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4 herramientas de automatización útiles para mejorar su productividad

A medida que nos encontramos enterrados bajo demasiado correo electrónico y docenas de solicitudes de reuniones cada semana, encontrar formas de ser más eficientes en el trabajo o en el hogar puede ser un desafío. Aprender el arte de la automatización puede ayudarlo a liberar tiempo para cosas que realmente valora, como pasar más tiempo con la familia. Estos son algunos de los mejores trucos de automatización para mejorar su productividad.

Por qué necesita automatizar

Para las personas que a menudo se encuentran luchando con la gestión de tareas, la automatización puede ser beneficiosa. Todos han tenido un día en el que han tenido problemas para mover datos de la plataforma A a la plataforma B mientras revisan la plataforma C en busca de notificaciones y monitorean la plataforma D en busca de datos de ventas. La automatización puede ser la respuesta, ayudándolo a encontrar mejores formas de trabajar y aumentar su productividad a través de integraciones que nunca imaginó. No solo encontrará más tiempo en el día, sino que su equilibrio entre el trabajo y la vida también será mejor debido a que tendrá más tiempo libre.

1. Zapier

Una de las herramientas de automatización más conocidas, el cielo es límite para lo que puede lograr con Zapier. Presentándose como un servicio de «automatización fácil para personas ocupadas», funciona con más de 3000 aplicaciones, incluidas Google Docs, Gmail, Trello, Slack, Dropbox, OneDrive, Microsoft Teams y Zoom.

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Zapier se conecta a una gran cantidad de plataformas de comercio electrónico. Si tiene un negocio en línea, puede ser particularmente útil. Puedes conectarte a Shopify y Mailchimp, por ejemplo, y hacer que Zapier envíe notas de agradecimiento automáticamente después de cada compra.

Una de las formas más básicas de usar Zapier es crear una lista de mensajes guardados de Slack. En este caso, puede hacer bastante Slack y su administrador de listas de tareas favorito, Trello. Conecta ambas aplicaciones a Zapier y puede configurar un «Zap» que garantiza que cualquier mensaje guardado de Slack se agregue automáticamente a un tablero de Trello para consultarlo más adelante. Por separado, también puede configurar un futuro Zap para citas o reuniones en Office 365 puede activar un tablero en Trello.

2. IFTTT

Muy similar a Zapier, IFTTT también le permite configurar y establecer trucos de automatización que pueden mejorar rápidamente su productividad. Con miles de aplicaciones disponibles para elegir, automatizar tareas es increíblemente fácil.

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Con Gmail y Office365 compitiendo por el primer puesto en el correo electrónico del lugar de trabajo, no sorprende que IFTTT tenga una gran cantidad de integraciones. Por ejemplo, puede configurar un IFTTT para tomar automáticamente cualquier correo electrónico que inicie en Gmail y crear un recordatorio para cuidarlo. Alternativamente, puede etiquetar un Gmail con «Evernote» y hacer que se reenvíe automáticamente a un cuaderno de Evernote como parte de una lista de tareas pendientes.

¿Quiere guardar automáticamente las estadísticas de la campaña de MailChimp en una hoja de cálculo de Google? En lugar de ingresar manualmente los resultados de la campaña de correo electrónico, IFTTT puede hacer todo el trabajo para usted.

Si empareja el Asistente de Google con IFTTT, puede realizar una nueva tarea en Todoist u otras aplicaciones de tareas pendientes integradas usando nada más que su voz. Simplemente diga «Ok Google, agregue una tarea», seguido de la tarea que desea ingresar.

3. Automate.io

Donde IFTTT y Zapier se enfocan tanto en los negocios como en lo personal, Automate.io se inclina más hacia la automatización de los procesos de marketing, negocios y ventas. Lo que puede hacer es mejorar su productividad con una automatización simple o compleja.

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Automate.io puede conectarse a su CRM, como el popular Salesforce. Si está en ventas, conecte su CRM con Slack y manténgase informado de cada reunión de nota/cliente potencial y trato que se cierre. De manera similar, con la integración de Office365, puede automatizar un correo electrónico de seguimiento para cada nuevo contacto de Salesforce. Eso solo puede ahorrar horas por semana.

Del mismo modo, para cualquiera que esté familiarizado con Jira y su sistema de emisión de tickets para la resolución de problemas, Automate.io tiene oportunidades integradas. Por ejemplo, puede agregar una tarjeta de Trello para cada ticket ingresado en Jira que le permite colaborar con otros con respecto al estado del ticket.

¿Qué hay de Shopify? Con Automate.io, puede guardar fácilmente nuevos pedidos de Shopify como nuevas filas en una hoja de cálculo de Google para realizar un seguimiento de cada pedido. Luego puede usar Hojas de cálculo de Google para descubrir nuevas tendencias y buscar información avanzada para mejorar las ventas futuras.

4. Integromat

Un líder en la multitud de automatización, Integromat es otra opción destacada para automatizar tareas para mejorar su productividad.

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Una de las mejores y más útiles tareas que ofrece Integromat es la oportunidad de guardar archivos adjuntos de correo electrónico de Gmail/Office 365 directamente en Google Drive.

Para cualquier persona en el espacio de las redes sociales, ¿qué tal twittear automáticamente de Twitter a Facebook? Dependiendo de la frecuencia con la que su empresa publique en las redes sociales, esto puede ser un gran ahorro de tiempo. Del mismo modo, Integromat puede ayudar a cualquier empresa a tomar una publicación de Facebook existente, crear un pin y publicarlo en Pinterest. Alternativamente, puede tomar los datos de Shopify y enviarlos a Facebook.

Otro gran uso de Shopify es la oportunidad de automatizar las facturas de Quickbook a partir de nuevos pedidos de Shopify. Tan pronto como se recibe un nuevo pedido de Shopify, se crea una factura de Quickbook.

Para terminar

Si bien la mayoría de estas aplicaciones existen desde hace años, la automatización de tareas aún es relativamente desconocida. Existe una gran oportunidad para que todas estas plataformas lleguen a un público más amplio y muestren cuán valiosas pueden ser las tareas de automatización para mejorar la productividad. Con tantas opciones de automatización disponibles a través de estas cuatro plataformas y otras similares, la pregunta no es por qué debería usarlas, sino qué tan rápido puede comenzar.