Cómo la caja de Eisenhower desbloquea la productividad
Dwight Eisenhower fue un hombre increíblemente productivo y exitoso mucho antes de convertirse en el presidente número 34 de los Estados Unidos. Por supuesto, mantuvo esa productividad después de asumir el cargo. ¿Pero cómo lo hizo él? Su estrategia era simple: dividir las tareas en urgentes e importantes, luego en cuatro categorías. Esto creó un legado de productividad sorprendente, a menudo llamado Caja de Eisenhower o Matriz de Eisenhower.
Romper la caja de Eisenhower
James Clear, quien también habla sobre la entropía y cómo se aplica a la productividad, explica que la Caja de Eisenhower es una matriz que lo ayuda a organizar tareas y pendientes según la urgencia y la importancia. Estas son las dos claves detrás de toda la estrategia, pero no son lo mismo. Una cita célebre de Eisenhower que ayuda a ilustrar mejor esto se ve en la siguiente imagen.
La matriz lo ayuda a desglosar lo que es importante y lo que es urgente junto con lo que debe hacer con esas tareas. Es una caja de dos por dos con cuatro cuadrantes.
- Hacer: tareas que son importantes y urgentes.
- Planear – Tareas que son importantes pero no urgentes.
- Delegar: tareas que no son importantes pero que son urgentes.
- Eliminar: tareas que no son importantes o urgentes.
El objetivo es organizar sus tareas en uno de estos cuadrantes. El cuadrante «Hacer» son sus tareas pendientes inmediatas. Estas también son tareas que te acercan a tus objetivos.
Un concepto erróneo común es el cuadrante «Eliminar». Esto no significa que nunca abordes estas tareas. Sin embargo, no son una prioridad. Si tiene tiempo después de revisar todo lo demás, puede marcarlos. Pero, estas son tareas que fácilmente pueden esperar. O, si no hacen nada por su productividad y objetivos, los desecha.
Una vez más, es una estrategia de organización de tareas. En lugar de solo una lista de tareas pendientes, es una representación visual de lo que necesita en función de la importancia y la urgencia de las tareas.
Por qué funciona esta Matriz
Es solo una caja con cuatro cuadrados. ¿Cómo hace eso una diferencia? Las listas son geniales y efectivas . Son ideales para asegurarse de que no se le olvide nada: reducir el estrés y aumentar la productividad. Sin embargo, una lista simple no siempre es suficiente para motivarlo a tomar medidas.
En cambio, las personas están programadas para responder mejor a las señales visuales. La caja de Eisenhower es más una imagen. Esto significa que obtienes los beneficios que vienen con el aprendizaje visual, como sentirse más motivado, recordar las cosas por más tiempo, procesar los datos más fácilmente y comprender lo que debe hacer y cuándo. Esta es la razón por la que las herramientas de mapas mentales son tan útiles para la planificación de proyectos y objetivos.
Además, la gente anhela la gratificación instantánea. ¿Con qué frecuencia ha mirado su lista de tareas una y otra vez para encontrar lo que puede hacer rápidamente para sentir esa sensación de gratificación inmediata? Es fácil postergar una tarea más larga para completar algo más simple y rápido. Después de todo, el cerebro humano está programado para optar por lo que te hace sentir mejor.
Naturalmente, un estilo de vida siempre conectado empeora esa situación. Eso requiere planificación y estrategia para reconfigurar su cerebro para priorizar tus tareas por importancia y urgencia frente a lo que prefieres hacer.
Procrastinar y concentrarse en esas pequeñas tareas crea una falsa sensación de productividad. Solo cuando estás apurado para terminar algo en el último minuto, te das cuenta de que hay un problema. Sin embargo, eso tiende a convertirse en la norma. En cambio, este método de organización de tareas ayuda a reconfigurar su cerebro para priorizar la productividad real, lo que ayuda a eliminar el estrés y la ansiedad que genera posponer las cosas.
Aplicando la caja a tu vida
El siguiente paso es aplicar la Caja de Eisenhower a tu vida. Una excelente manera de comenzar es crear una lista estándar de tareas pendientes. Luego, divídalo en los cuatro cuadrantes. Puedes usar un papel, una aplicación o lo que quieras.
Una vez que esto esté en su lugar, primero concéntrese en el cuadrante uno: la sección «Hacer«. Al concentrarse en una sola sección a la vez, no pierde el tiempo en tareas que no son tan importantes. Una vez que te quitas de en medio lo que es importante y urgente, pasas a otra cosa.
Al aplicar esto a tu vida diaria, tanto personal como profesional, agilizas lo que necesitas hacer. Si bien lleva tiempo dominar este enfoque, lo hará más productivo.
Consejos y recursos útiles
Cuando empiece a intentar implementar esta estrategia, hay algunos consejos para hacerlo más fácil:
- Codifique con colores sus cuadrantes (más visual es igual a más productivo)
- Limítese a cinco a ocho tareas por cuadrante para evitar sentirse abrumado
- Crear una nueva lista al final de cada día
- Incluya actividades y tareas que también sean verdaderamente significativas, como tiempo para la familia, los amigos y los pasatiempos.
Si no está seguro de cómo crear su propia caja de Eisenhower, hay herramientas disponibles para ayudarlo, como:
- Aplicaciones de matriz de Eisenhower – la aplicación para iPhone tiene algunos problemas, pero la aplicación web y el PDF son útiles.
- Matriz de enfoque – Aplicación iOS para crear y rastrear fácilmente sus tareas de Eisenhower Box.
- 4Do – Aplicación de Android para crear y realizar un seguimiento de sus tareas.
Crear listas más efectivas es clave para aumentar la productividad. Pruebe la caja de Eisenhower para darle un cambio de imagen a su lista de tareas pendientes.
