Una guía paso a paso para obtener su primera licencia comercial en Estados Unidos

El camino hacia la propiedad de su propio negocio es tanto un ascenso constante como un hito. Un día, estás aceptando vacilantemente tu primer trabajo independiente (está bien, así que ayudaste a un amigo para un almuerzo gratis). El siguiente, tiene un puñado de clientes estables y está a punto de lanzar su sitio web de negocios profesional.

En estos días, puede parecer que todo lo que necesita es un buen logotipo, una cuenta activa de redes sociales y listo: está en el negocio. Pero antes de que pueda considerarse oficialmente propietario de un negocio, incluso propietario de una pequeña empresa, hay una cierta cantidad de papeleo que debe hacerse.

El proceso varía según el tipo de negocio que esté operando y desde dónde esté operando. Afortunadamente, para una pequeña empresa nueva, el proceso para presentar licencias y permisos no es muy difícil y puede ofrecer muchos beneficios en el futuro.

Este artículo cubre todos los conceptos básicos de la licencia comercial, quién los necesita, por qué son necesarios y cómo comenzar el proceso de solicitud.

¿Qué es una licencia comercial?

Una licencia comercial es un permiso otorgado por el gobierno local en Estados Unidos que permite a un individuo o empresa operar dentro de su jurisdicción geográfica.

Tenga en cuenta que una licencia comercial es diferente de un registro comercial. Mientras que una licencia le autoriza a abrir y realizar negocios, un registro ingresa esos nuevos detalles comerciales (nombre de su empresa, datos fiscales, información de contacto, etc.) en archivos gubernamentales.

Quién necesita una licencia comercial

Casi cualquier persona que participe en transacciones financieras regulares para la venta de bienes y servicios necesitará al menos un tipo de licencia comercial.

Hay algunas excepciones. La mayoría de los contratistas independientes o autónomos que operan bajo su propio nombre generalmente no necesitan una licencia comercial. Esto incluye escritores, diseñadores gráficos y web, y consultores.

(Sin embargo, aquellos en un comercio especializado, como estética, derecho, medicina, seguros, finanzas o servicios de seguridad, deben obtener una licencia ocupacional).

Si una persona solo ocasionalmente vende sus bienes y servicios o los envía a otro minorista, es posible que tampoco necesite una licencia comercial.

Sin embargo, el hecho de que no esté obligado a tener una licencia comercial no significa que esté exento de pagar impuestos sobre la renta o las ventas. Incluso puede incurrir en más gastos, ya que no puede reclamar créditos o deducciones fiscales comerciales, y es personalmente responsable de cualquier daño que pueda resultar de sus bienes o servicios.

Por qué obtener una licencia comercial

Las licencias comerciales son necesarias por varias razones. Sí, permiten al gobierno rastrear las finanzas de una empresa para fines fiscales y generar ingresos para los gobiernos locales.

Pero también ayudan a identificar a las empresas, hacerlas responsables de sus acciones y proteger la salud y la seguridad públicas. Las empresas que tratan con el público en general, como la agricultura y la aviación, también deben obtener licencias y permisos federales específicos.

De hecho, muchos proveedores, inversores y clientes a menudo prefieren tratar con empresas con licencia. Por lo tanto, incluso si no necesita una licencia, obtener una es una excelente manera de abrir puertas y ayudar a que su negocio crezca.

Una empresa con licencia también crea una entidad separada de usted. Esto lo protege contra ciertas responsabilidades, dependiendo de la configuración en particular. Y aunque una entidad separada requiere presentar una declaración de impuestos por separado, también le permite deducir gastos que no podría deducir de sus impuestos personales.

Un beneficio adicional de poseer un negocio con licencia es tener acceso a una amplia red, como la Organización de Empresarios, el Better Business Bureau, las comunidades de startups y otras organizaciones útiles.

Los tipos de licencias comerciales

Las licencias están disponibles en tres niveles: local, estatal y federal, por lo que realmente depende de dónde se encuentre su negocio.

A nivel local, necesitará al menos una licencia comercial local para operar dentro de los límites del país o la ciudad.

Los consultores y autónomos suelen estar basados en el hogar, lo que es relativamente más fácil de solicitar. A veces, todo lo que necesita es un permiso de ocupación de vivienda. Esto le permite operar fuera de su residencia principal, al tiempo que implementa algunas pautas de sentido común: los empleados pueden no vivir en la residencia, solo un nu limitado.Los clientes pueden visitar cada día, la señalización y los escaparates deben mantenerse al mínimo, etc.

