Como usar Microsoft Project como un profesional
Si es un administrador de proyectos o se encuentra a menudo administrando proyectos complejos, debe tener una herramienta de administración de proyectos. Con una buena herramienta de gestión de proyectos, podrá planificar y programar tareas de manera efectiva. Además de programar tareas, las herramientas de gestión de proyectos ayudan con la elaboración de presupuestos, el control de calidad y la documentación de los proyectos.
Uno de las herramientas de gestión de proyectos más populares actualmente es Microsoft Project Management. Originalmente una idea que se formó en la década de 1980 por Ron Bredehoeft, Microsoft Project ha evolucionado con el tiempo hasta convertirse en la segunda herramienta de gestión de proyectos líder en la actualidad. Siga esta guía para aprender sobre Microsoft Project y cómo usarlo.
Características principales de Microsoft Project
Múltiples vistas en una
Una característica de la herramienta Microsoft Project es su presentación de múltiples perspectivas de datos en una sola vista. Esto hace que la comparación y el análisis de datos sean muy fáciles. Por ejemplo, con la herramienta, puede tener un gráfico, un gráfico circular y una tabla de figuras presentadas en una sola vista. Además, puede tener gráficos para diferentes tipos de datos en una sola vista.
Compartición de archivos
Con Microsoft Project, puede compartir archivos con los miembros de su equipo otorgando acceso de visualización o edición. Con la opción de edición, las personas que conocen un documento pueden colaborar en él al mismo tiempo. La mejor parte es que todos pueden ver lo que todos están haciendo en tiempo real. Como gerente de proyecto, puede corregir rápidamente cualquier error.
Planificación y Programación
Esta función se utiliza para crear las tareas que se deben completar y el orden en que se deben completar. Además, ayuda a asignar tareas y asignar recursos a varios miembros del equipo. Esta función se puede dividir en tres partes: priorización, gestión de tareas y calendario del equipo. .
Informes
La función de informes le permite crear informes sobre el progreso del proyecto, y esto se puede extraer en formato .pdf o Excel. Los tipos de informes que puede generar incluyen tareas completadas, tareas pendientes, presupuesto, etc. Estos datos pueden archivarse contra el cronograma para la finalización del proyecto.
Vista de línea de tiempo del proyecto
La vista de línea de tiempo del proyecto presenta una imagen completa del proyecto desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización prevista. La vista contiene tareas que deben completarse en varias etapas del proyecto y los recursos responsables de la entrega.
Administracion de recursos
Esta función lo ayuda a administrar sus recursos, como fondos, tiempo, materias primas y otros. También muestra todas las posibles formas en que se pueden utilizar los recursos. Con esta función, aprenderá si los recursos se utilizan correctamente, se subutilizan o se sobreutilizan.
Cómo configurar un nuevo proyecto en Microsoft Project
Este tutorial muestra cómo configurar un proyecto.
Configuración de un archivo de proyecto
- Inicie la herramienta desde su escritorio
- Seleccione «Proyecto en blanco» para obtener una vista del espacio de trabajo general que se divide en tres lados llamados Línea de tiempo del proyecto, Detalles del proyecto y Diagrama de Gantt.
- Busque la pestaña «Proyecto» y haga clic en ella.
- Seleccione «Información del proyecto» para ingresar los detalles de la fecha de inicio del proyecto y la fecha de finalización del proyecto.
Inserción de tareas y actividades del proyecto
- En el espacio general, busque las columnas denominadas «Modo de tarea«, «Nombre de la tarea», «Duración«, «Inicio«, «Terminación» y «Predecesores«. Complete los detalles de las tareas de su proyecto en estas celdas e incluya sus fechas de inicio y finalización.
- A la derecha, debería ver una barra en el diagrama de Gantt que muestra la línea de tiempo para cada tarea. Microsoft Project calcula automáticamente la duración de las tareas del proyecto una vez que se completan las fechas de «Inicio» y «Finalización» del proyecto.
- Puede editar los colores de las barras en su diagrama de Gantt haciendo doble clic en la barra.
- Si comete un error al ingresar los detalles de la tarea o del proyecto, simplemente haga clic derecho en la tarea y seleccione la opción «Eliminar».
Adición de tareas a una línea de tiempo
- Debajo de la cinta en su espacio de trabajo de Microsoft Project hay una barra que representa la línea de tiempo del proyecto. Esta barra solo muestra las actividades que usted desea. Para agregar actividades, haga clic derecho en las tareas y seleccione «Agregar a la línea de tiempo«.
- Para eliminar la actividad o tarea, haga clic derecho sobre ella en la línea de tiempo y seleccione «Eliminar de la línea de tiempo«.
Comprobación de la información relacionada con una tarea
- Para actualizar o verificar la información detallada de una tarea, haga clic derecho sobre ella para abrir el panel de información de la tarea.
- En la pestaña «General«, puede ajustar el porcentaje de finalización, la prioridad de la tarea, la duración y las fechas.
- En la pestaña «Notas«, puede incluir cosas que no quiere olvidar.
- En la pestaña «Avanzado«, puede especificar la fecha límite final para las tareas.
Incluyendo dependencias de tareas
- Si tiene tareas que no pueden comenzar sin que finalice otra, puede vincularlas.
- Simplemente seleccione todas las tareas que dependen manteniendo presionadas las teclas Ctrl + Abajo y seleccionando las tareas en el orden correcto. Project organizará automáticamente sus tareas en orden, reflejando las dependencias.
Adición de recursos
- Para asignar miembros de su equipo a la tarea, haga clic en «Planificador de equipo» en la parte inferior derecha de su pantalla.
- Mueva el cursor a la cinta de opciones de Office y localice la pestaña «Recursos«.
- Puede optar por agregar recursos desde su «Libreta de direcciones» o hacerlo manualmente seleccionando «Recurso de trabajo«.
- Una vez que haya terminado de seleccionar la fuente preferida, haga doble clic en Recurso para ingresar el nombre, el correo electrónico, la disponibilidad y el horario de trabajo.
- Haga clic en «Aceptar» para aplicar los cambios.
Conclusión
Las funciones de la herramienta Microsoft Project facilitan el proceso de administración de proyectos, lo que garantiza que pueda administrar mejor sus actividades, recursos y tiempo para mejorar la productividad. Siga leyendo para saber cómo mejorar la gestión de su calendario.
