¿Qué buscar exactamente en un software de nómina?

El software de nómina viene en varios tamaños y precios. Para encontrar uno que se adapte a su empresa, considere qué tipo de funciones y apoyo necesitarán usted y sus empleados.

En un nivel básico, el software de nómina ayuda a los propietarios de pequeñas empresas a gestionar la nómina y cumplir con las leyes fiscales. Reduce los errores al eliminar los cálculos manuales y es menos costoso que utilizar un servicio de nómina empresarial.

Las mejores soluciones de nómina admiten el depósito directo, ofrecen portales de autoservicio para los empleados y son fáciles de usar. Dicho esto, hay varias cosas a considerar antes de elegir un software de nómina, incluida la atención al cliente y la asequibilidad. Si está listo para agregar software de nómina a su pila de tecnología, estas son las cosas esenciales que debe buscar en un proveedor de software de nómina.

Implementación y soporte de software de nómina

Muchos proveedores de nómina ofrecen un asistente de inicio fácil de usar, capacidades de importación y guías de capacitación. Busque soluciones de procesamiento de nómina que proporcionen tutoriales escritos y en video, que incluyan instrucciones claras para configurar su sistema de nómina. Además, consulte el servicio al cliente para las herramientas de teléfono, chat, correo electrónico y mesa de ayuda.

Servicios y funciones básicos de nómina

El software de nómina generalmente usa planes de suscripción escalonados, con más funciones disponibles en el extremo superior. Sus funciones imprescindibles dependerán de su presupuesto, la cantidad de empleados y la complejidad de la nómina.

Como mínimo, busque un software de nómina con las siguientes características:

  • Deposito directo: Esto elimina la necesidad de cheques en papel. Examine el software de nómina para determinar cuánto demora un depósito directo y las tarifas asociadas con el servicio.
  • La declaración de impuestos: Un sistema de nómina puede cobrar, presentar y remitir impuestos sobre nómina locales, estatales y federales. Descubra si el proveedor ofrece una garantía de precisión en los depósitos, cálculos y declaraciones de impuestos.
  • Portal de autoservicio para empleados: Brinde a los empleados acceso a recibos de pago y formularios de impuestos de fin de año. También debería permitir a los trabajadores ver y editar sus datos.
  • Informes: Asegúrese de poder filtrar los informes de varias formas y solicitar ejemplos para ver cómo se ven. Los informes resumidos estándar incluyen nómina, salarios e impuestos y obligaciones tributarias.

Querrá buscar el costo total de propiedad (TCO), incluidos los gastos de implementación, capacitación de empleados y administración.

Opciones avanzadas de software de nómina

Su pequeña empresa puede beneficiarse de servicios y software de nómina de servicio completo o requerir soluciones para diferentes industrias y tipos de empleo. Encuentre el software de nómina adecuado para su empresa haciendo preguntas sobre funciones, como:

  • ¿El software de nómina proporciona opciones de empleo flexibles para contratistas y empleados?
  • ¿Puede informar automáticamente sobre nuevas contrataciones a su estado?
  • ¿Se incluyen las presentaciones W-2 y W-3 de fin de año o están disponibles como una característica adicional?
  • ¿Puede integrarse con herramientas de contabilidad o software de recursos humanos (RR.HH.)?
  • ¿El proveedor de nómina se actualizará automáticamente para tener en cuenta las últimas reglas fiscales?
  • ¿Ofrece el software una herramienta de seguimiento del tiempo para informar, aprobar y enviar horas?
  • ¿Los servicios de nómina en línea brindan acceso móvil?

Accesibilidad del software de nómina

Los precios varían ampliamente y también hay opciones de software de nómina gratuitas. Sin embargo, querrá buscar el costo total de propiedad (TCO), incluidos los gastos de implementación, capacitación de empleados y administración.

Muchos proveedores de software de nómina cobran una tarifa base por mes y una tarifa por empleado. Pero también puede pagar tarifas por complementos, como:

  • Configuración o soporte al cliente.
  • Formularios y presentación de impuestos de fin de año.
  • Impresión, envío por correo y presentación de informes de W-2.
  • Depósitos directos.
  • Consultar fichajes.

Simplifique su proceso de nómina y garantice el cumplimiento invirtiendo en el mejor software de nómina para sus necesidades comerciales. Los sistemas de nómina basados ​​en la nube vienen con una aplicación móvil, integran software de recursos humanos y herramientas de seguimiento del tiempo y priorizan la facilidad de uso.