Antes de que el COVID-19 marcara el comienzo de una nueva era de trabajo remoto e híbrido, los horarios flexibles ya eran populares entre los empleados, con el 67% de las pequeñas empresas ofreciendo acuerdos de trabajo flexible en 2018. Y aunque el trabajo remoto y los horarios flexibles no son sinónimos – el Departamento de Trabajo de EE.UU. reconoce los horarios de trabajo flexibles como «una alternativa a la tradicional, de 9 a 5, 40 horas de trabajo semanal» – a medida que la fuerza de trabajo moderna se hace cada vez más remota, los horarios flexibles implican un grado de trabajo remoto.

A medida que avanzamos hacia un mundo post-COVID-19, no es sorprendente que los horarios flexibles tengan tanta demanda como las políticas de trabajo a distancia para los mejores talentos de todas las industrias. Con 1 de cada 2 personas que dicen que no volverán a los trabajos que no ofrecen trabajo remoto después de COVID-19, las organizaciones que no pueden o no quieren ofrecer horarios flexibles a sus empleados corren el riesgo de perderlos.


Con la tecnología moderna y los empleados trabajando desde casa más que nunca, se predice que el trabajo a distancia y los trabajos flexibles serán el futuro, permitiendo que la gente trabaje cuando, donde y como sea más productivo.

¿Qué es un horario flexible?

Un horario flexible es cualquier cosa fuera de la semana laboral estándar de 40 horas, de 9 a 5, hecha a la medida para satisfacer las necesidades de un empleado individual. Los horarios flexibles suelen estar vinculados a los teletrabajadores o a los trabajos flexibles, en los que no se exige a los empleados que estén en la oficina durante toda (o cualquier parte de) su semana laboral.

Los horarios flexibles pueden incluir una semana de trabajo comprimida, en la que los empleados ajustarán 40 horas en tres o cuatro días, para darse más tiempo libre, o bien horarios flexibles diarios, en los que sus horas varían día a día.

¿Por qué la gente tiene horarios flexibles?

Quienes optan por utilizar horarios flexibles lo hacen más a menudo por sus propias razones personales. En general, los horarios flexibles han demostrado que ahorran dinero a los empleadores y mejoran la felicidad de los empleados y la satisfacción en el trabajo. También pueden ayudar a reducir el estrés, aliviar la carga de los gastos de cuidado de los niños y ayudar a los empleados a evitar los largos viajes al trabajo.

Quienes trabajan en equipos que abarcan varias zonas horarias también pueden trabajar con un horario flexible, ya que necesitan equilibrar el trabajo fuera de horario con otras zonas horarias y superponerse a las horas de trabajo en la oficina en casa.

Antes de COVID-19, se ha demostrado que los horarios flexibles benefician el equilibrio entre el trabajo y la vida privada de todo tipo de empleados, los horarios flexibles son extremadamente beneficiosos para las personas que tienen un equilibrio entre el trabajo y la vida privada que de otro modo sería difícil. Por ejemplo, aquellos con niños, mascotas o padres ancianos a los que cuidan. En un mundo post-COVID-19, no es sorprendente que los horarios flexibles sólo hayan crecido en popularidad, ya que el equilibrio entre trabajo y vida de cada empleado se hizo más estresante por la pandemia mundial.

La gente elige tener horarios flexibles por estas razones (& más.)

  • El horario de la guardería
  • Productividad
  • Cuidar de un miembro de la familia/padre anciano
  • Viaje
  • Viaje de ida y vuelta
  • La salud mental
  • Cuidado de mascotas
  • Voluntariado
  • Trabajar con múltiples zonas horarias

Herramientas que necesitará para apoyar un horario flexible

La clave para mantener un alto nivel de productividad mientras se utiliza un horario flexible es la comunicación abierta. No importa desde dónde trabaje o qué horas esté disponible, necesitará una forma de hacer saber a sus compañeros de trabajo dónde, cuándo y cómo ponerse en contacto con usted.

Mantener este nivel de comunicación es fácil con la combinación adecuada de herramientas de comunicación sincrónica y asincrónica.

¿Cuándo deberías usar la comunicación sincrónica?

La comunicación síncrona es cualquier comunicación que ocurre en tiempo real entre dos o más personas, con la expectativa de recibir una respuesta inmediata. En una oficina típica, la mayor parte de la comunicación que ocurre es síncrona y a menudo ocurre sin pensarlo dos veces. Por regla general, la comunicación sincrónica debe reservarse para situaciones que se beneficien de un factor de humanización o que requieran respuestas inmediatas.

Sin embargo, su horario flexible puede limitar la cantidad de oportunidades de comunicación en persona que tiene con sus compañeros de trabajo. En este caso, es esencial utilizar herramientas de comunicación sincrónica. Estas herramientas de comunicación sincrónica incluyen llamadas telefónicas, videoconferencias y mensajería instantánea en vivo, así como conversaciones personales cara a cara.

