¿Para qué se usa Microsoft Teams? Acelere la colaboración de su equipo

Microsoft Teams es una plataforma de colaboración que puedes usar para comunicarte y trabajar con tu equipo, pero es mucho más que eso. Entonces, ¿para qué se usa Microsoft Teams, más allá de simplemente chatear con compañeros de trabajo?

La gestión de una empresa requiere total transparencia y colaboración en toda la organización. Microsoft Teams rompe las barreras entre los equipos y evita que la información se silo.

En esta guía, analizaremos Microsoft Teams y sus funcionalidades que su equipo puede usar para trabajar de manera más eficiente. También repasaremos los diferentes niveles y precios para que pueda inscribirse en el plan adecuado.

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es una plataforma de comunicación empresarial, similar a Slack y Zoom, que permite a los equipos profesionales colaborar y trabajar de manera más eficiente. La herramienta ayuda a los equipos a mantenerse organizados y en la misma página, independientemente de si tiene una fuerza laboral en el sitio o remota.

La colaboración y la comunicación efectivas dentro de las organizaciones no es una hazaña fácil de dominar. La información puede quedar fácilmente aislada dentro de los equipos individuales con poca transparencia en toda la organización. Las ineficiencias pueden surgir rápidamente, ralentizando el progreso de su equipo en proyectos y otras iniciativas.

Ahí es donde el poder de Microsoft Teams puede ayudar. La herramienta rompe las paredes dentro de su organización y brinda total transparencia a todo lo que está sucediendo.

La herramienta de colaboración tiene muchas capacidades como chat en línea y videoconferencia, pero es mucho más que eso. Echemos un vistazo a cómo las empresas ya están utilizando la herramienta para aumentar la eficiencia y la transparencia en su organización.

¿Para qué se usa Microsoft Teams?

Microsoft Teams permite a los compañeros de equipo comunicarse entre sí a través de chat, audio y videoconferencia. También puede configurar reuniones, compartir archivos, compartir pantalla e integrar todas sus aplicaciones actuales.

Equipos y canales

Imagen: Microsoft Teams

Quizás el mayor atractivo para comenzar a usar Microsoft Teams es la capacidad de crear equipos y canales. Los equipos segmentan su organización en diferentes grupos en función de las funciones y proyectos del trabajo. También puede crear un equipo en toda la organización para que pueda comunicarse con todos los miembros de su empresa.

Por ejemplo, puede crear un equipo llamado «Tablón de anuncios de la empresa» que incluya información importante para que toda la empresa la vea y se comunique entre sí. A continuación, puede dividir su organización en equipos más pequeños como «Equipo de marketing» y «Equipo de operaciones».

Dentro de cada equipo, puede crear canales públicos o privados. Los canales profundizan una capa y te permiten segmentar a tus equipos en función de conversaciones, proyectos o información específica. Por ejemplo, puede dividir su equipo de marketing por diferentes canales como «Campañas de correo electrónico» o «Consejos y trucos». Cuando los compañeros de equipo necesitan comunicarse o encontrar información sobre un tema determinado, pueden dirigirse al canal apropiado para colaborar con otros.

Consejo: Dedique un canal general a la conversación informal no relacionada con el trabajo para ayudar a construir la camaradería del equipo. Puede servir como un lugar para conversaciones informales, GIF, pegatinas y compartir memes para que su equipo siempre se sienta conectado a nivel personal.

Chat

Microsoft Teams

La comunicación básica entre los compañeros de equipo se realiza a través de la función de chat de Microsoft Teams. Tiene la opción de enviar mensajes instantáneos a una persona en un mensaje directo o crear un chat grupal con más de un compañero de equipo.

También puede enviar mensajes dentro de equipos y canales dependiendo del tema de conversación. Por ejemplo, si desea compartir algo relacionado con «Objetivos de marketing», puede enviar un mensaje para que todos los miembros del canal «Objetivos de marketing» lo vean.

Un beneficio de estructurar chats bajo ciertos canales es que todos podrán regresar y recordar información compartida. Los chats nunca se eliminarán, lo que le brinda un lugar singular para obtener información sobre proyectos y ciertos temas.

Consejo: Puede usar comandos de barra diagonal en la ventana de chat como «/ away» para establecer su estado como ausente, o «/ files» para ver todos los archivos recientes. También puede usar la función «@mention» para asegurarse de que ciertos compañeros de equipo, equipos o canales reciban un mensaje. Por ejemplo, si estás enviando un mensaje dentro de un canal y escribes «@Jill», tu compañera de equipo Jill recibirá una notificación de que ha sido tapegado en un mensaje.

Conferencias de audio y video

La comunicación grupal va más allá de la función de chat. Puedes hacer llamadas de audio y video con una o más personas dentro de tu empresa. También tiene la opción de conectar Microsoft Teams a un sistema telefónico para que pueda realizar llamadas de audio a personas ajenas a su organización, como autónomos, consultores o clientes.

Hasta 20 personas pueden unirse a las videollamadas, lo que hace que sea una manera fácil de tener reuniones semanales o actualizaciones de proyectos cara a cara. Su pantalla puede mostrar hasta nueve transmisiones de video y mostrará automáticamente a los miembros que están hablando actualmente.

