¿Preparándose para declarar? Deducciones fiscales para negocios en casa

Una guía de deducciones de impuestos para negocios basados en el hogar

Para los empresarios con un negocio en casa, hay deducciones fiscales disponibles que pueden ahorrarle dinero. Esto es lo que debe saber.

Dirigir un negocio basado en el hogar puede ofrecer deducciones de impuestos en reparaciones en el hogar además de los gastos comerciales típicos.

En todo el país, los efectos de la pandemia de coronavirus han cambiado permanentemente la forma en que muchas personas trabajan. Si bien trabajar desde casa solía ser una rareza, muchas empresas han adoptado políticas duraderas de trabajo remoto o híbrido. Aunque algunas empresas han vuelto a trabajar en la oficina, muchos propietarios de pequeñas empresas han encontrado que la transición es eficiente y rentable, lo que ha llevado a muchos empresarios a hacer del cambio virtual un cambio permanente.

Para muchos empresarios, sus hogares han sido reinventados para adaptarse a sus necesidades comerciales. Siempre y cuando cumplan con los Requisitos del IRS, aquellos que han creado un espacio dedicado para los negocios en su hogar pueden reclamarlo, así como algunos gastos de la casa en sus declaraciones de impuestos. Así es como su negocio en casa puede aprovechar ciertas deducciones de impuestos que pueden ahorrarle dinero a largo plazo.

La prueba del «uso exclusivo»

En términos generales, debe poder demostrar que una parte de su hogar es su principal lugar de negocios, y que este espacio se utiliza regular y exclusivamente para realizar negocios. Si no tiene un espacio dedicado para negocios en su hogar, no se le permite tomar la deducción de la oficina en casa. El IRS se refiere a esto como la prueba de «uso exclusivo».

Por ejemplo, una habitación libre en su hogar que solo se usa como su oficina comercial se puede reclamar para la deducción de la oficina en el hogar. Sin embargo, un dormitorio o sala de estar donde trabaja en tareas comerciales no puede ser reclamado, porque utiliza esos espacios para otros fines personales.

Hay excepciones a la prueba de «uso exclusivo», incluidas las empresas que almacenan muestras de inventario o productos o usan su hogar como guardería.

Además, debe ser propietario de un negocio registrado o contratista independiente para tomar la deducción de la oficina en casa. No puede tomar la deducción de la oficina en casa si simplemente trabaja desde casa como empleado de una empresa.

¿Qué puedo deducir de mis impuestos como empresa basada en el hogar?

La siguiente lista contiene las deducciones más comunes que los propietarios de negocios basados en el hogar reclaman en sus declaraciones de impuestos. Consulte con un contador o profesional financiero para determinar si es elegible para alguna de estas deducciones o cualquier otra que exista fuera de esta lista.

Gastos relacionados con el hogar

Las deducciones relacionadas con la oficina en el hogar se basan en el porcentaje de su hogar que usa para negocios. Para obtener este número, divida los pies cuadrados de su espacio de oficina por el total de pies cuadrados de su hogar. Es importante que estos cálculos sean precisos y que solo deduzcas el porcentaje adecuado de cada gasto.

Si cumple con las pautas del IRS, puede deducir los siguientes gastos relacionados con el hogar:

  • Seguro de propietario de vivienda.
  • Cuotas de la asociación de propietarios.
  • Servicios de limpieza o artículos de limpieza utilizados en su espacio de negocios.
  • Seguro hipotecario e intereses.
  • Servicios públicos, incluyendo electricidad, internet, calefacción y teléfono.

Reparaciones y mantenimiento

Si realiza reparaciones o actualizaciones en el hogar relacionadas directamente con su espacio comercial, también puede cancelar estos gastos en sus impuestos.

La cantidad que puede cancelar depende de si el gasto es directo (solo beneficia a su oficina en casa) o indirecto (beneficia a toda su casa). NOLO desglosa la diferencia entre reparaciones directas e indirectas de oficinas:

  • Directo: Si gasta $ 100 para arreglar una ventana en su oficina en casa, puede deducir los $ 100 completos de sus impuestos.
  • IndirectoSi paga $ 1,000 para reparar una fuga en su techo, solo puede deducir un porcentaje de ese gasto equivalente al porcentaje de su casa utilizado para negocios.

También es posible que pueda deducir los gastos por mejoras a largo plazo en su hogar, como un reemplazo completo del techo o la renovación de la habitación, pero estos deben depreciarse con el tiempo. Las reparaciones, por otro lado, se pueden deducir por completo en un solo año fiscal.

