdrá la pena de manera importante en el futuro. Gran parte del éxito temprano con una empresa es saber a dónde ir con preguntas. Si los trabajadores remotos se sienten desconectados al principio, pueden continuar sintiéndose desconectados a medida que avanza su tiempo con la empresa.
Los trabajadores remotos necesitan un compromiso adicional desde el principio de su tiempo con la empresa, no solo para ponerse al día sobre cómo funciona su empresa, sino también para realizar las conexiones intrapersonales necesarias para tener éxito.
Gestión eficaz de un equipo remoto
Te has comprometido con la idea de un equipo remoto y has hecho tu parte para asegurarte de que los nuevos empleados remotos estén bien capacitados. Ahora viene el mayor desafío para un gerente de cualquier equipo: mantener la moral, establecer expectativas y objetivos claros, y trabajar con su equipo hacia un objetivo común. Este siguiente paso en nuestra guía para administrar una fuerza de trabajo remota le dará parámetros para liderar un equipo remoto con excellence.
Ponte a disposición de los trabajadores remotos
Como se discutió en la sección anterior, los gerentes deben hacer todo lo posible para conectarse con los trabajadores remotos. Se necesita amor y atención adicionales. Recuerde: Los trabajadores locales tienen amplias oportunidades para interactuar con usted.
Esto puede ser con un uno a uno programado, o simplemente pasando por su escritorio por la mañana. Una ola, un «hola» o una conversación casual al salir de la oficina son momentos importantes para la formación de equipos entre un gerente y un empleado.
Cuando se trata de trabajadores remotos, esos encuentros deben crearse deliberadamente. Un artículo en Harvard Business Review argumenta que tan importante como conectarse a través de video para reuniones es recordar sacar tiempo para conversaciones improvisadas y ponerse al día con empleados remotos durante esas videollamadas.
De The Harvard Business Review:
«Generar confianza y familiaridad con sus subordinados directos requiere que los conozca a nivel personal. Con los trabajadores remotos «esto requiere un esfuerzo adicional», dice [Mark Mortensen, an associate professor of Organizational Behavior at INSEAD]. Sugiere reservar los primeros minutos de llamadas y videoconferencias para simplemente «masticar la grasa».
«Debes hablar de ‘las cosas de las que sueles hablar en el trabajo’: planes de fin de semana, niños, mascotas o el gran juego de anoche. Anime a sus subordinados directos a hacer lo mismo con sus colegas remotos. Este vínculo social «construye empatía, confianza y camaradería esenciales», dice Ferrazzi. «Lo que une a los equipos virtuales son los datos personales».
Las reuniones uno a uno son importantes para todos los empleados, pero son de vital importancia para los trabajadores remotos, no solo para ponerse al día con el trabajo, sino para hacer que estos trabajadores remotos se sientan conectados con usted, su equipo y su misión.
Los plazos son tus amigos
Algunos gerentes dudan en establecer constantemente plazos en las asignaciones, preocupados de que parezca una microgestión. Si usted es el tipo de gerente que prefiere un ambiente más relajado en su lugar de trabajo, operando bajo la idea de que «todos deben saber qué trabajo debe hacerse», es posible que deba realinear cuando trabaje con una fuerza laboral remota.
Los trabajadores remotos a menudo no podrán captar las señales de usted sobre la urgencia de un proyecto, o tendrán dificultades para obtener el calendario de un proyecto si no están en la oficina. Establecer plazos y expectativas claras para los trabajadores remotos no es una señal de microgestión. Más bien, les está ayudando a comprender claramente lo que hay que hacer, y en realidad hará su vida, y su vida, más fácil.
«Todo el mundo tiene una idea diferente de lo que significa hacer algo ‘rápido’ o ‘bien'», escribe Ilean Harris en Forbes. «Ya sea mostrando ejemplos de lo que espera que se haga, compartiendo calendarios, etc., asegúrese de tener expectativas claras de aquellos con los que trabaja en línea. Cuanto más preparados estén, mejor podrán servir».
Los mismos estándares
Del mismo modo, establecer expectativas claras le permitirá decirles a los trabajadores remotos que están sujetos a los mismos estándares que los empleados locales, y viceversa.
De Harvard Business Review:
«Como gerente, debe establecer expectativas claras y deliberadas por adelantado y establecer reglas básicas sobre cómo se llevarán a cabo las interacciones», dice [Keith Ferrazzi, the founder and CEO of Ferrazzi Greenlight]. Si no haces esto, ‘las cosas se romperán de inmediato’. Él recomienda… establecer objetivos de rendimiento mensuales, trimestrales y anuales, así como «objetivos de lo que significaría ‘golpearlo fuera del parque'».
«Luego, al igual que lo haría con los empleados que trabajan en el pasillo, ‘debe verificar regularmente el progreso’ a través de un horario acordado. Mortensen agrega: asegúrese de dejar en claro que está «aplicando las mismas métricas al resto del equipo». Los trabajadores remotos ‘necesitan saber que no están siendo tratados de manera diferente y que no hay inequidad'».
