La ciencia detrás de listas de tareas más efectivas
¿Por qué no tachas sin esfuerzo las cosas de la lista de tareas pendientes que has creado? Todos los expertos en productividad aconsejan hacer listas de tareas, pero nunca dan instrucciones sobre cómo hacerlas. Una lista corta puede no ser suficiente. Según los investigadores, las listas de tareas pendientes pueden hacerse ahora de forma más eficaz utilizando la percepción que tiene el cerebro de cómo deben completarse las tareas.
Comprender cómo funciona el cerebro
La gente tendía a centrarse más en lo que tenía que hacer que en lo que realmente había conseguido mucho antes de que la lista de tareas pendientes se convirtiera en un truco de productividad. De hecho, pensar en los deberes inminentes puede distraer tanto que dificulta la concentración en la actividad que se está realizando.
Bluma Zeigarnik, un psicólogo, llama a esto el Efecto Zeigarnik. Zeigarnik notó que los camareros podían recordar fácilmente el pedido de un cliente hasta que se entregaba, momento en el cual sus cerebros se enfocaban en la siguiente tarea apremiante en lugar de lo que ya habían hecho. El estudio también encontró que si una persona era interrumpida durante una tarea, la recordaba con mayor claridad. La razón es el deseo natural de completar la tarea.
Otro estudio realizado por los profesores de la Universidad Wake Forest EJ Masicampo y Roy F. Baumeister descubrieron que las tareas incompletas y próximas distraen la atención de la tarea actual. Tu cerebro está tan ocupado tratando de mantenerse al día con lo que viene que no puede concentrarse completamente en lo que estás haciendo.
Los dos teorizaron que las metas incumplidas obstaculizaban el progreso de otras metas. Sin embargo, descubrieron que cuando una persona escribía un plan para completar la meta incumplida, su enfoque volvía a la tarea actual, lo que le permitía aumentar su productividad.
El cerebro no da abasto
Getting Things Done de David Allen: el arte de la productividad sin estrés enfatiza que el cerebro realmente solo puede manejar cierta cantidad de información a la vez. Entonces, si está tratando de recordar las veinte tareas que necesita hacer, su atención está tan dividida que no está siendo lo más productivo posible. De hecho, solo te estás estresando.
Allen sugiere escribir todo. Esto implica un archivo para las cosas que debe hacer en una fecha muy posterior, una lista actual de tareas pendientes y un archivo para cada día del mes actual junto con una descripción general de cada mes próximo para el próximo año. Para esto, solo nos centraremos en la lista actual de tareas pendientes.
Allen divide las tareas en acciones. Cuando abre el archivo del día, cada tarea tiene una acción o un conjunto de acciones. Puede optar por completarlos o volver a presentarlos para otro momento. El simple hecho de hacer esto satisface su mente de que todo está bajo control. Puede concentrarse y consultar su lista de tareas pendientes para ver qué sigue una vez que haya terminado con la tarea actual.
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Los detalles importan
Hay un tema común entre la mayoría de los estudios de listas de tareas pendientes, incluido el libro de Allen. Una simple lista de tareas pendientes no es suficiente. Escribir taquigrafía no es suficiente para la mayoría de las personas. Tu cerebro todavía se siente ansioso y necesita un plan para sentir que todo está bajo control.
Las listas de tareas más efectivas tienen detalles. Por ejemplo, si tiene «podar el jardín» en su lista, puede agregar detalles, como la hora a la que desea comenzar, cuánto tiempo cortará el césped e incluso cuántos descansos tomará. De repente, no hay nada más que tu cerebro pueda planificar.
Incluso agregar solo algunos detalles simples ayuda. Esto es especialmente cierto con sus tareas principales. Para tareas extremadamente simples, como «llamar a Sara», realmente no necesita ningún otro detalle, excepto tal vez una hora.
Limite su lista de tareas pendientes
Las listas de tareas efectivas se enfocan en las tareas más importantes. No tienes que enumerar cada cosa que necesitas hacer.
Para mejores resultados, tenga una lista primaria y secundaria. El principal es donde enumera sus tareas más importantes para el día junto con su plan de acción detallado para lograrlas. Esto puede incluir varios pasos prácticos para cada elemento junto con los tiempos.
Su lista secundaria incluye todas las tareas más pequeñas que le gustaría realizar. Escribirlos mantiene su cerebro libre para mantenerse enfocado en las tareas importantes y los pasos procesables de su lista principal lo mantienen enfocado en cada tarea individual, una a la vez.
Poner las tareas en orden
Una lista caótica de cosas por hacer no ayudará. Su tarea número uno es crear una lista de tareas ordenada. Haga una lista de sus tareas en orden de importancia y tiempo. Si no tiene que preocuparse por hacer tareas a una hora determinada, como tomar notas posteriores a la reunión entre la 1 p. m. y las 2 p. m., concéntrese únicamente en la importancia.
Coloque sus tareas más difíciles e importantes primero. También podría adoptar el enfoque de poner las tareas que posterga primero. Hacer esto alivia la ansiedad con cada tarea que realiza, aumentando la productividad a medida que avanza.
Escríbelo
Ya sea que use una hoja de papel o algo digital, escriba su lista de tareas pendientes. Tratar de recordarlo no ayudará. Las listas de tareas efectivas son algo que está fuera de su mente y en un lugar de fácil acceso, como su computadora, teléfono o bloc de notas.
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También puede usar aplicaciones de recordatorio para ayudar con tareas sensibles al tiempo. Anote también el tiempo en su lista de tareas pendientes, pero use la aplicación para asegurarse de no distraerse.
Las listas de tareas efectivas cambiarán su forma de trabajar. Dedicar un poco más de tiempo a los tuyos podría ser el truco de productividad que has estado buscando todo el tiempo.