Otros gastos comerciales

Para calificar como deducible, un gasto comercial debe considerarse ordinario y necesario, lo que significa que el gasto es común y útil para su comercio o industria. Los siguientes gastos pueden ser deducidos en cualquier declaración de impuestos de negocios en el hogar, independientemente de si es elegible para la deducción de la oficina en casa:

  • Costo de los bienes vendidos. Si su empresa fabrica productos o los compra para su reventa, puede incluir algunos de sus gastos para calcular el costo de los bienes vendidos. Los siguientes gastos se pueden calcular en el costo de los bienes vendidos: almacenamiento, gastos generales de fábrica, costos directos de mano de obra y los costos de productos o materias primas, incluido el flete.
  • Gastos de capital. Los gastos de capital son costos que debe capitalizar, en lugar de deducir, porque son parte de su inversión en su negocio y, por lo tanto, se consideran un activo comercial. En general, los tres tipos de costos que puede capitalizar son los costos de inicio de negocios, los activos comerciales y las mejoras.
  • Uso comercial de su automóvil. Si usa su automóvil como parte de su negocio, se le permite deducir ciertos gastos del automóvil. Al igual que con los gastos del hogar, el uso del vehículo para la deducción comercial debe calcularse en función del porcentaje de millas recorridas con fines comerciales, en comparación con los viajes personales.
  • Pagos de empleados. En general, puede deducir el costo de pagar a los empleados.
  • Planes de jubilación. Este tipo de plan de ahorro ofrece ventajas fiscales cuando usted y sus empleados reservan dinero para la jubilación.
  • Gastos de alquiler. Según el IRS, el alquiler es cualquier cantidad que pague por el uso de una propiedad que no posee. La deducción de alquiler solo es aplicable si usted no recibe ni recibirá equidad o título de la propiedad.
  • Interés. Si pidió dinero prestado para actividades comerciales, puede deducir el gasto por intereses.
  • Impuestos comerciales. Se le permite deducir varios impuestos federales, estatales, locales y extranjeros que afectan directamente su comercio o negocio.
  • Seguro de negocios. Puede deducir el seguro como un gasto comercial si es ordinario y necesario para su oficio, negocio o profesión.
  • Gastos de viaje. Puede reclamar una deducción por gastos relacionados con el viaje si los reembolsa bajo un plan responsable.
  • Suministros y materiales. Por lo general, puede deducir el costo de los suministros y materiales relacionados con el negocio consumidos o utilizados dentro de un año fiscal.
  • Servicios profesionales. Los honorarios incurridos por servicios profesionales que son ordinarios y necesarios, como contabilidad, consultoría, trabajo legal o contractual, se pueden deducir como un gasto comercial.
  • Marketing y desarrollo de negocio. En general, los gastos que se utilizan para encontrar nuevos clientes y mantener a los clientes existentes se pueden deducir.

El IRS proporciona una explicación detallada de estos tipos de gastos y lo que es elegible para la deducción.

Si bien las reglas del IRS sobre las deducciones de la oficina en el hogar son muy estrictas, no es automático que sea auditado simplemente por reclamar su oficina en casa.

¿Seré auditado por el IRS si tomo la deducción de la oficina en casa?

Es una creencia común que reclamar la deducción de la oficina en casa desencadenará automáticamente una auditoría del IRS; sin embargo, aunque las reglas del IRS sobre las deducciones de la oficina en el hogar son muy estrictas, no es automático que usted sea auditado simplemente por reclamar su oficina en casa. Hay medidas que puede tomar para reducir sus posibilidades de ser auditado.

Antes de tomar la deducción de la oficina en casa, querrá asegurarse de que su empresa califique para evitar reclamar cualquier deducción para la que no sea elegible. Mantenga registros de todos los gastos y compras de su negocio, y asegúrese de que su residencia, uso de la oficina en el hogar y tipo de empleo califiquen para este gasto.

El IRS tiene un sistema automatizado que ayuda a detectar señales de alerta. El sistema comparará su situación fiscal y deducciones con otras en su industria. Si afirma algo que otros en su profesión generalmente no afirman, el sistema puede verlo como una señal de alerta, lo que podría llevar al IRS a investigar.

Además, el sistema marcará a aquellos que reclaman demasiado espacio para una oficina en casa. Un ejemplo de esto sería afirmar que su espacio de oficina ocupa el 80% de su residencia, a diferencia de la mayoría de las personas en su profesión que afirman que su oficina en casa usa el 10% de su residencia. El IRS podría ver esto como una discrepancia y realizar una auditoría.

De todos modos, si decide tomar la deducción de la oficina en casa, es esencial seguir las pautas del IRS al pie de la letra, ya que cambian con cierta frecuencia.

Cómo calcular la deducción de la oficina en casa

Hay dos métodos diferentes que puede utilizar al calcular y determinar las deducciones de la oficina en casa. Primero, puede ir por el porcentaje de su casa que se está utilizando para negocios. Esto funciona midiendo el tamaño de su oficina en casa como un porcentaje del total de pies cuadrados de su residencia. Por ejemplo, si su oficina tenía 75 pies cuadrados y el área total de su hogar es de 1,000 pies cuadrados, el porcentaje comercial calculado sería del 7.5%.