Si bien la comunicación sincrónica puede ser su objetivo cuando trabaja en el lugar de trabajo, no siempre es necesaria o la mejor forma de comunicación para su escenario. Ya sea que trabaje en el lugar o a distancia como parte de su horario flexible, debe usar la comunicación sincrónica cuando:

  • Los equipos totalmente remotos quieren crear confianza y fomentar la camaradería profesional, la videoconferencia casual es una alternativa popular a los encuentros amistosos en persona.
  • Se puede discutir la retroalimentación crítica o los temas delicados, debido a la capacidad de la comunicación sincrónica de proporcionar preguntas de seguimiento inmediatas y elimina la posibilidad de una mala comunicación
  • Quieres mejorar la creatividad colaborativa, las sesiones de lluvia de ideas sincrónicas, ya sea en persona o virtuales, permiten la oportunidad de que los compañeros de trabajo reboten ideas entre sí en tiempo real.
  • Hay un asunto urgente, la comunicación sincrónica debe utilizarse siempre cuando se compartan emergencias de la empresa o asuntos urgentes

¿Cuándo debería usar la comunicación asincrónica?

La comunicación asíncrona es cualquier comunicación en la que hay un lapso de tiempo entre el momento en que una persona entrega la información y el momento en que la otra persona recibe la información, en pocas palabras, es cualquier comunicación que no se produce en tiempo real. La comunicación asíncrona se usa típicamente para conectar equipos remotos e híbridos, o equipos en los que todos los empleados trabajan con un horario flexible.

Sin embargo, hay muchos beneficios al usar la comunicación asíncrona sin importar la ubicación de sus compañeros de equipo. Es una herramienta esencial para los equipos remotos, pero también ha ganado prominencia en los entornos de oficina debido a la amplia gama de herramientas modernas de comunicación asíncrona. Estas herramientas incluyen correo electrónico, slack u otras plataformas de comunicación por chat, herramientas de colaboración como los equipos de Microsoft, un Google Doc compartido, mensajería de video a través de herramientas como Loom.

La comunicación asíncrona debe ser utilizada por aquellos que se adhieren a horarios flexibles cuando:

  • Quiere aliviar la presión de la respuesta inmediata en su compañero de trabajo y en su lugar desea darles más tiempo para generar una respuesta
  • Quiere que haya menos interrupciones durante su día de trabajo y prefiere comunicarse con sus compañeros de trabajo en su propio tiempo.
  • La comunicación se beneficiaría de ser un documento escrito y vivo que puede ser revisado en cualquier momento
  • Su equipo está repartido en múltiples zonas horarias
  • Usted o sus compañeros de trabajo se adhieren a la reunión de los días libres o las horas de trabajo.

Horario flexible Necesidades técnicas

  • Cuando tiene un horario flexible, usted o sus compañeros de trabajo pueden necesitar comunicarse fuera del horario de trabajo. Tal vez su familia esté durmiendo, usted esté de viaje mientras su compañero de trabajo está en la oficina, o esté trabajando desde un aeropuerto. Las aplicaciones de mensajería instantánea como Slack, Skype para empresas y Google Hangouts son una excelente manera de dar y recibir información rápidamente sin tener que enviar un correo electrónico o hacer una llamada telefónica o una videollamada.
  • Tener un teléfono inteligente con tus aplicaciones de mensajería, correo electrónico, informes y la posibilidad de tomar llamadas y videos en movimiento es una buena medida de seguridad si alguna vez estás viajando o te alejas inesperadamente de tu computadora. La mayoría de las plataformas de software de escritorio ahora ofrecen aplicaciones móviles para que no te limites a salir de casa.
  • Tener un ordenador portátil, una tableta y un equipo de trabajo portátil le permitirá trabajar desde cualquier lugar tanto dentro como fuera de su casa. Si tiene un horario flexible, es posible que no tenga un escritorio permanente en el trabajo, por lo que es útil que todo lo que necesite sea portátil, pequeño y que pueda viajar fácilmente.
  • Utiliza Google Calendar u otra aplicación de calendario para tener un calendario público y actualizado que marque tus horas de trabajo, los días/horas en que no estás disponible, los días festivos y las reuniones.

Política de trabajo a distancia

Asegúrate de incluir un lenguaje específico en torno a los horarios remotos y flexibles de la empresa o del equipo en tu política de trabajo a distancia. Permitir que todos los empleados tengan el mismo acceso a horarios flexibles y la capacidad de trabajar a distancia creará un ambiente de trabajo equitativo, mejorando la satisfacción laboral.

¿Cuáles son los ejemplos de un horario flexible?

No hay dos horarios flexibles que se construyan igual. En cambio, cada horario flexible se verá diferente dependiendo del horario preferido y los métodos para la productividad de cada empleado. La clave para la transición a su horario flexible es programar reuniones regulares de revisión y progreso, y crear una reunión semanal o diaria de estilo stand up para asegurar que usted y sus compañeros de equipo se sientan cómodos con su nuevo horario y que haya una total transparencia sobre cuándo estarán trabajando.

