5 herramientas de Microsoft Excel que aumentan la productividad

Consejos y trucos de Excel para propietarios de pequeñas empresas

Para muchos propietarios de pequeñas empresas, aprender a utilizar Microsoft Excel puede ser aterrador. Por suerte, hay innumerables formas de hacer que Excel funcione para ti y tu negocio.

Microsoft Excel es parte de la colección de software de Office, y es esencial para los propietarios de pequeñas empresas que buscan realizar un seguimiento de cualquier tipo de datos.

El uso de Microsoft Excel puede ser un dolor de cabeza para cualquier propietario de negocio menos que experto en tecnología. Desde la miríada de técnicas utilizadas para sumar y restar hasta el formato organizativo y de cálculo más avanzado, Excel puede ser difícil de aprender y dominar. Para dar sentido a los muchos usos de Excel, aquí hay algunos consejos y trucos que puede usar para que Excel funcione para usted y no en su contra.

¿Excel es útil para las pequeñas empresas?

Un estudio reciente mostró que el 68% de las empresas y pequeñas empresas confían en Excel para la mayoría de sus necesidades de preparación de datos. No solo es increíblemente versátil, sino que Microsoft Excel también puede almacenar vastas franjas de datos comerciales que podrían hacer o deshacer el éxito de su negocio.

Es por eso que es importante comprender los servicios y herramientas que Proporciona Excel antes de sumergirse y comenzar a jugar con las numerosas herramientas y trucos que el software ofrece a sus usuarios. A continuación se muestra una colección de consejos y métodos que puede usar usted mismo para descifrar los misterios de Excel y volver a administrar su negocio.

Herramientas de Excel para la productividad de pequeñas empresas

Herramienta Suma

Para hacer esto de la manera más rápida y eficiente, simplemente resalte la celda donde desea que aparezca su respuesta final, luego presione Alt y el símbolo más (+). Después de esto, puede agregar números de diferentes celdas más fácilmente y obtener la respuesta deseada de manera más eficiente.

Si bien ciertamente no es una panacea para todas las necesidades de cálculo de su negocio, el Uso de la herramienta suma puede evitar que se quede atascado en la organización de datos y ahorrarle tiempo y dinero que podrían dirigirse de manera más efectiva hacia el crecimiento de su negocio.

No solo es increíblemente versátil, sino que Microsoft Excel también puede almacenar vastas franjas de datos empresariales que podrían hacer o deshacer el éxito de su negocio.

Tablas dinámicas

Esta herramienta es, con mucho, el secreto mejor guardado de Excel. Las Tablas dinámicas se pueden implementar para mostrar datos de ingresos por oferta, tipo de cliente e incluso el mes en que se reservó un cliente.

En última instancia, permite a los usuarios organizar los datos sin procesar en casi cualquier forma y clasificarlos en tablas o usarlos de muchas otras maneras que se determinarán a discreción del propietario del negocio, dependiendo de sus necesidades relacionadas con los datos y los objetivos comerciales a largo plazo.

Texto a columnas

Cuando necesita analizar montañas de datos empresariales y no tiene mucho tiempo, la herramienta de texto a columnas puede hacer maravillas para las necesidades de su organización de datos. La herramienta incluso se puede utilizar para cortar y pegar datos de la web en una hoja de cálculo de Excel.

A partir de ahí, puede dividir los datos en columnas separadas, que luego se pueden usar como tablas para cualquier dato que elija ingresar. A medida que los PDF se han convertido gradualmente en el tipo de archivo más comúnmente compartido, el texto a columnas es tremendamente útil cuando necesita copiar y pegar información o datos de un PDF.

Barra de herramientas de auditoría

En esencia, la barra de herramientas de auditoría es una forma más sofisticada y digital de verificar que sus cálculos sean correctos, a fin de ahorrarle una posible vergüenza cuando se presente a sus colegas o clientes potenciales.

La barra de herramientas archiva su trabajo rastreando gráficamente qué celdas se incluyen en una fórmula matemática dada utilizada en su proyecto de Excel. Para aquellos de ustedes que son expertos en organización, la barra de herramientas de auditoría garantiza que las columnas correctas se correlacionen con las filas correctas, sin importar la fórmula que utilice.

Paneles resaltados

No podrá calcular correctamente sus datos si no puede verlos con claridad. La congelación de paneles resaltados garantiza que las celdas permanezcan visibles a medida que ingresa datos adicionales más abajo en la página. Esto es especialmente útil cuando necesita comparar hechos y cifras entre diferentes hojas, ya sean informes trimestrales o anuales sobre EBITDA u otras figuras empresariales vitales. Los paneles en sí se pueden dividir en varias hojas de cálculo, por lo que puede interactuar con un solo panel mientras los datos del otro panel permanecen estáticos.