Las expectativas claras, los plazos claros y la medición clara del progreso son vitales para establecer la confianza en los equipos remotos y administrarlos bien.
Desafíos para las personas que teletrabajan
Las personas que trabajan de forma remota se enfrentan a desafíos todos los días. Sí, está la llamada del sofá y esa cuenta de Netflix. Pero más apremiantes, en realidad, son las preocupaciones sobre la comunicación, el crecimiento profesional y el agotamiento. A continuación, en nuestra guía para administrar a los trabajadores remotos, hay algunas formas útiles de contrarrestar los mayores problemas que enfrentan los teletrabajadores.
Dejar claro a los trabajadores remotos que hay oportunidades de crecimiento
Un obstáculo importante para muchos trabajadores remotos es su preocupación de que serán pasados por alto para oportunidades de carrera porque no están en la oficina. Algunos trabajos solo se pueden hacer a nivel local, por supuesto, pero si un empleado remoto ha demostrado una fuerte aptitud para el trabajo, esta puede ser una oportunidad para que la gerencia realinee sus ideas.
Si un empleado quiere un ascenso, y otro miembro de la gerencia dice algo como «bueno, si realmente quisieran el trabajo, se mudaría aquí», desafíelo. Si un empleado es el mejor candidato para una promoción interna, pregúntele a otros miembros de la gerencia (o pregúntese) si pueden hacer su trabajo de forma remota con la misma eficacia. Si pueden, no dejes que eso te impida considerarlos para esa promoción.
Del mismo modo, asegúrese de comunicar a los trabajadores remotos que está pensando en su crecimiento profesional. Para muchos empleados, solo comunicar que está pensando en el crecimiento y el desarrollo a largo plazo puede aliviar la tensión o las preocupaciones. Comunícate con frecuencia. Y recuerde, los trabajadores remotos a menudo necesitan un poco más de esfuerzo cuando se trata de hacer que esa comunicación suceda.
Ayuda a evitar el agotamiento
Según el Informe del Estado del Trabajo Remoto 2018, la mayor lucha con la que se enfrentan los trabajadores remotos es no luchar contra las distracciones o permanecer en la tarea. Más bien, es agotamiento.
Dado que muchos empleados remotos trabajan desde casa, a diferencia de una oficina o espacio de trabajo conjunto, muchos luchan por desconectarse al final del día. También existe la preocupación entre los empleados remotos de que la gerencia los perciba como no comprometidos, por lo que hacen todo lo posible para estar disponibles en todo momento.
Como administración, debe hacer su parte para asegurarse de que su fuerza laboral esté actualizada y lista para trabajar. Una vez más, establecer claramente las expectativas puede ayudar a que esto sea posible.
De Forbes:
«Establezca pautas de trabajo desde casa, como que los correos electrónicos deben responderse dentro de las 24 horas, use texto para asuntos urgentes y no llame entre ciertas horas para asegurarse de que los compañeros de equipo no estén trabajando todo el día».
Permitir un horario flexible es genial. Asumir que las personas que trabajan desde casa deben estar disponibles las 24 semanas del día, los 7 días de la semana, no lo es. Configure a su equipo remoto para el éxito delineando claramente las expectativas y asegurándose de que puedan desconectarse.
Reúna a todos los empleados regularmente si puede
Es difícil exagerar lo mucho que ayuda reunir a los equipos siempre que sea posible. Para combatir la sensación entre una fuerza laboral remota de que hay una desconexión con el resto del equipo, intente incorporarlo a su presupuesto para reunir al equipo al menos una vez al año.
Durante estas reuniones en persona, se forman vínculos intrapersonales, las expectativas se alinean y los equipos se construyen cuando las personas se reúnen. Incluso si solo es por un día más o menos, es enormemente beneficioso permitir que las personas que han interactuado virtualmente se reúnan, compartan detalles personales y hablen sobre la familia y la vida.
Muchas empresas tomarán el dinero ahorrado en espacio de oficina para empleados locales y dedicarán una parte de eso a eventos de formación de equipos para empleados remotos. Las habitaciones de hotel para un par de noches y algunas buenas cenas pueden costar una fracción de un espacio de oficina y hacer maravillas para un equipo remoto.
Construyendo un equipo remoto fuerte
Construir un equipo que funcione bien de forma remota requiere atención, energía y un fuerte compromiso con la comunicación de un gerente. Las relaciones interpersonales naturales que ocurren en un espacio de oficina deben cultivarse en un espacio digital. Del mismo modo, los gerentes deben comunicarse en exceso en casi todo (plazos, objetivos, expectativas, comentarios) para cerrar la brecha establecida por una conexión virtual.
Dicho esto, los equipos remotos pueden ahorrar dinero a las empresas, y los trabajadores remotos han demostrado que son más productivos que los trabajadores que entran en una oficina. Al seguir esta guía para administrar una fuerza laboral remota, puede crear un equipo remoto que prospere y haga lo máximo por su negocio.