Algunos de los horarios flexibles más populares son:

Días libres de reuniones

Los días libres de reuniones son exactamente como suenan: días en los que el empleado no tiene reuniones – o, para ser más inclusivo, cualquier cita de comunicación sincrónica – para asistir. Según el informe de 2020 de Owl Labs sobre el estado del trabajo a distancia, los días libres de reunión son una forma increíblemente popular de horario flexible, con el 80% de los encuestados de acuerdo o muy de acuerdo en que debe haber un día a la semana sin reuniones en absoluto.

Hay muchos beneficios en los días libres de reunión, como permitir la oportunidad de sesiones de trabajo más profundas e ininterrumpidas. Este aumento de la popularidad también responde a COVID-19, porque los empleados que trabajan desde casa desearían tener al menos un día a la semana en el que no tuvieran que preocuparse por programar reuniones en torno a los asuntos de sus compañeros de habitación o sus familias.

Semana de trabajo de 4 días/Semana de trabajo comprimido

Las semanas de trabajo comprimidas, en las que los empleados ajustan 40 horas de trabajo en tres o cuatro días en lugar de las cinco habituales, son ideales para los empleados que no asisten regularmente a las reuniones. Debido a su naturaleza comprimida, esta opción de horario flexible permite al empleado disfrutar de un horario de descanso diferente.

Por ejemplo, en lugar de trabajar de 9 a 5 de lunes a viernes, un empleado que utilice un horario de semana de trabajo comprimido puede trabajar diez horas diarias de lunes a jueves y disfrutar de un fin de semana de tres días cada semana.

Horas principales

Un empleado que trabaja como parte de un horario flexible de horas principales trabaja en el típico horario de oficina, pero reserva unas pocas horas cada día en las que está disponible para sus colegas y trabaja en su propio horario el resto del tiempo. Esta era una opción de horario flexible muy popular entre los empleados incluso antes de COVID-19, cuando los trabajadores a distancia tenían el doble de probabilidades que los trabajadores de oficina de querer flexibilidad de horario.

Según el informe «Estado del Trabajo Remoto 2020», este deseo no desapareció. El 74% de los encuestados estuvieron de acuerdo o muy de acuerdo en que deberían tener horas de trabajo básicas.

Horarios flexibles diarios

Los horarios flexibles diarios, en los que el horario de los empleados varía de un día para otro, son ideales para los trabajadores cuyas responsabilidades son más individuales y requieren menos reuniones y menos colaboración de equipo.

Para establecer un horario flexible diario, primero hable con su supervisor para ver si esto es una posibilidad para usted. Luego, comuníquese abiertamente con sus compañeros de trabajo y de equipo para asegurarse de que su nuevo horario flexible no obstaculice su capacidad de ser un fuerte compañero de equipo y colaborador.

Trabajar con un equipo cuando tienes un horario flexible

Los equipos híbridos tienen empleados tanto en la oficina como a distancia y a menudo incluyen muchas personas que tienen horarios flexibles y que sintonizan con las reuniones desde su casa, en movimiento o en la oficina.

Si tienes un horario flexible, asegúrate de que tu equipo sepa dónde estarás, cuándo trabajarás y cómo pueden averiguarlo. Esto ayuda a su equipo a saber cuándo pueden ponerse en contacto con usted para proyectos, preguntas o asuntos, y le ayuda a lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada al no tener compañeros de trabajo que le molesten durante su tiempo personal fuera de línea. Asegúrese de mantener su calendario actualizado, su aplicación de mensajería instantánea actualizada con los mensajes de ausencia y estados relevantes, y llegue a tiempo a todas las reuniones para que sus compañeros de trabajo le muestren el mismo respeto en su ocupado estilo de vida.

Mantenerse motivado con un horario flexible

Algunas personas son mejores que otras para mantenerse motivadas y mantener un horario estricto cuando trabajan desde casa. Para muchas personas, es útil tener un día estructurado para mantenerse concentrados durante los tiempos de trabajo.

Pruebe estos métodos para ayudar a mantenerse en el camino con un horario de trabajo alternativo.

Método Pomodoro

  1. Poner un temporizador de 25 minutos para centrarse completamente en una tarea, sin interrupciones
  2. Cuando el temporizador suena, toma un corto descanso no relacionado con el trabajo
  3. Tomar una taza de café, dar un paseo
  4. Ponga el temporizador otra vez para 25 minutos
  5. Después de 4 ciclos, tome un descanso más largo (20-30 minutos)
  6. Incorporar el ejercicio, el yoga, la jardinería, la pintura u otros pasatiempos
  7. Pasear a su mascota
  8. Crear un calendario de pared gigante o usar una pared de pizarra
  9. Usar las herramientas de la lista de tareas

Tener un horario de trabajo flexible puede disminuir el estrés, aumentar la productividad y ayudar a aliviar la carga del cuidado de los niños o de las mascotas para muchas personas. Si su empresa no ofrece actualmente trabajo a distancia u horarios flexibles, consulte estas empresas que ofrecen funciones flexibles.

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