Un cálculo más simple sería dividir el número de habitaciones en su hogar que usa para negocios por el número de habitaciones en la casa; sin embargo, este cálculo solo es preciso si todas las habitaciones de su casa son de un tamaño similar. También se aplican reglas especiales para ciertas profesiones, como las que usan su hogar como guardería.

El segundo método para reclamar una deducción utiliza una tasa determinada, que luego se multiplica por la cantidad de pies cuadrados que se utilizan para los negocios dentro del hogar. La tarifa prescrita puede cambiar de un año a otro, y en 2021, actualmente se establece en $ 5 por pie cuadrado con un máximo de 300 pies cuadrados. Esto significaría que una deducción para una oficina que mide 200 pies cuadrados sería de $ 1,000, porque multiplicaría los pies cuadrados por la tasa de $ 5 por pie cuadrado (200 pies cuadrados x $ 5 por pie cuadrado).

Si bien el segundo método simplificado puede ser más fácil de calcular y reclamar la deducción, es posible que no ofrezca a los empresarios todas las deducciones para las que califican.

No todos los gastos calificarán para la deducción máxima de $10,000, y la elegibilidad y las calificaciones pueden cambiar de un año a otro. Es importante mantenerse al día sobre las calificaciones y reglas actuales para una deducción de oficina en el hogar.

Consejos de contabilidad para empresas basadas en el hogar

La contabilidad es increíblemente importante para cualquier negocio, pero los propietarios de negocios en el hogar deberán prestar especial atención a sus finanzas y gastos si desean ahorrar la mayor cantidad de dinero durante el tiempo de impuestos.

Aquí hay algunos consejos clave para hacer ejercicio durante todo el año en preparación para la temporada de impuestos:

  • Crea un espacio separado para tu negocio. Si desea tomar una deducción de oficina en casa, asegúrese de que su espacio de trabajo cumpla con la prueba de «uso exclusivo».
  • Gastos comerciales y personales separados. Mantener cuentas claramente separadas para las finanzas comerciales y las finanzas personales mantendrá sus libros limpios y organizados cuando necesite evaluar los ingresos y gastos de su negocio.
  • Realizar un seguimiento de todo el uso comercial de los activos personales. Si utiliza activos como su computadora portátil, teléfono celular y automóvil para fines comerciales y personales, asegúrese de mantener un registro de cualquier uso comercial para que pueda calcular con precisión el porcentaje utilizado para negocios.
  • Cuenta para impuestos estimados y de trabajo por cuenta propia. A diferencia de un trabajo tradicional en el que un empleador retiene los pagos de impuestos, Seguro Social y Medicare del cheque de un empleado, los dueños de negocios deben pagar estos gastos. Los propietarios únicos, socios, LLC y corporaciones S generalmente deben pagar impuestos trimestrales estimados.
  • Contratar a un contador. Puede aprender mucho sobre las regulaciones contables y fiscales a través de una investigación independiente en línea, pero no hay sustituto para el asesoramiento de un profesional experimentado. Siga nuestra guía para elegir un contador si está buscando el CPA o la firma de contabilidad adecuados para su negocio.

Información fiscal relacionada con el coronavirus

Los gobiernos federales, estatales y locales de los Estados Unidos han tomado varias medidas para disminuir el impacto de COVID-19 en las empresas y reducir el impacto en la economía. Si bien algunos programas han llegado a su fin, si su negocio se ha visto afectado por la pandemia de coronavirus, la siguiente información puede ayudarlo a encontrar alivio tributario o fondos de emergencia.

Crédito de retención de empleados

El crédito de retención de empleados es un crédito fiscal reembolsable por salarios calificados pagados para retener a los empleados. El objetivo de este crédito es incentivar a los empleadores a mantener a los empleados en la nómina, incluso si no están trabajando. El crédito proporciona hasta $5,000 de crédito reembolsable por cada empleado de tiempo completo que retengas durante este cronograma.

De acuerdo con el IRS, su negocio califica para este crédito si operó un comercio o negocio desde el 1 de enero de 2021 hasta el 30 de junio de 2021 y se le ordenó cerrar parcial o totalmente, o si su negocio experimentó una disminución significativa en los ingresos brutos «en un trimestre calendario en 2021 donde los ingresos brutos de ese trimestre calendario son inferiores al 80% de los ingresos brutos» en comparación con el mismo trimestre en 2019.

Es importante tener en cuenta que este programa terminó retroactivamente el 30 de septiembre de 2021, pero aquellos que califican como Recuperación Startup Business puede utilizar el crédito hasta el 31 de diciembre de 2021.

Préstamos por desastre por lesiones económicas

Por último, los Préstamos por desastre por lesiones económicas (EIDL) se han ampliado para proporcionar hasta $10,000 en ayuda de emergencia para pequeñas empresas afectadas por el coronavirus y que cumplan con los requisitos. Este anticipo no tiene que ser reembolsado y, para otros préstamos EIDL, puede pedir prestado hasta $ 200,000 sin proporcionar una garantía personal. Las solicitudes para este programa serán aceptadas hasta el 31 de diciembre de 2021.