Las pilas de archivos que se amontonan en su escritorio no transmiten la imagen de gran profesionalismo. ¡Un escritorio caótico y notas pegadas en la pantalla de tu computadora no son exactamente un incentivo para promocionar! Si se siente avergonzado cada vez que su jefe pasa por su oficina, aquí hay algunas técnicas de organización simples para hacerse notar en el trabajo, por todas las razones correctas.

Competencia organizativa: conserve solo lo que necesita.

1. Conserva solo lo que necesitas

Una de las habilidades organizativas más básicas es conservar solo lo que necesita con más frecuencia. Algo que usa todos los días debería estar más cerca de usted que algo que usa con menos frecuencia. Idealmente, cuando esté sentado en su escritorio, debería poder comprender las cosas que necesita para realizar una tarea en particular sin levantarse de la silla. Por cierto, compruebe la ergonomía de su oficina: le ayudará a ser más productivo. ¿Cómo organizar tu oficina? Al tener todo lo que necesita a mano para que pueda volver a colocar las cosas en su lugar fácilmente cuando haya terminado de usarlas, nuevamente, sin levantarse. ¿Se está quedando sin espacio de almacenamiento cerca del escritorio? Un carrito con ruedas puede ser muy útil: mueva el carrito a su escritorio mientras trabaja, luego guárdelo cuando haya terminado.

Competencia organizativa: etiquetar todo.

2. Etiqueta todo

El etiquetado es una de esas habilidades organizativas clave que puede ayudar a mantener su oficina ordenada. Si está tratando de encontrar una manera de organizarse, comience con el etiquetado. Su espacio será más profesional y será muy fácil encontrar lo que necesita y guardarlo cuando haya terminado. Hay un truco para etiquetar cosas: ¡precisión! Su etiqueta debe indicar exactamente qué es. Evite palabras como «varios», «esta semana» o «suministros adicionales» a toda costa. Use el nombre del proyecto y asígnele una fecha de vencimiento para ayudarlo a dar seguimiento a las solicitudes.

Competencia organizativa: poner orden en la agenda.

3. Ponga orden en la agenda

Las tareas como limpiar, desatascar y organizar a menudo se dejan de lado porque estás demasiado ocupado tratando de terminar tu jornada laboral. De hecho, una oficina más limpia y ordenada facilita su trabajo. Tómese unos minutos cada día para ordenar y así no se acumulen las cosas. Deshágase de los accesorios innecesarios, los recuerdos personales, el desorden y los suministros de oficina innecesarios de su escritorio. Deshazte de los suministros de oficina que no hayas usado en un año. Done cualquier cosa que todavía esté en buena forma, pero ¿quién quiere una grapadora que no se engrape? Una vez que haya actualizado su equipo de oficina, deshágase de las cosas viejas.

Habilidad organizativa: elimine todos aquellos dispositivos que atraen el desorden.

4. Elimina todos esos dispositivos que atraen el desorden

Las bandejas escalonadas, las cestas diseñadas para manejar el flujo de cosas hechas y pendientes, e incluso sillas adicionales, a menudo son solo vertederos de papeles, publicaciones periódicas y basura. Tómese un momento para reorganizar los lugares donde se acumula el desorden, luego implemente estrategias de almacenamiento específicas que evitarán que las pilas suban al techo.

¡Es posible ser productivo tan pronto como te despiertes! Adopta estos hábitos súper simples de personas efectivas.

Habilidad organizativa: corte el camino hacia el desorden.

5. Corta el camino al desorden

Esto le llevará un momento para pensar en ello, pero es importante buscar formas de evitar el desorden en el futuro. Cancele las suscripciones innecesarias a catálogos y folletos de proveedores cuyos productos puede pedir fácilmente en línea. Si no necesita la copia impresa, o si puede conseguir otra fácilmente, evite que llegue a su escritorio. Recicle copias duplicadas de informes, notas en papel, actas de reuniones, folletos y folletos, y siempre piénselo dos veces antes de pulsar «Imprimir». Considere si puede guardar los documentos en formato PDF en un archivo claramente etiquetado en su computadora.

Competencia organizativa: fuente inteligente.

6. Abastecimiento inteligente

Resista la tentación de llenar sus cajones con material de oficina: nadie necesita un paquete de seis rollos de cinta adhesiva. Desempaque la caja de suministros sueltos, tome uno para su cajón y devuelva el resto al armario de almacenamiento. Si le preocupa quedarse sin energía, configure su propia caja de energía y reabastezca o reorganice según sea necesario. Los cajones de su escritorio y su espacio estarán ordenados y usted estará debidamente abastecido.

Habilidad organizativa: no permita que las pequeñas tareas se acumulen.

7. No dejes que las pequeñas tareas se acumulen

No espere para hacer un seguimiento de una tarea sencilla si solo le lleva un momento. Por ejemplo, reclasifique una carpeta tan pronto como haya terminado de usarla en lugar de guardarla para archivarla más tarde. Y mantenga su bandeja de entrada baja leyendo correos electrónicos y tomando un momento para responder. Esta es una de las habilidades organizativas más importantes: ocúpese de las pequeñas tareas de inmediato.

Competencia organizativa: cuidado con las notas adhesivas.

8. Cuidado con las notas adhesivas

Otra gran habilidad organizativa es tomar notas y escribir recordatorios en un cuaderno de espiral. Puede erradicar notas adhesivas y trozos de papel cubiertos de números de teléfono, citas y notas de reuniones garabateadas por ahí. Mantenga un registro de notas, llamadas telefónicas, conversaciones, tareas pendientes y más, esto mantendrá su escritorio despejado y su mente libre.

Competencia organizativa: aprovechar la tecnología.

9. Ponga la tecnología a trabajar

Tome una foto con su teléfono inteligente para recordar cosas importantes, por ejemplo, dónde se enchufan los cables al reconfigurar componentes electrónicos. Un simple clic en la configuración de cables correctamente conectados te permitirá reproducirla cuando quieras y en todas las circunstancias. En lugar de luchar para probar todas las combinaciones posibles, serás tú a quien los demás llamen para pedir ayuda. ¡Un muy buen punto si te ayuda a salvar la reunión de tu jefe!

Utilice esta misma técnica para tener cierta información a mano: el tipo de cartucho de tinta en su impresora, el modelo y tamaño de dicha pila, e incluso cómo colocar papel en el cajón de la impresora para hacerlo. Copias a doble cara. Solo tiene que echar un vistazo a su teléfono cuando necesite este tipo de información.

Habilidad organizativa: dedica 10 minutos al final del día a ordenar todo.

10. Un final rápido y suave del día.

Una de las mejores formas de mantener su escritorio ordenado es dedicar diez minutos a archivar y organizar archivos al final del día. Tómese el tiempo para guardar las cosas que ha usado antes de salir de su oficina por la noche. Esta capacidad organizativa lo ayudará a comenzar el día siguiente en un escritorio limpio mientras se asegura de no omitir nada.

Competencia organizativa: prepárese para mañana.

11. Para mañanas que cantan

Termine su día preparándose para el día siguiente: eche un vistazo a su calendario y haga una lista de tareas tan pronto como llegue. Saque todos los documentos que necesitará para el siguiente día hábil, como un archivo de cliente o un paquete de información. Esto le dará un buen comienzo para su día.

Ahora que sabe cómo organizarse y mantenerse organizado, intente mejorar sus nuevas habilidades en su próxima revisión de desempeño; indíquele a su gerente cómo sus habilidades organizativas lo han convertido en una persona más eficaz. Esto les ayudará a justificar un aumento o un ascenso.

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