Mejore la gestión de su calendario para aumentar la productividad
Como persona ocupada que trabaja, es natural que mantenga un calendario de sus actividades. Sin embargo, lo que quizás no sepa es que la administración de su calendario puede hacer o deshacer su productividad y el éxito general. Si tiende a estar bastante abrumado con sus responsabilidades semanalmente, tomar medidas para mejorar sus habilidades de gestión del calendario puede resultar ser la clave para su futuro productivo y sin estrés. A continuación, se presentan una serie de consejos para ayudarlo a mejorar la administración de su calendario.
Elija el calendario más ideal para usted
Todo el mundo es diferente y. En ese sentido, todos tienen preferencias individuales a la hora de llevar un calendario. Algunos disfrutan de tener un calendario tipo diario donde pueden escribir notas adicionales, mientras que otros confían en las aplicaciones de calendario y herramientas similares. No importa qué tipo de calendario prefiera, siempre y cuando se asegure de que funcione para usted.
El problema puede surgir si intenta utilizar varias opciones de calendario diferentes en un esfuerzo por ser más productivo. Lamentablemente, esta práctica puede fracasar fácilmente, lo que hace que mezcle las tareas y las agendas, doble libro, etc. Dicho esto, el primer paso para mejorar la administración de su calendario debe ser elegir solo un calendario para gobernarlos a todos.
Trabaje con su rutina existente
Cuando piensas en tus días, semanas y meses, seguramente notarás que ciertas tareas siguen siendo las mismas constantemente. Tiene que haber una rutina específica que tiendes a tener en el día a día, incluso si es algo como comprar comestibles, consultar el correo electrónico, hacer un seguimiento de los clientes, etc.
Una vez que reconozca esta rutina en particular, aunque obviamente esté incompleta, no dude en copiarla en su calendario. De esa manera, puede usar fácilmente el resto del espacio libre que tiene para programar otras actividades a medida que se le presenten, con un riesgo mínimo de exceso de reservas y estrés.
Programe actividades similares juntas
Si su objetivo es mejorar su productividad, debe mantenerse alejado de la multitarea. Sin embargo, esto no siempre es posible. No es raro que tengas que pausar lo que has estado haciendo para asistir a una reunión repentina, atender una llamada, ver otro proyecto y cosas similares. Son estas pausas repentinas las que también provocan una caída de la productividad.
Por supuesto, no es posible planificar todos los días a la perfección cuando no puedes controlar las interrupciones inesperadas en tu trabajo. Pero puede hacer un esfuerzo adicional en su planificación diaria para organizar su trabajo, proyectos y clientes en función de su similitud. Si tiene que trabajar en un flujo similar durante todo el día, las interrupciones inesperadas no serán tan perjudiciales para su productividad como lo serían si cada tarea que ha planificado para el día tuviera un concepto completamente diferente.
Diferentes reuniones requieren diferentes tiempos
Es una práctica común tomar una hora de su agenda cuando se trata de reservar una reunión. Sin embargo, no todas las reuniones tienen que ser tan largas.
Es decir, dependiendo de la naturaleza de la reunión, puede liberar considerablemente su calendario. Por ejemplo, las reuniones introductorias no necesitan durar más de 10 minutos, mientras que las reuniones semanales del personal se pueden terminar en media hora.
Deje un pequeño marco de tiempo entre reuniones
Continuando con el tema de las reuniones, si bien es muy beneficioso para su productividad utilizar diferentes horarios para un tipo diferente de reunión, también debe evitar programar reuniones consecutivas.
Si no puede evitar tener una reunión tras otra, asegúrese de dejar al menos un período de 15 minutos entre ellas. Esta práctica lo ayudará a prepararse mejor y a evitar el estrés y la ansiedad de llegar tarde a la reunión anterior, lo cual es un desencadenante grave de una caída de la productividad.
Deshazte del desorden
Como explicamos en un artículo anterior, el desorden digital puede afectar su productividad en más de un sentido, y lo mismo ocurre con el desorden en su calendario.
Dicho esto, asegúrese de deshacerse de las entradas automáticas que ya no forman parte de su rutina. Además, deje de anotar tareas minuciosas que pueden atribuirse fácilmente a un proyecto completo. Los eventos recurrentes que ya no son una cosa también deben borrarse de su calendario.
Es Perfectamente Aceptable Decir “No”
Si le gusta complacer a la gente, existe la posibilidad de que acepte todas las invitaciones y solicitudes de los demás. Esto no solo arruinará tu calendario, sino que también te dejará menos tiempo para tu trabajo, lo que reducirá tu productividad.
Puede decir “sí” a las cosas que le apetezcan o que se ajusten a su horario. Pero si sucede que tu calendario ya está lleno y tienes planes, no dudes en decir “no”. Sin embargo, esto no significa que no podrá participar en otro momento.
Revise su calendario regularmente
Mejorar la gestión de su calendario es una habilidad que lleva tiempo dominar. En ese sentido, elige un día de la semana en el que te tomarás el tiempo de revisar tu calendario cuidadosamente y ver qué tan productivo y efectivo fue para ti durante la semana anterior. Por lo general, el viernes, o algún día del fin de semana, sería ideal para ello. De esa manera, puede hacer los cambios adecuados sobre la marcha.
En caso de que necesite ayuda adicional para administrar un día productivo cuando trabaja desde casa, consulte estas herramientas.