Consejo: Compartir la pantalla durante una videoconferencia es una excelente manera de recorrer las presentaciones. Los participantes también tienen la opción de crear un fondo personalizado o simplemente difuminar su fondo durante las videollamadas.

Reuniones y Eventos

Microsoft Teams le permite programar reuniones y eventos con sus compañeros de equipo y personas ajenas a su organización. Puede optar por celebrar reuniones de audio o vídeo.

Puede establecer una hora de reunión y enviar invitaciones automáticamente a todos los participantes de la reunión. Las reuniones pueden ser algo único o un evento recurrente que ocurre una vez a la semana, mes, etc.
Los asistentes pueden unirse en cualquier momento y también volver a visitar las reuniones que ya tuvieron lugar. Las reuniones se graban para cualquier persona que se haya perdido la reunión o necesite acceder a los archivos que se compartieron durante la presentación.

Consejo: La versión de pago de Microsoft Teams le permite programar reuniones en su calendario o desde Outlook. Esto agregará automáticamente los horarios de las reuniones a los calendarios de Outlook de todos los participantes.

Uso compartido de archivos

Imagen: Microsoft Teams

Los miembros de su organización podrán guardar archivos personales y acceder al almacenamiento compartido en la nube con otros miembros del equipo. Puede guardar fácilmente cualquier documento, imagen, vídeo y PDF de Office directamente desde Microsoft Teams.

También puede compartir documentos de Microsoft Office como Excel o archivos de Word directamente a través de ventanas de chat. Además, puede colaborar con compañeros de equipo en tiempo real y permitir que más de una persona edite documentos simultáneamente.

Consejo: Puede integrar Microsoft Teams con proveedores de almacenamiento en la nube de terceros como Dropbox, Google Drive o Box.

Integraciones de aplicaciones

Microsoft Teams es una herramienta centralizada que puede usar para optimizar todos sus procesos de negocio e integrar muchas de las herramientas y aplicaciones digitales que ya está utilizando. Puede personalizar Teams para incluir aplicaciones relevantes que sean críticas para las operaciones de su empresa.

También puede ir un paso más allá y desarrollar sus propias aplicaciones dentro de Microsoft Teams. Tendrá acceso a herramientas de desarrollo que puede usar para crear sus propias aplicaciones personalizadas que pueden ayudar a automatizar procesos y flujos de trabajo.

Hay más de 600 integraciones de aplicaciones a su disposición, pero aquí están algunas de las integraciones más populares que puede usar:

• Salesforce
• Trello
• Asana
• GitHub
• Azure
• Power BI
• Skype for Business
• Google Analytics Insights

Consejo: Hay plantillas de aplicación que puede usar para comenzar a personalizar sus propias aplicaciones para cosas como el seguimiento de objetivos, la organización de actividades grupales o la reserva de salas de conferencias.

Planes, precios y registro de Microsoft Teams

Microsoft Teams está disponible de forma gratuita, sin embargo, hay muchas funcionalidades que son limitadas o no disponibles. Si es necesario, puede actualizar su suscripción a otros tres niveles de pago.

Microsoft Teams (gratis)

Costo: Gratis sin compromiso

La versión gratuita le da acceso a las funcionalidades básicas de Microsoft Teams, como chat en línea, video y llamadas de audio. Algunas funcionalidades serán limitadas o no estarán disponibles, como el uso compartido de archivos, el acceso a Sharepoint o el servicio de atención al cliente.

Microsoft 365 Business Basic

Costo: $5 por usuario/mes con un compromiso anual

El paso adelante de la versión gratuita le dará a su equipo aún más funcionalidades, como la capacidad de realizar videoconferencias con hasta 300 personas, enviar archivos más grandes entre sí y usar OneDrive para el almacenamiento de archivos.

Microsoft 365 Business Standard

Costo: $12.50 por usuario/mes con un compromiso anual

La única diferencia entre los planes Business Basic y Business Standard es que tendrá acceso a las versiones de escritorio de Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Access y Publisher. TúTambién tengo acceso a aplicaciones de negocios como Bookings y MileIQ.

Office 365 E3

Costo: $20 por usuario/mes con un compromiso anual

Esta suscripción está diseñada para empresas establecidas que lo quieren todo. Tendrá acceso a todas las funcionalidades de Microsoft Teams, incluido el almacenamiento ilimitado en la nube y el uso compartido de archivos con OneDrive, la capacidad de celebrar eventos para hasta 10.000 personas y funciones administrativas y de soporte avanzadas.

Qué plan elegir

El plan que elija dependerá de cómo le gustaría usar Microsoft Teams dentro de su organización. La versión gratuita funcionará bien si solo necesita acceso a las funciones básicas de chat y está iniciando su negocio. Pero si desea llevar su negocio al siguiente nivel con funciones más avanzadas, es posible que desee actualizar a una versión paga.
Compare planes y decida cuál es la mejor opción para su negocio. Luego puede proceder a regístrarse en Microsoft Teams y comience a usarlo dentro de su organización.

Colabore y haga más cosas

Microsoft Teams es una de las principales herramientas de colaboración en equipo disponibles para usted. Tiene todo lo que su equipo necesita para comunicarse y colaborar entre sí para que pueda mantenerse al tanto de las tareas y trabajar de manera más eficiente.

Descargue la versión gratuita y pruébalo. Si le gusta lo que ve, puede actualizar a un plan pago si tiene sentido para su negocio.