La guía definitiva para cada tipo de número de identificación fiscal

Como dice el refrán, nada es seguro excepto la muerte y los impuestos.

El gobierno de los Estados Unidos se asegura de que todos y cada uno de nosotros participemos en nuestra parte justa de impuestos, y con los números de identificación del contribuyente, estamos obligados a hacer precisamente eso.

Ya sea que sea un contribuyente estadounidense, un extranjero residente o el propietario de una pequeña empresa, necesitará al menos una forma de número de identificación del contribuyente, o TIN, para fines de impuestos e identificación.

En este artículo, vamos a exponer las diferencias entre los diversos números de identificación del contribuyente y le mostraremos cómo puede obtener cada número TIN.

¿Qué son los números de identificación del contribuyente?

Los números de identificación del contribuyente se utilizan para rastrear los pagos entre empresas e individuos. Al usar un número de identificación del contribuyente distribuido por el gobierno federal, las empresas y las personas pueden rastrear legalmente los ingresos y el pago.

Cada vez que deba completar declaraciones de impuestos, declaraciones de ingresos y otros documentos tributarios del Servicio de Impuestos Internos, o IRS, deberá proporcionar uno de estos números para fines de identificación legal.

Dependiendo de si usted es una persona que busca su número de impuesto personal, un extranjero residente o no residente, o el propietario de una pequeña empresa, necesitará saber qué número usar y cuándo usarlo. Entonces, ¿cuáles son los diferentes tipos de Números de Identificación del Contribuyente?

Tipos de números de identificación del contribuyente

Número de identificación del contribuyente: una taza de café y formularios de impuestos

Hay varios números de identificación del contribuyente diferentes que están disponibles para que los residentes, extranjeros y empresas de los Estados Unidos los usen. El siguiente número de identificación fiscal es emitido por la Administración del Seguro Social (SSA).

  • Número de Seguro Social (SSN): Este es el número de identificación más popular para las personas, incluidos los ciudadanos estadounidenses, los residentes permanentes y los trabajadores temporales no inmigrantes.

Para aquellos casos en que un SSN no es aplicable, el IRS emite los siguientes números de identificación fiscal.

  • Número de identificación del empleador (EIN): Este número se usa para empresas en lugar de individuos, sin embargo, su empresa no necesariamente necesita que los empleados usen este número.
  • Número de Identificación del Contribuyente Individual (ITIN): Este número es para personas que no pueden recibir un SSN o un EIN, como extranjeros residentes o extranjeros no residentes, sus cónyuges y dependientes.
  • Número de Identificación del Contribuyente de Adopción (ATIN): Este es un número de impuesto temporal para las personas que están en proceso de adopción pero no pudieron obtener un SSN para el niño adoptado a tiempo para reclamar al niño como dependiente al declarar impuestos.
  • Número de Identificación Fiscal del Preparador (PTIN): Este es un número de impuesto específicamente para aquellos a quienes se les paga para presentar impuestos en nombre de otros.

Dado que los ATIN y PTINs no son tan populares o ampliamente utilizados, profundizaremos en los tres restantes: SSN, EIN e ITIN.

Número de Seguro Social (SSN)

Los números de Seguro Social son emitidos por la Administración del Seguro Social y se utilizan como la principal forma de identificación para muchas personas dentro de los Estados Unidos.

Comenzó como un medio para rastrear las ganancias bajo el programa de Seguro Social, los Números de Seguro Social se convirtieron rápidamente en el número de identificación nacional para las personas. Estos números de nueve dígitos ahora se utilizan para realizar un seguimiento de los registros personales, así como para fines fiscales, y tienen el formato XXX-XX-XXXX.

Los SSN no solo se usan para presentar impuestos ante el IRS, sino que también se pueden usar para los siguientes propósitos:

  • Obtención de un pasaporte
  • Apertura de cuentas bancarias individuales, préstamos y valores
  • Acceso a beneficios federales
  • Solicitud de Medicare
  • Obtención de préstamos federales
  • Matriculación de un vehículo de motor
  • Registrarse para votar

Se podría pensar que los ciudadanos estadounidenses son las únicas personas a las que se les da un SSN, pero también hay otros que pueden obtener uno.

¿Quién puede obtener un SSN?

No todos pueden obtener un Número de Seguro Social. Entre los que son elegibles se encuentran:

  • Ciudadanos estadounidenses: Aquellos a quienes se les otorgan los derechos, beneficios, deberes y responsabilidades que cubrend por la Constitución de los Estados Unidos.
  • Residentes Permanentes: Aquellos a quienes se les permite legalmente vivir y trabajar permanentemente en los Estados Unidos.
  • Trabajadores Temporales No Inmigrantes: Aquellos que tienen residencia fuera de los Estados Unidos pero están temporalmente en el país por trabajo, escuela o negocios.

Si no tiene un SSN y necesita obtener uno, hay algunas opciones para solicitar.

Cómo obtener un SSN

Si usted cae en una de las tres categorías mencionadas anteriormente, entonces usted califica para solicitar un Número de Seguro Social.

Si usted es un inmigrante, se le pedirá que solicite su SSN dentro de su país de origen. Cuando solicite su visa de inmigrante, también puede solicitar su SSN. Ambos se pueden hacer en la Oficina de Campo del Seguro Social dentro de su país.

