¿Creando su equipo? Esto es lo que debe saber sobre las nóminas
Así que has hecho tu primera contratación y has empezado a crear tu equipo. Enhorabuena. Este es un gran momento para los empresarios. También es el momento de prepararse para el primer día de pago. Aunque suele ser un día de alegría y celebración para los empleados, puede ser una ocasión estresante para los empresarios.
La gestión de las nóminas puede suponer a veces trasnochar y hacer simulacros de incendio. En este artículo, cubriremos los aspectos básicos de las nóminas y proporcionaremos algunas herramientas e información para que el día de pago se desarrolle sin problemas en su empresa.
Cómo configurar la nómina
A medida que construya su equipo, necesitará un sistema de nómina para garantizar que todos reciban un pago preciso, a tiempo y de una manera que cumpla con las leyes locales, estatales y federales.
El primer paso es solicitar un Número de Identificación del Empleador, o EIN, del IRS, que usará para informar sus impuestos. (Dependiendo de dónde viva y de lo que su estado y/o ciudad exija a las empresas, es posible que también deba registrarse para obtener un número de identificación fiscal estatal y/o local adicional).
Una vez que tenga su EIN, deberá recopilar toda la información de nómina necesaria de sus empleados. Esto incluye su:
- Nombre completo
- Fecha de nacimiento
- Dirección
- Número de seguro social o número de identificación fiscal
A continuación, clasifíquelos como empleados o contratistas independientes, y pídales que completen algunos formularios:
- Formulario I-9 para verificar la elegibilidad de empleo
- Formulario W-4 para empleados
- Formulario W-9 para contratistas independientes
A partir de ahí, todo lo que queda por hacer es determinar sus períodos de pago (por ejemplo, ¿va a pagar a sus empleados semanalmente o quincenalmente?), elegir un sistema de nómina y ¡listo! Está listo para ejecutar la nómina por primera vez.
¿Busca una guía más detallada sobre cómo comenzar con la nómina? Echa un vistazo a la guía paso a paso de Gusto sobre cómo configurar la nómina por primera vez.
¿Cuál es el mejor calendario de nómina para mi equipo?
Tiene varias opciones para pagar a su equipo, y el horario óptimo puede variar según las necesidades de su equipo y negocio.
En general, los empleadores eligen entre cuatro períodos de pago diferentes:
- Mensual
- Semestral
- Quincenal
- Semanal
Cuál elija dependerá de cómo pague a sus empleados (¿son por hora o asalariados?), su tiempo y costos de procesamiento de nómina, así como las implicaciones para su contabilidad y beneficios. Querrá considerarlos cuidadosamente antes de establecer el calendario de pagos de su equipo.
Para una mirada en profundidad a cada opción de período de pago y para quién son más adecuados, consulte la guía de Gusto para encontrar el mejor horario de pago para su equipo.
¿Necesita un software de nómina?
En este punto del proceso, y especialmente cuando tiene varios empleados, comenzará a darse cuenta de que hacer la nómina usted mismo es todo un proceso. Implica conocer todas sus leyes federales y locales para que pueda cumplir con sus retenciones de impuestos, así como con los cálculos de horas extras y beneficios.
A medida que su equipo crece, puede preguntarse si el software de nómina es adecuado para su negocio. Si necesita pagarse a sí mismo, a los empleados y contratistas y desea simplificar los impuestos, ahorrar tiempo y cumplir con las normas, la nómina automatizada es una opción que querrá considerar.
Echa un vistazo al artículo de Gusto que recorre algunas consideraciones comunes a medida que decides si necesitas un software de nómina.
Cómo elegir un proveedor de nómina
Digamos que decide asociarse con un servicio de nómina. ¿Cómo eliges el mejor para las necesidades de tu equipo y negocio? Hay cuatro cosas principales que querrás preguntarte:
- ¿Es fácil de usar?
- ¿Está diseñado para pequeñas empresas?
- ¿Crecerá con tu negocio?
- ¿Funciona con su presupuesto?
Cada uno de estos factores puede ayudar a garantizar que pueda encontrar una solución que satisfaga las necesidades de sus empleados hoy y mañana, a medida que su negocio se escala y crece.
Para una mirada más profunda a cómo encontrar el proveedor de nómina adecuado, consulte esta guía de Gusto.
La nómina no tiene por qué ser difícil
Reunir y pagar a un equipo no es poca cosa. Es una de las formas más importantes en que los propietarios de pequeñas empresas pueden tener un impacto positivo en sus comunidades.