Aquellos que planean comenzar operaciones comerciales fuera de su hogar, sin embargo, deberán cumplir con uno o más de los siguientes códigos municipales: permisos de zonificación y uso de la tierra, permisos de construcción, códigos del departamento de bomberos, permisos de salud, permisos de señalización, códigos de control de ruido y similares.

En cuanto a las licencias estatales, hay muchos tipos diferentes. El estándar es una licencia de operación comercial estatal, que le otorga el derecho de operar dentro del estado. Otras licencias a nivel estatal que puede necesitar son licencias de vendedor y licencias ocupacionales, así como cualquier registro de impuestos.

Las licencias federales, en su mayor parte, solo se requieren si está haciendo negocios en una industria regulada por el gobierno federal. Los productos animales y vegetales, por ejemplo, necesitarán la aprobación del Departamento de Agricultura de los Estados Unidos. Los servicios de medios se aplicarían con la Comisión Federal de Comunicaciones. La lista de licencias y agencias federales se puede encontrar aquí.

Lo que necesita antes de solicitar una licencia

Antes de solicitar una licencia o permiso comercial, primero debe ser una entidad comercial legal.

Comience por registrar un nombre comercial disponible en la oficina del secretario de su estado o país. Hay cuatro formas de registrar un nombre comercial, cada una con su propio propósito e independiente de la otra. Dependiendo de cómo imagine que su negocio crecerá, puede optar por solicitar cualquier combinación de estos:

• Un nombre de entidad le protege a nivel estatal
• Una marca comercial lo protege a nivel federal
• Si bien «Doing Business As» (DBA) no brinda protección legal, le permite realizar negocios como una identidad diferente de su propio nombre personal o su entidad comercial registrada. Esta suele ser la forma más fácil de registrar un nombre, y la más común entre los propietarios únicos.
• Un nombre de dominio protege la dirección del sitio web de tu empresa

El registro del nombre de la empresa requiere una pequeña tarifa de licencia, pero protegerá su empresa de otra persona que opere con el mismo nombre. También se requerirá si desea continuar con otras solicitudes comerciales o de permisos o abrir una cuenta bancaria bajo el nombre de su empresa.

El siguiente paso es determinar qué tipo de estructura desea para su negocio: empresa unipersonal, sociedad, corporación o compañía de responsabilidad limitada.

La estructura comercial determina la documentación que necesita presentar, los impuestos que pagará y, lo que es más importante, la cantidad de sus activos personales que están en riesgo.

Empresas unipersonales

Las empresas unipersonales son las más fáciles de formar y le dan al individuo el control completo de su negocio. (Si no se registra como otra forma de negocio, automáticamente se considera que es una empresa unipersonal).

Si bien es una buena opción para las empresas nuevas o de bajo riesgo que acaban de probar una idea, las empresas unipersonales pueden tener dificultades para recaudar dinero o expandir las operaciones. No son una entidad comercial separada, lo que deja al propietario personalmente responsable de todas las deudas y responsabilidades comerciales.

Asociaciones

Las asociaciones son la estructura más simple para dos o más personas que forman un negocio juntos. Son una buena opción para múltiples propietarios, grupos profesionales, o como primer paso antes de registrarse como corporación.

Los dos tipos de sociedades comunes son las sociedades limitadas (LP) y las sociedades de responsabilidad limitada (LLP).

Los LP requieren un socio con responsabilidad ilimitada y el resto con responsabilidad limitada (y a menudo control limitado). Todas las ganancias se declaran en las declaraciones de impuestos personales del socio, mientras que el socio con responsabilidad ilimitada también debe pagar impuestos de trabajo por cuenta propia.

Las LLP otorgan responsabilidad limitada a cada propietario, lo que protege a todos los socios de las deudas contra el negocio o todos los demás socios.

Corporaciones

Las corporaciones (o cuerpos C) son entidades legales completas por sí mismas. Esto significa que una corporación puede obtener ganancias, ser gravada y ser considerada legalmente responsable, completamente separada de sus propietarios.

Las corporaciones ofrecen la protección más fuerte (lo cual es bueno para las empresas de mayor riesgo), pueden recaudar fondos más fácilmente y continuar las operaciones a través de cambios de propiedad. Sin embargo, también son la estructura más costosa y complicada de formar y a menudo están sujetas a tasas de impuestos sobre la renta más altas.