Para ayudarlo a acelerar el proceso, hemos proporcionado enlaces a continuación para comenzar.

Si no es inmigrante, puede solicitar su SSN dentro de los Estados Unidos en una oficina nacional. Si acaba de llegar al país desde el extranjero, ya sea que sea ciudadano estadounidense, residente permanente o trabajador temporal no inmigrante, debe esperar al menos 10 días para asegurarse de que está aprobado a través de la base de datos del Departamento de Seguridad Nacional.

Para encontrar una Oficina de Seguro Social en los Estados Unidos, puede dirigirse al siguiente enlace.

Pero, ¿qué pasa si estás operando un negocio? ¿Usa su Número de Seguro Social o debe solicitar un número EIN?

Número de identificación del empleador (EIN)

Un número de identificación del empleador es un identificador único que utilizan quienes hacen negocios en los Estados Unidos. Piense en ello como un número de Seguro Social, pero para entidades comerciales.

Los números de identificación del empleador tienen nueve dígitos de largo y tienen el formato XX-XXXXXXX. Los EIN también se conocen como Números de Identificación federal del empleador o Números de identificación fiscal federal.

Más allá de ser solo el número de identificación para fines fiscales, las EINA también son utilizadas por las empresas cuando necesitan abrir una cuenta bancaria comercial, obtener un préstamo comercial y solicitar licencias comerciales y permisos comerciales.

Los EIN son necesarios para todas las entidades comerciales que están registradas a través del IRS. Esto incluye LLCs, sociedades y corporaciones. La única excepción a esta regla son las LLC de un solo miembro. Si usted es el único propietario de su negocio, puede usar su Número de Seguro Social en lugar de un EIN.

Cómo obtener un EIN

Dependiendo de si tiene o no un SSN o ITIN, hay dos formas en que puede obtener un EIN. Si ya tiene un SSN o ITIN, entonces este proceso se puede hacer en línea. Si no tiene ninguno de estos, se le pedirá que complete el Formulario SS-4 y lo envíe por correo al IRS.

Si no está buscando un SSN o un EIN, pasemos a los Números de Identificación del Contribuyente Individual.

Número de Identificación del Contribuyente Individual (ITIN)

Los Números de Identificación del Contribuyente Individual son utilizados por aquellos que no pueden obtener un Número de Seguro Social, pero aún deben presentar impuestos y otros informes con el IRS.

Al igual que un número de Seguro Social, los ITIN también tienen nueve dígitos de largo. Comienzan con el número «9» y tienen el formato 9XX-XX-XXXX. Se usan solo para fines fiscales y no se pueden usar como identificación, para recibir beneficios del Seguro Social o para autorizarlo a trabajar en los Estados Unidos.

Los ITIN son utilizados por aquellos que son extranjeros no residentes o extranjeros residentes que no tienen un SSN, así como por sus dependientes y cónyuges.

Cómo obtener un ITIN

Si necesita solicitar un ITIN, debe llenar el Formulario W-7 y Siga estas instrucciones.

Preguntas frecuentes sobre el número de identificación del contribuyente

Si todavía está confundido en cuanto a qué número de identificación fiscal debe usar para uso comercial y personal, aquí hay algunas preguntas comunes que las personas tienen.

1. Soy dueño de mi propio negocio. ¿Debo usar mi SSN o un EIN?

Si está operando una empresa unipersonal, simplemente puede usar su SSN para fines fiscales. Dado que las ganancias de su empresa vendrán a través de su declaración de impuestos personal de los Estados Unidos, este es el único número de identificación fiscal federal que necesitará.

Si opera cualquier tipo de negocio que no sea una empresa unipersonal, como una LLC, sociedad o corporación, entonces deberá tener un número EIN, incluso si su empresa no tiene empleados o nómina.

También deberá considerar la obtención de un número de identificación fiscal estatal además de su número de identificación federal para informar legalmente la información a nivel estatal, como el impuesto sobre las ventas.

2. ¿Qué número de identificación del contribuyente utilizo en mi formulario de impuesto sobre la renta?

La mayoría de las personas que tienen un número de Seguro Social deben usar esta identificación para fines fiscales. Aquellas personas que no tienen un SSN usarán un ITIN en su lugar. Todas las empresas usarán un EIN al declarar impuestos a menos que la empresa sea una empresa unipersonal. Si este es el caso, entonces se puede usar un SSN.

El número de identificación fiscal adecuado para usted

Si bien todos estos acrónimos hacen que se sienta como una sopa de letras, es realmente bastante sencillo en cuanto a qué identificación fiscal debe usar.

En su mayor parte, si usted es residente de los Estados Unidos, usará su SSN en los formularios de impuestos. Si no puede obtener un SSN, entonces usará un ITIN. Y si usted es dueño de un negocio que no es una empresa unipersonal, entonces confiará en un EIN para todos los fines fiscales.

Si está interesado en obtener más información sobre impuestos, hemos establecido oportunidades de cancelación de impuestos para trabajadores temporales y formas en que puede mantenerse al tanto de los impuestos si es un profesional independiente.