Como decidir si necesita un proveedor de servicios de nómina

Las pequeñas empresas enfrentan varias barreras al calcular y procesar la nómina, por lo que puede beneficiarse de trabajar con un proveedor de servicios de nómina.

Pagar a los empleados y cumplir con las leyes fiscales son responsabilidades esenciales pero que requieren mucho tiempo para los propietarios de pequeñas empresas. En consecuencia, el proceso se vuelve más complejo a medida que su empresa crece.

Las empresas de nómina pueden gestionar la nómina, pagar a los empleados y contratistas y gestionar la administración de beneficios. Trabajan como una extensión de su departamento de recursos humanos (RR.HH.) y ofrecen una gama de servicios de nómina, desde los básicos hasta los avanzados.

A continuación discutiremos:

Desafíos de la gestión interna del procesamiento de nóminas.
Tipos de tareas de nómina que maneja ahora que pueden subcontratarse.
Beneficios de utilizar un servicio de nómina.
Preguntas a considerar antes de subcontratar la nómina.
Alternativas al servicio de nómina.

Explore sus desafíos de procesamiento de nómina

Las pequeñas empresas enfrentan varias barreras al calcular y procesar la nómina. Esto es especialmente cierto si su personal vive en estados o países diferentes a los de la sede de su empresa.

Los desafíos de la gestión interna del procesamiento de nóminas incluyen:

Cumplimiento tributario: El IRS informó que “evaluó casi $ 31,4 mil millones en multas civiles en el año fiscal 2020”. De esta cantidad, más de $ 6 mil millones en multas se impusieron a las empresas por problemas de impuestos sobre el empleo. Los problemas comunes incluyen la precisión, la morosidad, la falta de pago y los cheques sin fondos.
Tiempo y recursos: De acuerdo a la Asociación Nacional de Pequeñas Empresas (NSBA), “uno de cada cinco propietarios de pequeñas empresas informa pasar más de seis horas al mes manejando los impuestos sobre la nómina internamente. Entre las pequeñas empresas con cinco o más empleados, esa cifra aumenta a uno de cada tres «.
Costo: Manejar los servicios de nómina internamente puede ser costoso. La Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. enumera el salario medio de un contador en $ 73,560 por año, sin incluir los beneficios. Además, aún puede usar el software de recursos humanos para procesar la nómina.

Decidir qué tareas subcontratar a un proveedor de nómina

Hay varios pasos en el proceso de nómina de pequeñas empresas, y un servicio de nómina puede hacerse cargo de algunas o todas estas tareas. Los empleadores calculan el salario bruto del empleado, retienen o embargan los salarios según sea necesario y envían los cheques de pago.

Es posible que también deba cumplir con las reglamentaciones federales y estatales, como la Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA), según el tamaño de su empresa.

Otras tareas de procesamiento de nómina incluyen el seguimiento y la contabilidad de:

Tiempo y asistencia de los empleados.
Tiempo libre pagado (PTO) y licencia por enfermedad.
Registros de sueldos y nóminas por horas.
Informes de nuevas contrataciones.
Declaraciones de impuestos sobre la nómina.
Compensación al trabajador.
Formularios de impuestos y declaraciones de impuestos sobre la nómina.
Impuestos de fin de año federales, estatales y locales, así como W2.
Pagos de impuestos, incluida la seguridad social y el seguro estatal de desempleo.
Beneficios y deducciones a los empleados.

Además, es posible que su personal desee un depósito directo y un portal de autoservicio en línea para acceder a los registros de nómina y talones de pago electrónicos. Los servicios de nómina para pequeñas empresas pueden manejar el procesamiento de nómina básico y ofrecer funciones avanzadas, como informes de nuevas contrataciones.

Uno de cada cinco propietarios de pequeñas empresas informa pasar más de seis horas al mes manejando los impuestos sobre la nómina internamente. Entre las empresas pequeñas con cinco o más empleados, esa cifra aumenta a uno de cada tres.

Considere los beneficios potenciales de los servicios de nómina

La subcontratación de tareas de recursos humanos, como la nómina, puede ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a cumplir con los requisitos fiscales federales y estatales, ahorrar tiempo y reducir costos.

Los mejores servicios de nómina para pequeñas empresas brindan los siguientes beneficios:

Mejore la experiencia de los empleados: Los proveedores de nómina ofrecen portales de autoservicio para empleados, depósito directo, registros de nómina electrónicos, W2 digitales y formas convenientes de actualizar la información personal.
Ahorrar dinero: Los servicios de nómina de servicio completo pueden ser menos costosos que contratar una organización de empleo profesional (PEO) o contratar a un contador. Muchos proveedores de nómina brindan una garantía y pagarán las tarifas en las que incurra debido a un error.
Escalabilidad: Las opciones de nómina flexibles permiten que los empleadores agreguen o eliminen varias funciones, lo que facilita garantizar el cumplimiento y realizar un seguimiento de los pagos de impuestos sobre la nómina, ya sea que tenga cinco o 100 empleados.
Recopilación de datos: Las integraciones con el software de contabilidad y las aplicaciones de seguimiento del tiempo brindan información sobre la administración de beneficios, los impuestos sobre la nómina y el uso por parte de los empleados de las funciones de nómina y recursos humanos.

Evalúe las necesidades de nómina de su pequeña empresa

Una vez que comprenda sus desafíos, tareas y beneficios potenciales, es un buen momento para revisar su presupuesto y sus necesidades. Muchos servicios de nómina cobran una tarifa por empleado por mes, por lo que también querrá un recuento preciso de personal.

Las preguntas para pensar incluyen:

¿Con qué frecuencia procesará la nómina?
¿Sus empleados trabajan en otros estados o países?
¿Aumentará el número de empleados el próximo año?
¿Tiene alguna circunstancia especial, como empleados que reciben propinas?
¿Cambiarán sus requisitos de seguro médico?
¿Necesita realizar un seguimiento de las deducciones 401 (k)?
¿Qué tipo de integraciones quieres?
¿Pagará a los contratistas mediante una solución de nómina?
¿Quiere un especialista en nómina personal o un servicio de atención al cliente las 24 horas?

Compare el software y los servicios de nómina

Antes de decidir si los servicios de nómina son adecuados, considere sus alternativas. Los propietarios de pequeñas empresas tienen varias opciones para manejar las responsabilidades de la nómina, incluido el software de nómina, los PEO y los contadores o tenedores de libros.

El software de nómina de pago o gratuito funciona bien para aquellos con conocimientos de recursos humanos y nómina. Las aplicaciones de nómina incluyen soluciones de bricolaje y de servicio completo para ejecutar la nómina y la declaración de impuestos.

Un contador o un tenedor de libros de tiempo completo también puede ayudar con la nómina. Calculan el pago de los empleados y los impuestos sobre la nómina y mantienen registros. Asimismo, los PEO administran el procesamiento de la nómina. Pero asumen el papel de empleador registrado y cuestan más que el software y los servicios de nómina.

Según la NSBA, el 45% de los propietarios de empresas «utilizan un servicio de nómina», lo que lo convierte en una solución popular; sin embargo, es posible que prefiera automatizar la nómina mediante software en línea o subcontratarla a un contador local. Considere sus opciones y elija la que se adapte a sus necesidades.