Hay muchos tipos de corporaciones. Las corporaciones de beneficios (B corps), por ejemplo, son operaciones que producen tanto una ganancia como un beneficio público. Las corporaciones S (S corps) son aquellas que solo pueden tener un máximo de 100 accionistas que deben ser ciudadanos estadounidenses.

Las corporaciones sin fines de lucro son aquellas fundadas para obras de caridad, educación, religiosas o científicas. Debido a su beneficio para el público, las organizaciones sin fines de lucro a menudo están exentas de impuestos, pero también limitadas en la forma en que pueden gastar sus ganancias. A menudo se les conoce como una corporación 501 (c) (3), una referencia a la sección del IRS que otorga su estado exento de impuestos.

Sociedades de Responsabilidad Limitada

Una compañía de responsabilidad limitada (LLC) combina los beneficios de las sociedades y corporaciones. Al igual que una sociedad, incurren en impuestos más bajos y menos papeleo, y al igual que una corporación, protegen a los propietarios de la responsabilidad personal.

Las LLC también tienen algunas limitaciones. Por ejemplo, algunos estados pueden requerir que una LLC se disuelva y se vuelva a formar cada vez que haya un cambio de miembro o transferencia de acciones.

Una vez que tenga una entidad legalmente registrada, el siguiente paso es ir al sitio web del IRS para obtener un número de identificación fiscal, también llamado Número de Identificación del Empleador (EIN). Esto actúa como un número de Seguro Social para su negocio, y se requiere cada vez que solicita cualquier licencia o permiso.

Cómo solicitar una licencia comercial

Ahora está listo para obtener su licencia comercial. Además de la licencia básica para operar, es posible que también deba solicitar otros específicos para su actividad comercial y la ubicación del negocio.

Para obtener más información, vaya a la Asociación de pequeñas empresas y los sitios web de la Junta de Igualación ya que son los mejores recursos. Asegúrese de obtener toda la información importante, incluidos los requisitos de licencia, el impuesto y las tarifas de la licencia y los períodos de vencimiento.

También puedes ir al sitio web de la ciudad o del estado donde resides y descargue todos los formularios de solicitud necesarios, o vaya directamente a su ayuntamiento local para recoger las copias impresas.

Las solicitudes de licencia comercial generalmente requieren la siguiente información: nombre comercial, dirección y número comercial, estructura comercial, el tipo de negocio que se está llevando a cabo, EIN (o su número de Seguro Social, si es propietario único), información del propietario, número de licencia de conducir, número total de empleados, ventas anuales esperadas y cualquier otro permiso necesario.

Después de completar todos los formularios requeridos, puede presentarlos en línea, a través de correo postal o en persona en el departamento correspondiente de su ciudad.

Las tarifas de licencia comercial de presentación generalmente oscilan entre $ 50 y $ 400 o más, dependiendo de la estructura y la ubicación del negocio. Por ejemplo, registrar una corporación en California cuesta alrededor de $ 100, más una tarifa de manejo de $ 15, mientras que la misma corporación en Nueva York cuesta $ 125 más un impuesto del 0.05% para las acciones.

Los tiempos de procesamiento de la licencia también varían. Dependen de la complejidad del negocio, la ciudad y el estado, y la cantidad de otras licencias que se procesan en ese momento.

Una vez que haya sido aprobado, es posible que deba recoger su licencia en persona para verificar su identidad como propietario, así como documentar sus huellas dactilares para fines de presentación.

Mantenimiento de una licencia comercial

Como propietario de un negocio con licencia, hay algunas cosas a tener en cuenta. La mayoría de las licencias y permisos expiran después de un cierto período de tiempo y necesitarán una renovación de la licencia comercial.

También es importante informar cualquier cambio importante en la información de su negocio, como la contratación de nuevos empleados, la introducción de nuevos productos o servicios, o la apertura de nuevas ubicaciones.

Asegúrese de leer toda la documentación y tenga en cuenta cualquier requisito.

Ahora está listo para los negocios

¡Felicitaciones, estás un paso más cerca de convertirte en propietario de un negocio con licencia! Si bien un negocio con licencia implica más papeleo y requisitos, también tiene su parte de beneficios. Eres una entidad oficial, con derechos legales y protección, y ahora parte de una comunidad de empresarios de ideas afines.