Explicación del flujo de trabajo GTD (Getting Things Done)
“Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” de David Allen presentó al mundo el flujo de trabajo de hacer las cosas, también llamado GTD para abreviar. Desde entonces se ha convertido en una forma popular de aumentar la productividad sin tanto estrés, de ahí el nombre del libro. El sistema lo ayuda a desglosar lo que necesita hacer y ayuda a crear un flujo de trabajo más eficiente.
Cómo funciona GTD
Hacer las cosas combina la productividad y la gestión del tiempo en un único flujo de trabajo. Utiliza listas cuidadosamente creadas para organizar sus tareas. Al asegurarte de saber qué se debe hacer y cuándo, no te distraerás tratando de recordar todo o establecer prioridades a lo largo del día. Cuanto más relajado esté, más fácil será concentrarse en la tarea actual y luego pasar a la siguiente.
Los cinco pasos principales
Si bien es mucho más detallado que solo cinco pasos, el flujo de trabajo de GTD se divide en cinco áreas principales:
- Captura – Escriba todo lo que necesita hacer, las ideas que necesita sacar y los problemas que ocupan su mente.
- Aclarar – Si es necesario, desglose cada elemento de su lista y lo que debe hacerse para resolverlo. Obviamente, algunas cosas en su lista se explicarán por sí mismas.
- Organizar – Clasifique todo en su lista (más sobre eso más adelante).
- Reflejar – Mire lo que tiene que hacer y decida qué tarea hacer a continuación.
- Comprometerse – Hazlo.
El problema al que se enfrenta la mayoría de las personas es que se saltan pasos o intentan hacer todo a la vez, abrumándolos. De lo contrario, notará que este proceso parece una progresión natural de cómo pasaría normalmente de la tarea a la ejecución. Además, cuantas más tareas tengas, más difícil será progresar naturalmente a través de los pasos.
Sin embargo, al dar cada paso uno por uno, es mucho más fácil mantener sus tareas y tareas pendientes organizadas. Cuanto más trabaje con el flujo de trabajo, más rápido podrá usarlo de manera efectiva para aumentar su productividad.
Desglose del flujo de trabajo de hacer las cosas
Si esos cinco pasos parecen necesitar más explicación, no se preocupe. Él mapa oficial de flujo de trabajo para hacer las cosas (que se muestra arriba), del cual puede descargar parte de forma gratuita, describe el flujo general. Tú también puedes comprar el flujo de trabajo completo que profundiza en cómo funciona todo y es una excelente referencia para su escritorio.
Todo comienza con y se descarga en su bandeja de entrada. Esta es la fase de captura. A continuación, debe decidir si tiene un elemento accionable o no. Esta es la fase de aclaración.
Si el elemento es procesable, debe decidir qué acción tomar:
- Hazlo ahora: si puedes hacer la tarea de inmediato y marcarla, adelante y hazla.
- Delégalo: ¿alguien más podría hacerlo mejor? Si es así, asígnalo a otra persona.
- Aplazarlo: estas son la mayoría de sus tareas. Podrá elegir más acciones, como dividir un proyecto en tareas más pequeñas, o aplazar la tarea hasta una fecha específica en la que podrá abordarla.
Si el elemento no era accionable, tiene tres opciones:
- Basura: deshazte de ella si no es algo que vayas a hacer o que no tenga un propósito.
- Incubar: guardar una tarea hasta una fecha específica o una carpeta general «algún día»
- Referencia: excelente para recopilar ideas para referencia en proyectos
Organización adicional del flujo de trabajo
Todo el flujo de trabajo de hacer las cosas tiene que ver con las listas. Para organizar aún más su bandeja de entrada, necesitará una variedad de listas. Ya he cubierto algunas de las listas básicas anteriores. Sin embargo, también deberá desglosar algunos de ellos en otras listas.
Por ejemplo, para su lista de aplazamientos, querrá dividir la lista en proyectos individuales junto con las tareas y los materiales necesarios para completar el proyecto. Estas se denominan sus «próximas acciones». También querrá mantener un calendario que enumere las tareas según las fechas asignadas para volver a visitarlas. Esto asegura que recuerde volver a los elementos organizados previamente para que aún se logren. Una vez más, esto ayuda a liberar su mente para concentrarse mejor en las tareas inmediatas en las que está trabajando.
Revisar regularmente
El flujo de trabajo de GTD es tan efectivo como lo haces tú. Si haces un volcado de cerebro, organizas todo, pero nunca lo actualizas, volverás a donde empezaste.
David Allen sugiere revisar su flujo de trabajo cada semana para actualizarlo. Después de todo, a medida que se completen las cosas y surjan cosas nuevas, deberá mantener sus listas actualizadas. De lo contrario, perderá la noción de lo que debe hacer y puede olvidar ideas y tareas importantes que debe realizar más adelante.
Si todo esto parece complicado, lo es al principio. Después de todo, crear listas de tareas puede ser difícil de seguir. Puede usar herramientas como OneNote para ayudarlo a realizar un seguimiento de todas las listas y materiales.
El sitio web de Getting Things Done tiene una variedad de recursos, incluida una comunidad solo para miembros, para ayudarlo, junto con los planificadores, puede comprarlos. El «Libro de ejercicios Getting Things Done” también lo ayuda a desglosar el flujo de trabajo de hacer las cosas, dominar el concepto y, literalmente, hacer las cosas.
